En enkel forklaring på gennemslagskraft

Hvorfor hører vores kollegaer og medarbejdere ikke efter, selvom vi gør os umage med intern kommunikation? Ledere ønsker sig gennemslagskraft, men det hjælper næppe at ’skrue op’. Løsningen er at kende forskel på information og kommunikation.

Det er sådan set meget enkelt: Forklaringen på, at alle de andre ikke hører efter, er ofte, at man ikke selv hører efter.

Vi gør os så stor umage med vores formidling, og vores arbejdspladser investerer mange ressourcer i intern kommunikation. Men mindst 75% af det, vi kalderkommunikation,er reeltinformation. Forvekslingen med kommunikation driller os.

Der er intet galt med information. Det har bare en helt anden funktion end kommunikation. I dag er vi vældigt gode til information. Vi er blevet trænet i præsentationsteknik, kropssprog, budskabsformuleringer, har masser af ’kanaler’, osv. Men vi mangler både kompetencer og arbejdsmetoder til at kommunikere.

Hvorfor hører de ikke efter?

Jeg blev kontaktet af en studerende, som undrede sig over resultaterne i sin undersøgelse af ledelseskommunikation i en virksomhed.

”Hva’ sker der? …. Når folk har været ansat 6-8 måneder, holder de op med at høre efter!”, konstaterede han. Det skrev jeg om på bloggen Derfor har ledelsen ikke gennemslagskraft.

Han analyserede de mange aktiviteter og kanaler i virksomhedens interne kommunikation: Nyhedsmails, møder, præsentationer, oplæring, træning og uddannelse, osv. Alt sammen topprofessionelt. Men der manglede noget, konstaterede han.

Kend forskel

I fem-seks år har jeg holdt foredrag, kurser og workshops, hvor jeg bl.a. beder deltagerne definere information og kommunikation. På tværs af brancher, sprog og kultur svarer alle, at information er et forløb med en afsender og en modtager. Kommunikation er en proces mellem deltagere.

Når vi informerer, overdrager vi holdninger, viden og data for at oplyse den anden i et en-vejs forløb. Når vi kommunikerer, deler vi for at nå frem til noget sammen.

Da denne studerende gennemgik virksomhedens interne kommunikationsaktiviteter, var det primært information: Formidling af vurderinger der allerede er lavet, beslutninger der er truffet, løsninger der er defineret, rapportering af mål og resultater, osv. Det er der intet galt med, og information er væsentligt, for at vi kan arbejde. Men det er ikke kommunikation, som skaber samarbejde.

Mit budskab er, at vi skal kende forskel. Det er to forskellige funktioner. De er lige vigtige, og vi har brug for begge for at skabe samarbejde.

En farlig illusion

Det er en meget farlig illusion at tro, at vi kommunikerer, når vi faktisk informerer. Så har ledere og stabe ikke et realistisk indtryk af samarbejdet og forståelsen i organisationen.

Jeg illustrerer forholdet mellem information og kommunikation sådan:

Information er indledningsvist helt afgørende. Organisationen har brug for at blive oplyst om beslutninger, rammer, mål, etc. Men udbyttet aftager over tid. Ja, faktisk kan udbyttet blive negativt, så folk simpelthen stopper med at høre efter, sådan som denne studerende konstaterede.

Her er det afgørende at aflæse, hvornår udbytte afhænger af kommunikation. Og naturligvis at have kompetencerne og arbejdsmetoderne til at kunne samarbejde gennem kommunikation.

Hvad vi mangler

Vi savner virkeligt kommunikation på vores arbejdspladser. Det er ofte årsag til negative erfaringer med hvor lang tid det tager at implementere en beslutning, udvikle en løsning, skabe samling om samarbejde, osv.

Så er det nærliggende at ’skrue op’ for informationen for at få gennemslagskraft. Vi gentager budskaber og anvender flere kanaler. De seneste ti-femten år er investeringer i kommunikationsaktiviteter eksploderet, men uden at reducere tid og vanskeligheder ved at implementere forandringer. Det er med stor sandsynlighed, fordi kommunikationsafdelinger hjælper ledere med at informere.

Vi skal supplere med kommunikation. Her mangler vi virkeligt at lære nye arbejdsmetoder, udvikle nye kompetencer og skabe respekt for nødvendigheden af kommunikation. Første skridt er at kende forskel på information og kommunikation.