Faste møder kan blive en dræber …

Der bliver holdt møder. Ja, der bliver faktisk holdt rigtig, rigtig mange møder rundt om i de danske virksomheder. Tit er det fristende at lægge faste møder ind i kalenderen for at få en følelse af kontrol og en fornemmelse af "at gøre noget", men skal vi lægge disse faste møder i kalenderen, eller gør vi det mere af vane? Giver de overhovedet værdi, eller er de i virkeligheden ofte spild af tid?

De fleste af os kender alle de langstrakte møder, hvor dominerende personer fortæller, hvor godt det går i deres afdelinger, eller hvor man punkt for punkt gennemgår den samme dagsorden som sidste gang, og hvor man slavisk gennemgår, hvordan det nu går på de forskellige områder på samme måde, som man plejer hver mandag. Det fører ofte intet konstruktivt med sig og bringer reelt ingen værdi til virksomheden.

Hos Søstrene Grene har vi droppet de faste ugemøder. Selvfølgelig holder vi møder, men der skal være en meget god grund til at lægge faste møder i kalenderen.

Der hvor jeg mener faste møder giver mening er der, hvor der i forvejen er en naturlig rytme, som gennemgang af månedsbalancerne, eller hvis man som leder vil sikre sig, at man får besøgt en afdeling, som ligger på en anden adresse, end der hvor man har sin daglige gang. Jeg prøver at begrænse møder til, når der er noget konkret at mødes om, eller en vigtig udfordring, som skal klares eller der er en opgave, som skal løses.

Jeg lægger meget vægt på, at ansvaret skubbes derhen hvor kompetencerne er, således at alle får det reelle ansvar for egne opgaver. Ledere kan have en tendens til at afgive opgave uden at slippe ansvaret: ”løs lige denne opgave, men gør ikke noget før du har fået besked på det af mig” eller endnu værre: ledere giver en person ansvaret for et område, men uddelegerer ikke 100 procent på opgaverne, for stadig at beholde en del af magten og dermed får medarbejderen ofte ikke mulighed for at lykkes, men får ansvaret når det går galt.

Så lav møderne med de personer, som reelt sidder med opgaverne, og slip behovet for ledergruppemøder, så indflydelsen havner der hvor den skal ligge, uanset om det er i top eller bund i organisationen.

Et godt sted at starte er at droppe de faste møder i kalenderen og begynde at kigge på, hvilke opgaver der ligger, og hvem der reelt skal løse dem. Så giver det mere eller mindre sig selv, hvornår man skal mødes, og med hvem man skal mødes med - og man ender ikke op med dræbende ineffektive møder, som bare er blevet en dårlig vane eller et forsøg på at tage en unødig kontrol som leder.