Den rigtige Tone-at-the-Top, myte eller metodologi (del II)

Sager som Genan, IT factory, PFA skandalen eller forløber af dem alle, Nordisk Fjer har alle elementer og komponenter af manglende Tone-at-the-Top problematikken.  Ofte prøver man at institutionalisere bestyrelsens kammertone i virksomheden, men erfaringen viser at uden den rette metodologi, instrumenter og rammeværk, er det blot en stakket frist.

Som et led i de nye lovkrav er fokus på bestyrelses- og direktionsansvar blevet skærpet. Det er i denne forbindelse at 'tone-at-the-top' har fået sin renæssance. Altså budskabet om, at tonen som virksomhedens bestyrelse og ledere anlægger om hvorledes virksomhed og medarbejdere skal forholde sig til ansvar giver genlyd i virksomhedens gennemførte praksis.

• Derfor skal bestyrelsen, med lærdom fra finans- og tillidskrisen og den skærpede lovgivning og tilsynsmyndighedernes krav til udvikling af kontrolmiljøer, skabe en kammertone som samtidig udvikler den organisatoriske kultur, fremmer etisk adfærd samt opfylder compliance.

• Derfor er bestyrelsen og ledelsens tone overfor alle stakeholdere et væsentligt element i indføringen af effektive interne kontroller. De nye C-level Officers kan være medvirkende til, at mellem-ledere kan hjælpe topledelsen med at måle eller øge virksomhedens GRC effektivitet (se Copenhagen Compliance® Tone-at-the-Top rammeværk).

• Derfor gælder det om at måle virksomhedens GRC-tone for at ingen unoder tolereres indenfor de mest alvorlige forseelser. Disse 'zero tollerance' emner må specificeres på forhånd og konsekvent gælde for hele organisationen.

Det vigtige er, at det kun er bestyrelsen som er bannerfører der sætter takter som resten af organisationen marcherer efter og indenfor de satte pejlemærker. Det er bestyrelsen som har ansvaret og derfor bestemmer hvilken melodi der bliver spillet og i hvilken toneart.

Compliance-kultur

Det er svært at sætte 'tone-at-the-top', medmindre man i toppen formår at demonstrere kendskab og engagement i programmer gennem aktiv deltagelse og handlen. Dette betyder, at udvikling af en compliance-kultur ikke udelukkende kan uddelegeres, da det kræver indgående viden om virksomhedens rammeværk, compliance og etiske programmer. Samtidig må den aktive deltagelse og handlen komme til udtryk gennem tilsyn og opfølgning for at vurdere effektivitet gennem regelmæssig og periodisk revision der samtidig har til formål at holde direktionen på tæerne.

Hvis man har valgt den rette tone (der ikke nødvendigvis er det høje C) vil medarbejderne føle sig som at de er en del af et team, gennem aktivt engagement i fælles målsætninger om etik og integritet og være med til at udvikle, forædle samt have redskaberne til at højne de etiske standarder i de eksisterende Governance programmer.

Den sikreste måde at forringe "Tone-at-the-Top" er at ignorere forseelser uanset størrelse eller seriøsitet. Straffen skal dog passe til den begåede fejl, men alle krænkelser af virksomhedens politikker bør resultere i en eller anden form for dokumentation og sanktion.

Tonen som mangler intonation

At have et stærkt og effektivt Compliance-program på plads med monitorering er endnu vigtigere end den konsekvente håndhævelse af reglerne. Tilsynsmyndighedernes håndhævelses indsats f.eks. under bestikkelses- og korruptions lovgivningen med globale jurisdiktion som FCPA/UKBA lovgivningen steget voldsomt. To tredjedele af de 20 største kriminelle FCPA sager har fundet sted indenfor de sidste fire år. Tre af de fem største sanktioner blev udstedt sidste år.

Derfor hvis den globale tone mangler vil den mangelende intonation resulterer i en skandale som går ud over virksomhedens omdømme. Prisen for ikke at have fokuseret på 'tonen' være meget høj og resulterer ikke blot betydelige bøder og sanktioner, men også tab af omdømme og investor tillid samt retssager og retsforfølgelse.

Compliance tilsyn

I en 2013 undersøgelse fra SEC[1] (amerikanske børstilsyn) svarer 60 procent af direktørerne, at deres bestyrelse havde holdt drøftelser om 'tone-at-the-top', hvilket er en stigning fra 46 procent i forhold til 2012. Herudover tilkendegav 46 procent, at de havde øget deres interaktion med ledelsen under det udøvende plan som er en del af virksomhedens compliance tilsyn, en stigning på 15 procent i forhold til 2012.

Gennemsigtighed af 'Tone-at-the-Top' er en vigtig komponent og ikke en dårlig tiltag for at skabe vækst og værdi. Det påvirker normalt kun bestyrelsen, ledelsen eller virksomheden, der har noget at skjule, eller dem som ikke er i stand til atface the music, når det ikke swinger. Derfor er det vigtigt at:

• Formanden og bestyrelsen kender musikken (procedurer) og bestemme tonen (processerne) for melodien (præmie) som skal spilles
• Hvad er de risici som en øget transparens og åbenhed indebærer?
• Ledelsen skal have de nødvendige beføjelser til at monitorer tonen
• Advarsler mod encheck boksentilgang til at monitorere on Tonen overholdes.

'Tone-at-the-top' som et ledelsesværktøj kan for eksempel også revurdere CSR-politikker og processer. I stedet for blot at vælge en internationalt anerkendt standard på CSR, hvorved bestyrelsen kan blive viklet ind i håndteringen en hel bunke af bestikkelses- og menneskerettighedsspørgsmål i hele verden kan man vælge at udvikle sin egen CSR-indsats og prioriteringer.

Link til Copenhagen Compliance Rammeværk

Emnet behandles på den 8. årlige GRC konference hos Dansk Industri den 22-23. september 2014