Tone-at-the-Top, myte eller metodologi

Sager som Genan, IT factory, PFA skandalen eller forløber af dem alle, Nordisk Fjer har alle elementer og komponenter af manglende Tone-at-the-Top problematikken.  Ofte prøver man at institutionalisere bestyrelsens kammertone i virksomheden, men uden den rette metodologi, instrumenter og rammeværk er det blot en stakket frist.

Da implementering af Sarbanes Oxley (SOX) var på sit højeste, gik vi konsulenter rundt i bestyrelseslokaler og talte i diverse eufemismer såsom 'Tone-at-the-top'. Efterhånden som denne blev slidt introducerede vi i stedet 'Talk-the-Walk' som så blev afløst af 'one-size-fits-all' osv. Uanset hvilken toneangivende floskel blev anvendt under de forskellige paradigmer eller udfordringer, og uanset hvilken compliance konvergens der er aktuel på et givent tidspunkt, har bestyrelseskammertonen 'Tone-at-the-top' fået sin plads i Governance hierarkiet.  

Kredit- og finanskrisen er nu formentlig bag os, men eftervirkningerne kan og vil leve videre i virksomheder mange år endnu. Da krisen og de mange globale redningsaktioner var på sit højeste var den generelle tillid til og opfattelse af virksomhedsledelse samtidig på et historisk lavpunkt, navnlig ift. tilsynsmyndigheder, banker og finansinstitutioner. Alle ansvarlige myndigheder, tilsyn og politikere m.fl., indførte et utal af nye komplekse compliance tiltag og andre lovkrav for at sikre at krisen forhåbentlig aldrig vil opstå igen i samme omfang. Det har sat God selskabsledelse, Risikostyring og Compliance (GRC) højt på bestyrelsesagendaen.

Kultur (værdi), konceptet (troværdighed) rammeværk (måling)

Jim Collins bemærkede i sin bog Good to Great (2009), at: "Alle virksomheder har en kultur, nogle virksomheder har disciplin, men få virksomheder har en kultur af disciplin. I praksis er en virksomheds tone fastsat af dens ledelses gerninger, ikke blot sine ord”. Således må 'tone-at-the-top' i første omgang afgøres af de bløde indikatorer i virksomhedens kontrolmiljø sammenlignet med andre checks and balances. I nogle virksomheder er disse bløde værdier dog indgroede i virksomhedskultur og disciplin der på denne vis influerer betydeligt i de ansattes adfærd og bidrager til organisationens samlede corporate governance indsats.

Kompleksitet kontrolleres ud fra en række systemer og rammeværker a fchecks and balances for at sikre både GRC og effektive kontroller. Dette må gennemføres under den samme symfoni hvor virksomhedskultur, værdier, traditioner, etik og moral dvs. 'tonen' udvikles. På denne vis kan de gensidigt være med til at udvikle hinanden, og skabe en ny tone baseret på gennemsigtighed og ansvarlighed.

Tone-At-The-Top skabes.

'Tone-at-the-top' dikteres ofte af den virksomhedskultur som er udviklet gennem generationer. Hos virksomheder som A.P.Møller eller The Tata Group er tonen oprindeligt dikteret gennem grundlæggeren og deres visioner således at virksomhederne fortsat drives videre i deres ånd. Dog kan det siges, at i dagens mere komplekse forretningsverden, med en lang række nye og komplekse regnskabsregler, skat, jura, risikostyring, finansiel rapportering, transaktioner, it-risici, cyberkriminalitet, udvikling af forretningsmodeller til anvendelse af teknologi og digitalisering, m.fl. er emner hvor kompetence og tone i bestyrelseslokalet ikke er det samme til løsning af alle ovennævnte krav. Tonen skal varieres eftersom at der nogen gange er behov for allegro andre gange allegretto.  

Design eller Default

For at den rette 'tonen' kan stemmes, må virksomhedens procedurer og politikker baseres på grundlag af de komplekse lovkrav og indgående kendskab til virksomhedens evner, fejl og mangler. Udover effektivt rammeværk herom er det naturligvis centralt at virksomhed har de rigtige folk i ledende stillinger afhængig af hvor højt GRC overlæggeren er placeret (Hermed tænkes på områder som transparens, ansvar, etisk tænkning og handlen m.v.).

'Tone at-the-top's signalering af en streng overholdelse af GRC elementer i virksomhedens politik er grundlæggende for virksomhedens kultur og herigennem tilskyndelse af medarbejderne til at indberette enhver misligholdelse af disse politikker. Således er medarbejder orienteringsprogrammer samt løbende uddannelse og træning en nødvendighed som samtidig giver en glimrende mulighed for ledelsen til at kommunikere budskaber til hele organisationen samt etablere og udvikle en kultur af disciplin og integritet.

Globale virkeligheder

Virksomhedens transparens og åbenhed til GRC komponenter skal reguleres på flere planer. En virksomhedskultur som kræver disciplin og integritet medfører, at hele ledelsen på alle niveauer, må afspejle disse væsentlige kvaliteter idet medarbejdere altid er opmærksomme på hvorledes ledere agerer og ikke blot hvad de siger.

Virksomhedsledere skal møde medarbejderne ansigt til ansigt med ærlig og direkte kommunikation og ikke bare med krav og direktiver. Dette betyder, at bestyrelse og ledere har brug for uddannelse og træning i etik og kommunikationsevner der løbende og gentagent indprentes og understreges. Således forlanger 'tone-at-the-top' et engagement i overholdelse af moral, etik og integritets programmer (Code of Conduct).

Virksomhedskultur

Bestyrelsen og de relevante udvalg må arbejde sammen med ledelsen for både at fremme og aktivt dyrke udviklingen af virksomhedskultur, moral, etik og miljø, gerne som en integreret komponent under virksomhedens risikostyringsprogram.

Management politikker og procedurer og adfærdskodekser og etik risiko bør indarbejdes i selskabets strategi og forretningsaktiviteter, med passende supplerende uddannelsesprogrammer for medarbejdere og regelmæssige vurderinger compliance.

Derfor hvis 'tone-at-the-top' skal være i harmoni, er det ikke en bestyrelses á cappella version som vil skabe resultater, men bestyrelses kendskab til virksomheden GRC intonation, modulation, og tonalitet kommunikeres til direktionen og leder så alle medarbejder synger samme melodi og svinger i samme rytme.   

Tonen som indgyder virksomhedskultur, -integritet og –etik er ikke en myte, snarer en metodologi. (Del II af bloggen, med Copenhagen Compliance® rammeværk publiceres om et par uger)

Board Network afholder et møde om ’The Tone at The Top - er ikke en operette’! onsdag d. 10. september kl. 16-20