Må pressechefen ikke tømme sin mailboks?

Dét har været pressens aktuelle spørgsmål i "Skattesagen" efter journalister på Politiken fandt ud af, at Mette Thorn – pressechef i Skatteministeriet for Troels Lund Poulsen – slettede alle sine mails samme dag, som hun forlod sin stilling.

DR Nyheder insinuerer, at hun ikke havde rent mel i posen: "... det [er] ikke ... muligt at genskabe de slettede mail... Mette Thorn har ikke ønsket at kommentere sagen... Mette Thorn har endnu ikke været indkaldt [som vidne for Skattesagskommissionen]. Og det undrer flere kilder undrer sig over."

Det må man sige er en forhastet konklusion, for lad os lige slå én ting fast: Man må gerne slette sine mails - dem alle sammen - og det er der skam intet odiøst i at gøre. Man skal bare huske på, at der er nogle mails – men langt fra alle – der skal journaliseres først.

Pr. 1. januar 2013 gælder den ny offentlighedslov og det betyder, at der kommer til at være en objektiv journaliseringspligt, der i sagens natur omfatter ansatte i såvel ministerier som styrelser; herunder pressechefer.

Journaliseringspligten betyder, at en mail skal journaliseres, hvis den er sendt/modtaget som led sagsbehandlingen og har betydning for sagen eller selve sagsbehandlingen. Man kan lave en lille test: A) Angår mailen en sag? B) Har mailen betydning for sagens indhold? C) Har mailen en dokumentations- eller bevismæssig værdi? Hvis svaret på A, B og C et "ja" er mailen et dokument, der skal journaliseres den dag mailen er sendt/modtaget (eller senest den følgende arbejdsdags morgen).

Til og med 31. december 2013 gælder der dog ingen bindende lovregler. Alligevel er forvaltningen bundet af en pligt til at journalisere; nemlig den pligt, der følger af bindende forvaltningspraksis og principperne for god forvaltningsskik. For det er nemlig god skik at journalisere mails efter modellen ovenfor, og denne skik er fx forudsat i arkiveringsreglerne.

Når det så kommer til mails er der visse udfordringer. Hovedparten af de mails man sender/modtager har en så formløs karakter, at de ikke opfylder betingelserne i punkt A, B og C ovenfor. Så skal de ikke journaliseres, men de kan journaliseres. De kan også bare slettes.

Derfor kan man umuligt slutte fra, at en mailboks er blevet tømt til, at der er gjort noget forkert.

(Hvis man er meget nysgerrig om emnet, kan man give sig i kast med kap. 25 i Offentlighedskommissionens beretning (bind II), som gennemgår retsstillingen og refererer Ombudsmandens praksis.)