Danmark møder sig ihjel

Der bliver holdt over 1.500.000 interne møder i de private virksomheder i Danmark. Pr. dag!

Det viser en undersøgelse om mødekulturen i private, danske virksomheder. Og ikke nok med at der er gået høj-inflation i det faktiske antal af møder. En lang række af møderne er decideret spild af tid. Det er ulønsomt, og koster hvert år danske virksomheder millioner af kroner.

Selv har jeg deltaget i et endeløst antal dårlige møder i mit liv. Møder hvor den såkaldte mødeleder har ladet som om - og i værste fald selv troet på - at han var i færd med et nyttigt og virkningsfuldt møde. Mange ledere mener, at virksomheden kun kan udvikle sig, hvis der bliver afholdt møder. De har en lille smule ret. Vi kan ikke skære dem helt væk. Men uden agenda, uden mål, uden forberedelse, uden dokumentation og engagement, uden tidsplan og uden referater, opfølgning og konsekvens fører møder sjældent noget lønsomt med sig.  

I undersøgelsen om mødekulturen i Danmark - og i andre tilsvarende studier - viser der sig nogle interessante mønstre:  

• Når et møde skal forberedes og gennemføres, fokuseres der oftest på ”hvad” og ikke på ”hvordan”.


• Kursusforløb om ”Mødeledelse” hører til blandt de mest populære kurser blandt ledere.


• Reduktion af møder er ét af tre højeste fremtidsønsker blandt ledere.

Studierne jeg har været med i viser også, at alt for mange i virksomhederne har lullet sig ind i den tro, at møder er en obligatorisk aktivitet. Bevidstløst, ineffektivt – men dog konsekvent - bliver de gennemført dag efter dag.  Måned efter måned. År efter år. Fordi det ”plejer man” at gøre, og fordi man fejlagtigt tror, at møder er det viseste middel til alt.

Der er en klar tendens til, at lederne ikke kan komme ud af møde(trumme)rummet. Kurser, gode hensigter og mange forsøg på ændringer til trods. Fejltagelserne fortsætter. Der bliver til stadighed arbejdet hårdt på at forbedre indhold og udbytte af møderne. Men ambitionerne om forbedringer og øget effektivitet er helt overflødige. De fleste af møderne skal nemlig helt skæres væk!

Essensen i det gode møde

De to eneste reelle formål med fremtidens møder bliver at beslutte og forpligte.

Møder skal ikke bruges til at diskutere, opdatere, revidere, informere, rapportere, fremlægge, tjekke, evaluere, overveje eller uddanne.

At beslutte og forpligte er til gengæld helt naturlige konsekvenser af en vis forudgående grad af information og overlevering. Derfor kommer vi i moderne og fremtidig mødeledelse selvfølgelig ikke uden om den gode dialog, overlevering af materialer og analyse af muligheder. Men disse aktiviteter skal være delmål, der bidrager til det endelige mål om at beslutte og forpligte.

De indledende øvelser bør ikke fylde mere end 20% af mødets samlede tidsforbrug. Ethvert møde bør vare højst 45 minutter - uanset antallet af deltagere. Det betyder, at fremtidens møde skal afvikles intelligent, fokuseret og resolut. Med andre ord effektivt.

Information og snak er isoleret set intet værd

Jeg læste for nylig en artikel, der indeholdt et interessant tankeeksperiment:
Forestil dig at du er lukket inde i en fængselscelle i den næste uge. Jeg tilbyder dig at informere dig om denne uges vindertal i lotto. Præmien for de syv rigtige er på 30 millioner kr. Hvor meget vil du betale for informationen?

Intet!

Informationen er nytteløs, fordi du ikke kan handle på den. Man kan kun drage nytte af information, der formår at bidrage til at skabe bedre resultater, end man ville være i stand til at skabe uden samme information.

Mange møder bliver afviklet med en lige så umulig agenda og information som i eksperimentet ovenfor. Og hvis morgendagens mødeledere ikke bliver i stand til at lede deltagerne til handling, er udkommet lig nul. Uanset hvor effektivt mødet ellers bliver afholdt. Kurser i effektiv mødeledelse fører i sig selv ikke til bedre forretningsresultater.

Et møde er ikke nødvendigt for at mødes

At møder fordrer, at alle deltagere er samlet i det samme virtuelle rum er også noget sludder. Jeg anerkender, at der kan være sociale og følelsesmæssige årsager til at samles. Men de forretningsmæssige gevinster når vi ikke, fordi vi mødes om samme bord. De virksomhedsmøder der blot har til formål at informere, kan klares per mail eller via anden hurtigt fungerende korrespondance. Der er meget at spare ved at klare for eksempel dette på skrift:

• Hvad har vi lavet i denne uge, og hvad er planerne for næste uge?
• Hvad har vi solgt, og hvad skal vi gøre mere af?
• Hvad er status på resultater?
• Hvad gør vi fremadrettet med igangværende projekter?
• Hvilke tiltag er nødvendige for firmaets drift?
• Hvilke tiltag er nødvendige for realiseringen af virksomhedens strategi?
• Etc., etc.

 Min erfaring er, at ledergrupper og teams blot behøver at mødes en gang hver fjerde måned. Det er, når der skal udvikles nye strategier, tages tungtvejende beslutninger eller mødes på gruppebasis med nye teammedlemmer.

I skrotbunken med det overflødige

Jeg vil godt opfordre alle mødeledere til at gennemgå den næste planlagte mødeagenda. Tag en overstregningstusch og markér de punkter i agendaen som handler om information, diskussion, opdatering og statusgennemgang.

Giv derefter de resterende punkter en ærlig syretest ved at spørge dig selv:

1. Hvad kommer vi til at gøre anderledes efter et møde med denne agenda?
2. Hvorfor er det nødvendigt at handle på mødets indhold?
3. Er det vigtigt nok for vores forretning?
4. Hvordan vil mødet hjælpe os yderligere med at realisere vores forretningsmål?

Så er jeg helt overbevist om, at mødet vil ændre karakter.

Brug også gerne to minutter på denne hjemmeside og beregn egne udgifter til møder. http://www.megetbedremoeder.dk/moedeberegner/

Mange bliver rystet. Tænk hvad man ellers kunne bruge virksomhedens ressourcer på.

Mit skøn er, at 90% af alle interne møder i danske virksomheder og organisationer er overflødige, så længe de resterende 10% bliver gennemført rigtigt.

FAKTA

I Danmark er der ca. 300.000 private virksomheder. De er kendetegnet ved mange små firmaer og kun få store. 92% af de danske firmaer har under ti ansatte.

Godt 1,3 millioner danskere er fuldtidsansatte i den private sektor, og 62% af det samlede antal fuldtidsansatte arbejder i de største firmaer med 100 eller flere fuldtidsansatte.

24.000 af virksomhederne afholder hver dag i gennemsnit 40 interne møder. 276.000 af virksomhederne afholder hver dag i gennemsnit to interne møder.

Det giver i gennemsnit 1.512.000 interne møder i Danmark hver dag.

Og det er vel at mærke kun i den private sektor!