Virksomheder møder sig fattige

En mellemstor virksomhed med 100 medarbejdere der holder 3 møder per uge af 1 time per møde, bruger ca. 5 millioner kr. om året på møder.

En kommune med 1500 medarbejdere der går til 2 møder per uge af 1 time og en gennemsnitlig månedsløn på kr. 25.000 kan komme op på at bruge 24 millioner kr. om året.

En virksomhed med 10.000 medarbejdere med 4 møder per uge af 1 time per møde, og en gennemsnitlig månedsløn på kr. 30.000 kr. ender med at bruge ca. 385 millioner kr. om året på møder.

Formlen er relativt enkel:

Antal medarbejdere på din arbejdsplads/afdeling x antal møder per person per uge x typisk varighed af et møde (i timer) x medarbejdernes gennemsnitlige månedsløn x 0,32.

(De 0,32 er fremkommet ved at tage 52 uger x 12 måneder / 1924 timer per arbejdsår.)

Det er horribelt.

Virksomheden får næppe return af kaffeklubbernes aktiviteter.
 

CfL kom i 2011 med resultatet af en interessant undersøgelse:

• Oplever du, at der er meget spildtid og ineffektivitet i de møder, du deltager i?

                   - Her svarer 63%: i høj eller nogen grad.

• Oplever du, at kolleger eller medarbejdere ikke møder ordentligt forberedt op til møder?

                   - Her svarer 69%: i høj eller nogen grad.

• Oplever du, at møder starter senere end aftalt, fordi mødedeltagerne kommer for sent?

                   - Her svarer 63%: i høj eller nogen grad

Ethvert møde rummer foruden tid også andre investeringer. Først og fremmest i form af  tabt produktivitet, men også til eksterne mødelokaler, forplejning, transport med videre. Derfor er det vigtigt, at udbyttet også afspejler investeringen. Der bliver holdt tusindevis af møder i danske virksomheder hver dag. Desværre er udbyttet af disse møder tilsyneladende ikke stort nok. Min personlige oplevelse er da også, at mange møder bliver gennemført uden en konkret og strategisk fokuseret agenda. Deltagere møder både uforberedte og uengagerede op. Og der mangler bevidsthed om hver deltagers rolle og ønske til vedkommendes bidrag på mødet.

Deltagerne kommer til mødet og har en mening, det ene ord tager det andet, og pludselig er mødetiden løbet ud. Der bliver ikke truffet vigtige beslutninger, som kan føre virksomheden mod virksomhedens overordnede strategiske mål, og mange deltagere forlader mødet med en oplevelse af tidspilde og frustration. Således lever mange møder et liv, hvor de både fylder for meget, og giver for lidt.

Forleden deltog jeg i et møde afholdt af en stor virksomhed. Mødet foregik elektronisk og blev faciliteret af et system fra CCG Europe.com. Der var indkaldt 55 deltagere, som alle var blevet bedt om at forberede sig inden. Deres svar blev sendt til mødelederen. Udrustet med hver deres computer blev alle hørt. Ingen forlod mødet uden at have bidraget. Seancen ville under normale møde omstændigheder have taget mellem 4 og 5 timer af hver deltagers arbejdstid.

Her tog det 45 minutter. Og jeg skal love for, at det var effektivt. Mødereferatet blev generereret undervejs. Konklusioner, aftalte handlinger og beslutninger fremgik tydeligt. Og blev tilknyttet den ejermand, hvor opgaverne hørte hjemme. Systemet rummede mulighed for opfølgning, og sikrede på den måde, at ingen af deltagerne i fremtiden glemmer det aftalte.

En sådan proces er vi mange, der kan lære af.

Den store kugleramme skal ikke frem for at regne ud, hvad vi alle sammen kunne spare på bundlinjen.