Få mere ud af digitale processer

”Jag tror inte på det papperslösa samhället förrän man kan torka sig i häcken med en terminal”.
Da jeg kom til SAS i midten af 80’erne, havde man nogen tid arbejdet med at afskaffe papirblanketter i arbejdsprocesserne. Ovenstående udtalelse, der kom fra en frustreret svensk kollega, vakte umiddelbart stor moro, men egentlig var der ret stor dybde.
En proces bliver ikke rigtigt effektiv bare af at en blanket bliver sendt rundt elektronisk. Det er først når blanketten kan ”gøre noget” selv, at vi kan komme videre til næste niveau.
Det kræver imidlertid lidt mere avancerede værktøjer end bare en simpel konvertering af en blanket til en formular baseret på elektronisk tekstbehandling. Den elektroniske blanket skal samtidig være interaktiv, så den kan kommunikere med brugeren på baggrund af det input, der gives, og blanketten skal kunne validere input, så bruger og modtagende system får korrekte data at arbejde videre med.
Endnu bedre er det, hvis det videre forløb i processen automatisk igangsættes på baggrund af den lagrede blanket. Et regelsæt kan lægges ind, så en anmodning der ligger inden for specificerede grænser automatisk godkendes, blanketter kan arkiveres automatisk, og godkendelsesvejen for en proces, der ligger uden for automatisk godkendelse, kan defineres i regelsættet, så den definerede beslutningstager bliver præsenteret for beslutningsbehovet på et håndholdt device. Alle skridt i processen bliver naturligvis logget, så det kan eftervises, hvem der gjorde hvad og hvornår.
Ovenstående har relation til værktøjer. Dem kan man specificere, implementere og følge op på. Imidlertid er det vigtigste krav mod. Procesejer og andre, der er involveret i en proces, skal have mod til at kræve digitaliseringen, håndhæve den og give en del af den kontrol fra sig, som det indebærer at ligge inde med et dokument, som andre har en aktie i. Først da får man for alvor noget ud af at digitalisere.