Sådan skaber du nærvær og fællesskab som distanceleder

 LEDELSE | Af Jackieline Panduro Gyrup

At lede på distancen stiller nye og anderledes krav til dig som leder. Særligt følelsen af nærvær, fællesskab og engagement kan være svær at etablere, når man sidder fysisk hver for sig.  

Anna-Sophie Trolle Vahl er funktionsleder i Familieretshusets børneenhed og har ansvar for 18 medarbejdere fordelt mellem Ringsted, Odense og Aabenraa. I løbet af en arbejdsuge turnerer hun mellem de tre byer for at have i hvert fald én dag om ugen på hvert kontor. Den resterende tid foregår kontakten med medarbejderne via en skærm eller på telefon.

”Jeg kom meget hurtigt til at være ’ugens gæst’. Det er svært på samme måde at være tæt på medarbejdernes hverdag og etablere et nærværende forhold til det, de står i, når vi sidder fysisk hver for sig. Det stiller også andre krav til mig som leder at skabe oplevelsen af at være en del af et team, når vi sidder spredt,” siger Anna-Sophie Trolle Vahl, der meldte sig til Børsens uddannelse i distanceledelse for at blive klogere på, hvordan hun kan arbejde med problemstillingen.

Også Daniel Demant, der er export manager i Noridane Food, oplever, at det kan være svært at skabe følelsen af nærhed på distancen. Han har ledelsesansvar i virksomheden, der har 75 medarbejdere fordelt på flere kontinenter, herunder Nordamerika og Asien.

”Vi er en virksomhed, der går meget op i det sociale. Det er bare svært at komme tæt på kollegaer på afstand. Man får ikke de der små historier fra medarbejderne, når man sidder hver for sig, så man mister lidt følingen med hinanden,” fortæller Daniel Demant. Ligesom Anna-Sophie Trolle Vahl meldte Daniel Demant sig til Børsens uddannelse for at få ledelsesværktøjer til at lede på distancen.

 

 Ved, at du som leder er god til at kommunikere med dine medarbejdere, nedbryder du den psykologiske afstand, der kan være, når I sidder fysisk hver for sig. Du gør det ligeledes også lettere for dine medarbejdere at tage kontakt til dig.

Rikke Lindekilde, business consultant i Lindekilde og Partners og underviser på Børsens uddannelse i distanceledelse

 

Et fælles mål skaber samhørighed
Rikke Lindekilde er autoriseret erhvervspsykolog, business consultant i Lindekilde og Partners og underviser på Børsens uddannelse i distanceledelse. Hun fortæller, at det er velkendte problemstillinger, som Daniel Demant og Anna-Sophie Trolle Vahl oplever som distanceledere.

”I forhold til nærvær så kan man skelne mellem to typer: geografisk og psykologisk nærvær. Man kan sagtens sidde i den samme bygning og stadig have følelsen af manglende nærvær, fordi der er en psykologisk afstand. Og tilsvarende kan man opleve psykologisk nærvær, selvom man sidder flere hundrede kilometer fra hinanden,” siger hun og pointerer, at man ikke kan sætte lighedstegn mellem geografisk nærhed og psykologisk nærhed.

Ifølge Rikke Lindekilde handler det derfor om, at man som distanceleder reducerer den psykologiske afstand, og det kan man gøre ved at fokusere på to ting. Den ene er at skabe identifikation og et fælles ståsted.

”Man skal have defineret et fælles mål og opgave, så alle er enige om, hvad der definerer én som team. Hvis man ikke har det på plads, kan der hurtigt opstå misforståelser på distancen.”

Det andet, du bør fokusere på, er at understøtte teamånden med jævnlig og relevant kommunikation.

”Ved, at du som leder er god til at kommunikere med dine medarbejdere, nedbryder du den psykologiske afstand, der kan være, når I sidder fysisk hver for sig. Du gør det ligeledes også lettere for dine medarbejdere at tage kontakt til dig.”

Vigtigt at få sat rammen
Anna-Sophie Trolle Vahl fortæller, at uddannelsen i distanceledelse især har åbnet hendes øjne for, at der er nogle af de ting, vi normalt tager for givet, når vi sidder fysisk sammen, som hun er nødt til at være mere eksplicit omkring. På uddannelsen blev hun og de andre deltagere introduceret til et redskab, der hedder “teamkontrakt”, og som kan være med til at skabe nærvær og fælles fodslag.

”På distancen er man nødt til at eksplicitere nogle af de ting, vi normalt tager for givet. Det kan eksempelvis være, hvornår jeg kan kontaktes som leder. Hvis vi befandt os det samme sted, ville det være tydeligt, at når min dør er åben, kan man komme ind. Når ikke vi sidder sammen, er der nødt til at være nogle klare rammer for, hvordan vi gør tingene, og en fælles forståelse af de opgaver, vi sidder med.”

For Daniel Demant har teamkontrakten været brugbar til at skabe en struktur for, hvordan man holder møder i virksomheden. Efter uddannelsen har han indført, at der forud for møder skal sendes en agenda ud i god tid.

”Det giver en fælles forståelse for, hvad der skal ske på mødet, samtidig med at man har mulighed for at forberede sig og stille spørgsmål.”

Rikke Lindekildes tre råd til at skabe sociale fællesskaber på distancen
Ifølge Rikke Lindekilde er der tre behov, som er afgørende på distancen, og som er styrende for følelsen af at være en del af et fællesskab.

1. Som leder på distancen er det særligt vigtigt, at du er opmærksom på at inkludere medarbejderne. Når man sidder langt væk fra hinanden, kommer man hurtigt til at føle sig ekskluderet.

2. Du bør fokusere på, at medarbejderne har gode relationer og berøring med hinanden. Dette kan du gøre ved at lave opgavenetværk eller sociale netværk, hvor medarbejderne skal arbejde sammen og sparre med hinanden.

3. Du bør fokusere på, at medarbejderne skaber resultater og udvikler sig fagligt. Det er nemlig en velkendt problemstilling, at medarbejdere bliver glemt i udviklingssammenhænge, når de bliver ledet på distancen.

Vil du vide mere om Børsens uddannelse i distanceledelse, så læs mere her