Medarbejderne er en ofte overset ressource, når det handler om at arbejde med virksomhedens fremtidige strategi og fokusområder, eller finde mulige løsninger på nye problemstillinger, nye produkter, tjenester eller muligheder forbedringer af processer og indsatser.
Men ofte forbliver de kreative processer på ledelsesplan, og det koster mange virksomheder dyrt.
Skal du aktivere dine medarbejdere, er nysgerrighed og simple (gerne analoge) hands-on hjælpeværktøjer altafgørende for, at de ansatte føler sig involveret og motiveret til selv at handle på de forbedringspotentialer eller udfordringer, som de møder i dagligdagen. En åben kultur baseret på coworker mindset, transparens og en simpel forbedringsproces skaber overblik og gør det nemt for den enkelte at komme i gang med at bidrage.
“Coworker mindset er “Evnen til at videndele og hjælpe andre kolleger eller individer på arbejdspladsen … med andre ord evnen til at “give mere and man tager”. Mindsettet kan ifølge Thomas Olsen være særligt relevant i coronatiden, hvor manglende nærvær og det sociale liv på arbejdspladsen er hårdt udfordret, og erstattet af Teamsmøder, distanceledelse og hjemmearbejdspladser.
Et eksempel på dette mindset er en mindre it-virksomhed, der har en udfordring med tunge manuelle salgsprocesser, som gør, at al medarbejdernes tid går med manuelt driftsrelateret tastearbejde. Medarbejderne er frustrerede over, at de skal taste de samme oplysninger flere gange og samarbejdet mellem afdelingerne er meget sparsomt, hvilket betyder ingen (eller næsten ingen videndeling).
“At blive set, hørt og taget alvorligt af kolleger og ikke mindst ledelsen skaber motivation, lyst og villighed til at til at involvere sig
Vi involverede medarbejderne i at løse dette ved, at de hurtigt kunne komme af med deres udfordringer eller idéer. Alle fik en post-it blok liggende foran sig, og hver gang de stødte på en udfordring eller et problem, skrev de det ned. Som det sidste hver dag blev teamets post-its gennemgået på 15-minutters ståmøde, hvor alle fik luft og blev hørt. Efterfølgende blev de sat op på en synlig tavle, så de kunne viderebehandles og prioriteres indenfor én uge. At blive set, hørt og taget alvorligt af kolleger og ikke mindst ledelsen skaber motivation, lyst og villighed til at til at involvere sig i virksomhedens udvikling sammen med ledelsen.
Det handler om evnen til at stille sig selv de rigtige spørgsmål for at nå frem til gode svar. Medarbejderinvolvering giver erfaringsmæssigt bedre resultater i en virksomhed end top-down beslutninger fra ledelsen, og det behøver ikke at tage lang tid selv i en stor organisation, hvis alle har samme mindset og kulturmæssige udgangspunkt.
Når jeg kommer rundt i danske virksomheder og netværk til en snak om, hvordan virksomhederne får aktiveret medarbejderne i udviklingen af virksomheden, kommer vi hurtigt ind på, at medarbejderne da i høj grad er vigtige. Lederne mener bestemt også, at medarbejderne er involveret i passende grad, “men der er jo altså en drift som skal køre, og strategiarbejde er nu en ledelsesopgave” lyder det fra langt de fleste topledere.
Drift og udvikling kan sagtens gå hånd-i-hånd – eller albue til albue i disse coronatider. Det handler bare om ledelsens vilje til at sætte det på agendaen og gå forrest.
Det handler først om det enkelte menneske, dernæst om metoder og værktøjer.
Så inden du uddanner dine medarbejdere i flere nye metoder til at tage over fra de gamle, skal du have vækket nysgerrigheden på livet, på de daglige udfordringer, på processerne, på samarbejdet med kollegerne – ja, der er nok at blive nysgerrig på!
Jeg vil gerne slå et slag for vigtigheden af, at “nysgerrighed og innovation er for alle”, og det er kun et spørgsmål om at få skabt rammerne for det og ikke mindst gøre det til en ligeværdig opgave i forhold til de andre dagligdags opgaver.
De virksomheder, hvor digital transformation er lykkedes er også virksomheder, hvor der er skabt en kultur baseret på coworker mindset, der præmierer nysgerrighed, innovation og lyse hoveders idéer til, hvordan man kan forbedre arbejdsgange, produktionsmetoder eller måder at behandle data på, som skaber ny forretningsværdi.
Herunder får I fem gode råd til at komme godt i gang:
Leder – slip kontrollen, stil dig op på ølkassen og fortæl dine medarbejdere face to face (lige nu er det måske på en virtuel ølkasse) hvorfor du så gerne vil have dem involveret i at være en fast del af virksomhedens fremtidige udvikling. Fortæl dem, hvorfor det er helt okay, og at du faktisk forventer, at de ind imellem smækker benene op på bordet eller går en tur og tænker tanker om, hvordan vi kan gøre tingene endnu bedre fremover. Det er ligeså vigtigt som de andre daglige opgaver.
Helt lavpraktisk har jeg erfaringsmæssigt haft stor succes med at motivere medarbejderne til først at tænke i forbedringer af eget arbejde, dernæst for teamet og, har man stort overskud, så også gerne gode idéer til ledelsen. Hver gang du går i gang med en ny opgave, skal du stille dig selv spørgsmålet: Kan det her ikke gøres smartere eller hurtigere? Dukker der en idé op, skrives den på en post-it med det samme, så den ikke glemmes. Husk at skrive initialer på, så I kan snakke om den senere. Alle post-its hænges op på en tavle eller væg et synligt og “trafikeret” sted i virksomheden, således, at flest mulig bliver inspireret.
Der udpeges en ambassadør eller tovholder, som én gang om ugen tager dialogen med de medarbejdere, som har indgivet nye idéer, således, at idéerne hurtigt kan blive beriget og prioriteret. Det er ligeledes tovholderen, som motiverer til at den enkelte medarbejder selv er en aktiv i at få handlet og implementeret idéerne. For handling og hurtig implementering giver motivation til mere nysgerrighed.
Der er altid nogle medarbejdere, som køber hurtigere ind på nye tanker og idéer. Sådan skal det være, og det er kun positivt, så brug dem som ambassadører til at trække kollegerne med. Gør en dyd ud af at spotte ambassadører, og lad dem få det nødvendige frirum til at være kulturbærere og forme din virksomheds fremtidige coworker kultur.
“Hver gang du går i gang med en ny opgave, skal du stille dig selv spørgsmålet: Kan det her ikke gøres smartere eller hurtigere? Dukker der en idé op, skrives den på en post-it med det samme, så den ikke glemmes
Eksempelvis kan du lade dem afholde en videnscafé for kollegerne, hvor den enkelte (eller flere sammen) fortæller om deres idéer, hvordan de arbejder med dem, og hvordan det påvirker dem positivt selv at kunne arbejde med deres egne idéer og fundne potentialer.
En anden mulighed er at lave små videoer af ambassadørerne, hvor de fortæller om deres idéer og oplevelser med at arbejde på den måde. Disse videoer kan både anvendes internt men i ligeså høj grad som virksomhedens branding som arbejdsplads på sociale medier. Fordelen ved det er, at både medarbejderen og virksomheden bliver positivt brandet og den enkelte ambassadør får muligheden for ekstern anerkendelse.
Alles idéer er gode, spændende og relevante uanset om de vedrører dagligdags udfordringer, spot af et nyt potentiale eller store strategiske væksttanker. Alle fortjener at blive set, hørt og ikke mindst taget alvorligt.
Det, som erfaringsmæssigt virker bedst, er at gøre idéerne synlige, så skab en “Wall of Ideas”, noget som er jeres helt unikke synlige sted, hvor alle kan følge med i, hvad der rører sig. Bonussen ved dette er, at nysgerrigheden omkring de synlige idéer avler mere nysgerrighed, så flere og flere hen ad vejen byder ind med flere idéer og perspektiver.
Det lyder gammeldags, men analoge fysiske opslagstavler har en større effekt end digitale, idet snakken let går i gang, når man lige går forbi, og der står en anden kollega. I disse corona tider kan det være svært, men så skab et “Idé community” med et virtuelt board, som I mødes ved en gang om ugen – evt. som formøde til den virtuelle fredagsbar.
Forankring kræver 100 pct. commitment fra ledelsen, idet alle i organisationen skal kunne mærke, at ledelsen selv går forrest og deler ud af viden og idéer, og aktivt deltager i udbredelsen af coworkerkulturen.
Et ekstra krydderi til at få det godt indarbejdet som en del af kulturen og hverdagen kan være brugen af gamification. Ligesom månedens medarbejder, månedens sælger osv. hyldes, så indfør små incitamenter og evt. præmiering for ugens/ månedens sjoveste, skøreste, bedste eller vildeste idéer.
Ligesom med alt andet her i livet, så kræves der træning for at blive god til noget, og lige så vigtigt kræver det kontinuerlig træning, for ikke at glemme det, man har lært.
Som ledelse skal du derfor i samarbejde med de mest engagerede ambassadører skabe et træningsmiljø, som understøtter videndeling, nye impulser udefra og en følelse af reelt samarbejde og involvering.
Savner I inspiration til at komme i gang, eller har I svært ved at få alle med, så søg sparring, gode råde eller erfaringer i jeres netværk, for et godt netværk og tætte relationer kan skabe mirakler. Og husk så på det her, som gælder i alle livets sammenhænge “Alene er jeg stærk, sammen er vi stærkere”.
