Klumme: Digitale møder er kommet for at blive – her er fire råd til at brænde igennem virtuelt

Digitale møder kan være rigtig givende, og det seneste år har vist, at mange møder, forhandlinger og præsentationer har fungeret ganske godt, selvom det foregik online.

Fordelene er mange. Det er tidsbesparende. Du sparer rejsetid, ventetid og udgifter. Du kan være på med hele verdenen og på den måde også let få andre og flere med på det virtuelle møde. Klimabelastningen til transport er mindre, og du kan let afholde mange globale møder dagligt.

Med forståelse for det nye møderum kan der stadig etableres mange gode samarbejdsrelationer og meget salg.

Men selvom du formentlig har stiftet bekendtskab med møder på Zoom eller Teams – af lyst eller nød – er det ikke sikkert, at du endnu føler dig lige så skarp på skærmen som til et fysisk møde.

Så her kommer fire indspark til, hvordan du mestrer det virtuelle møde gennem forberedelse og gennem din personlige fremtoning:

Et godt virtuelt møde – hvad end det er med kunder eller medarbejdere – kræver forberedelse. Du skal stå skarpt på alle fronter, hvis du skal overbevise nogen om dit budskab eller dit produkt.

Først skal du naturligvis sikre dig, at du forstår og kan anvende den digitale platform, som du vælger at bruge til dine virtuelle møder. Både Teams og Zoom har gratis introduktion til anvendelse af deres produkt, og du kan se videoer på Youtube, der gennemgår relevante funktioner for et sikkert og veltilrettelagt webinar eller onlinemøde.

Følgende fire pejlemærker kan være et godt udgangspunkt for den tekniske forberedelse af mødet:

• Opret en sikker konto på Zoom, Teams eller en af de andre platforme, og træn dine færdigheder med dine nære venner og bekendte. Lige nu er online kaffemøde en rigtig god social aktivitet for venskab og netværk.
  
  
• Det virker meget professionelt at have øvet sig i at være på med skærm og lyd. Du kan eventuelt afprøve et møde og videooptage dig selv. Det kan være meget lærerigt, men vær dog ikke for kritisk. Der må gerne være de naturlige pauser til refleksion og spørgsmål.
  
  
• Man kan komme til at bruge meget tid på det tekniske ved selve mødet, hvis ikke alle deltagere er forberedt godt. Forberedelsen af deltagerne starter derfor allerede, når du indkalder til mødet. Vedhæft en agenda eller et oplæg til forberedelse og send eventuelt en guide til opsætning af platform samt password og kode med invitationen.
  
  
• Understreg forud for mødet, at det er vigtigt, at alle deltagere tænker over, hvor de sidder i forhold til sikker netadgang, lydmæssige forstyrrelser, lyd og modlys, baggrund. Bed deltagerne om at anbringe computeren, så kameraet er i øjenhøjde.

Beskriv mål eller formål med afholdelse af mødet, og planlæg, hvilke aktiviteter du ønsker at gennemføre.

Forbered både indhold og metode, herunder:

• Hvordan du vil præsentere dit budskab, produkt eller lign. Skal det være gennem ord, lyd, video eller billeder?
  
  
• Forberedelse af interaktion, spørgsmål, dialog, diskussion, input.
  
  
• Hvordan skal deltagerne komme med deres input, og skal det være i plenum eller mindre grupper?
  
  
• Planlægning af grupper, så de hurtigt kommer virtuelt sammen i andre “rum” og tilbage igen efter aftalt og planlagt tid.
  
  
• Planlæg en “tavle” til noter undervejs, og træn det at gå fra deling af præsentation til galleri af deltagerfotos.

Din mentale forberedelse er vigtig at have på plads – den ro får dig til at tro på, at det bliver godt, og at det er OK at fejle undervejs.

Styrk dig selv ved at tænke positive tanker om dig selv i mødet, og stop de urealistiske krav om, at du er “superman”, eller at du nu skal ligne en fotomodel på skærmen. Du skal tænke fordele og muligheder frem for ulemper.

Husk, at venlighed gør en forskel, og din professionelle passion styrker dig selv og andre. Du kan med din gennemslagskraft virtuelt skabe interesse og nærvær, styrke aktiv lytning og i din adfærd anerkende, at dette møde er vigtigt og væsentligt for jeres faglige og personlige samarbejde.

Du skal virke tillidsfuld og kompetent, hvis en kunde skal få lyst til at bruge penge i din butik, og du skal være troværdig, autentisk og villig til at forhandle, hvis kunden skal vælge dig frem for en anden.

Også over for medarbejdere er det afgørende, at du vækker tillid og sender et signal om, at de kan stole på dine kompetencer.

Det autentiske og bevidste menneske fremstår med en ægte og ærlig attitude. Som i fysiske møder er det vigtigt, at du er komfortabel med afholdelse af mødet, og at du kan være dig selv. Med denne tilgang præsenterer du dig selv langt bedre end en, der forsøger at lave “teater”. Det handler om at kunne være til stede og være sig selv. Tillade at tænke sig om og trække vejret roligt gennem hele mødet. En hektisk fremtoning fremstår ofte endnu mere hektisk og urolig på en skærm end ved et fysisk møde.

Styrk det autentiske og dig selv i din rolle ved at gå forrest med et mod mere end med en sikkerhed. Alting er vanskeligt, til man er blevet erfaren, og man bliver kun bedre af at gøre det.

Husk på at tale tydeligt og langsommere end ved et fysisk møde. Vi kommer ofte til at tale hurtigere til os selv, og ordene bliver let afkortet eller utydelige.

Sid stille, og mød de andre med en venlig tone, et smil og et roligt nærvær.

Man skal kunne mærke sig selv på arbejdet. Mærke sit mod og mærke troen på, at alt er vanskeligt første gang, og at det i øvrigt kun meget sjældent er så slemt, som man først havde en antagelse om.

Personlig og faglig udvikling skaber ofte det, jeg kalder “stærke øjeblikke”. Det er her, du føler dig modig, velforberedt, nysgerrig, motiveret, engageret og stærk. “Those moments are the best clues as to what your strengths are.”

Disse øjeblikke er også tydelige for medarbejderne.

Første gang du er på som mødeleder på et virtuelt møde planlagt af dig selv, mærker du helt sikkert dette stærke øjeblik – og herefter går det kun én vej – bedre og bedre.