LEDELSE | Af Jackieline Panduro Gyrup
Stilhed kan ifølge ledelsesrådgiver og foredragsholder Bastian Overgaard ikke kun øge effektiviteten af møder, den kan også sikre, at vi træffer bedre beslutninger, bliver mere innovative og fokuserede.
Ledelsesrådgiver og foredragsholder Bastian Overgaard er på en mission for at udbrede stilhed som ledelsesværktøj i organisationer i ind- og udland under navnet støjfri ledelse. Det er en mission, som begyndte i 2003, da han arbejdede som tilrettelægger hos TV2, hvor han lavede programmer om at bryde vaner. Her opdagede han, hvor effektiv stilhed kan være.
”Jeg fandt ud af, at mennesker, der var stille sammen, følte en større samhørighed, at de bedre kunne koncentrere sig, og at de følte sig mere rolige,” siger Bastian Overgaard, der siden 2015 har arbejdet med at udbrede støjfri ledelse, som består af to elementer.
”Støjfri ledelse er for det første et ledelsesværktøj, hvor stilhed bruges struktureret og faciliteret til at skabe effektive og bæredygtige møder. Og for det andet er det en grundværdi i ledelse, hvor stilhed bliver brugt i samtalen med den enkelte medarbejder for at skabe rum og mere nærvær.”
Siden Bastian Overgaard gik i gang med at udbrede principperne bag støjfri ledelse til ledelsesgange rundt om i landet, har tilbagemeldingerne været positive. Eksempelvis fik Specialområdet Hjerneskade i Region Midtjylland effektiviseret deres møder med 20 pct. ved at bruge 10 pct. af mødetiden på stilhed. Konkret blev møder startet med et minuts stilhed, stilhed blev integreret ad hoc undervejs og til slut i møderne.
Ved at bruge stilhed strategisk kommer der så at sige et mellemrum eller en pause i strømmen af ord, hvor der skabes rum til refleksion, som tillader os at tune ind på det, der er det væsentlige, og det gør det lettere for os at træffe beslutninger.”
Bastian Overgaard, ledelsesrådgiver og foredragsholder
Bekæmper ordforurening
Netop effektivisering af møder er en af fordelene ved støjfri ledelse. Som Bastian Overgaard siger, så taler vi med 9000 ord i timen, og det kan skabe informationsoverload, som sender vores hjerner på arbejde og gør møder ineffektive. Flere af os kan sikkert nikke genkendende til at sidde i møder, hvor det er de samme, der taler, og hvor tiden går, uden at der bliver truffet nogen nævneværdige beslutninger.
”Ved at bruge stilhed strategisk kommer der så at sige et mellemrum eller en pause i strømmen af ord, hvor der skabes rum til refleksion, som tillader os at tune ind på det, der er det væsentlige, og det gør det lettere for os at træffe beslutninger,” siger Bastian Overgaard og fortsætter:
”Samtidig fordrer stilheden undervejs i møderne, at det bliver mere velovervejet, hvad der kommer ud af munden på os. Og også, at vi får tid til at se tingene fra et andet perspektiv, så de løsninger, vi kommer frem til, måske bliver mere innovative.”
Bastian Overgaard peger på, at strategisk brug af stilhed også skaber en bedre balance mellem introverte og ekstroverte medarbejdere. Typisk vil introverte medarbejdere have brug for at tænke over tingene, inden de tager ordet og siger, hvad de mener.
”Ved at integrere stilhed i møderne bliver der skabt en åbning for, at de introverte medarbejdere kan komme til orde.”
Et større behov i dag
Ifølge Bastian Overgaard er der endnu mere brug for støjfri ledelse i dag sammenlignet med tidligere. For med coronapandemien blev virtuelle møder og hjemmearbejde endnu mere udbredt.
”Når vi sidder fysisk hver for sig, er det sværere at afkode hinandens signaler, skabe en følelse af nærvær og fokus. Dertil kommer, at mange styrter fra det ene virtuelle møde til det næste. Stilheden kan derfor bidrage til at skabe mere mentalt overskud og til, at vi træffer bedre beslutninger, fordi hjernen får rum til at slappe af,” siger han og pointerer, at stilheden også er essentiel for at forebygge stress og udbrændthed.
”Vi lever i en tid, hvor flere og flere bliver udbrændte og stressede. Derfor er det afgørende at skabe mentalt overskud igennem bæredygtige møder, hvor vi ikke bliver bombarderet med information.”
Tag ejerskab på stilheden
For at få succes med støjfri ledelse er det først og fremmest vigtigt, at man som leder tager ejerskab på stilheden.
”Det er centralt, at du er i stand til at holde fast i, at stilhed skal være en fast del af mødekulturen, og at du kan forklare, hvorfor og hvordan I skal bruge stilhed. Hvis medarbejderne kan mærke, at du ikke tager ejerskab, falder det til jorden,” siger Bastian Overgaard.
Derfor handler det om modighed og evne til at kunne være i stilheden – også når den kan blive akavet, eller hvis der kommer negative reaktioner fra medarbejderne.
”Vi er så vant til at skulle udfylde tomrummet, fordi vi forbinder stilhed med noget negativt. Og i mødesituationer kan det føles næsten naturstridigt at skulle være stille, da det er normen, at vi skal tale hele tiden for at komme frem til en løsning.”
Netop derfor er det også afgørende, at stilheden aftales, faciliteres, og at den er tidsmæssigt afgrænset. I det ligger, at der skal være en person, som har ansvar for at styre stilheden i møderne. Det vil typisk være mødelederen. Og så at vedkommende er tydelig omkring, hvor lang tid stilheden skal vare.
”Stilheden kan blive ubehagelig, hvis ikke vi ved, hvor længe den skal stå på. Dermed er stilheden kontraproduktiv, fordi mødedeltagerne vil bruge energi på at tænke over, hvornår de må tale igen. Ved alle derimod, hvor lang tid de skal være stille, kan de lettere give sig hen til stilheden og det positive, der kan opstå i stilheden.”
Sådan kommer du bedst i gang med at praktisere støjfri ledelse
1. Saml ledergruppen og forklar, hvorfor det giver mening at inkorporere stilhed hos jer. På mødet bør du også sikre dig, at alle har en forståelse af, hvad stilhed er.
”Forståelsen er afgørende for, at man kan facilitere stilhed. Og også at man evner et eje stilheden.”
2. Læg en plan for, hvordan I vil facilitere stilhed i jeres organisation. Der er ikke en one size fits all-model. Det handler i høj grad om at kunne tilpasse stilheden til den type medarbejdere, man har foran sig, og også til den givne mødesituation.
3. Forbered svar på de spørgsmål og modargumenter, der kan komme fra medarbejderne i forhold til at implementere stilhed i organisationen. Eksempelvis vil du kunne opleve, at ekstroverte medarbejdere vil argumentere for, at de tænker bedst, mens de taler.
”Her kunne dit modargument være, at hvis I skal være stille 10 pct. af tiden på et møde af en times varighed, så svarer det til seks minutters stilhed. Derefter vil vedkommende have 54 minutter til at tale i.”
Vil du opkvalificere dine kompetencer? Se alle Børsens uddannelser her