STRATEGI | Af Jackieline Panduro Gyrup
En klassisk faldgrube blandt forhandlere er, at de ikke forbereder sig ordentligt. I denne artikel deler partner hos Implement Consulting Group og ekspert i forhandlingsteknik Christian Romer Vingtoft sit syn på, hvordan du bedst griber forhandlingen an fra forberedelse til forhandlingsbord.
Vil du opnå gode aftaler, så er forberedelse altafgørende. Alligevel oplever Christian Romer Vingtoft, der er underviser på Børsen Uddannelses masterclass i forhandlingsteknik, at mange forhandlere springer denne del over og kaster sig direkte ud i forhandlingen. Men det er dumt. Christian Romer Vingtoft fortæller, at man risikerer at overse værdi, fordi man ikke har forberedt dig ordentligt.
”Jeg bruger ofte det billede, at man kan vælge, om man vil være buspassager eller buschauffør i forhandlingen. Er man buschauffør, har man tænkt grundigt over, hvor turen går hen, i hvilken rækkefølge stoppene skal falde, og hvad der er vigtigt. Er man derimod buspassager, sætter man sig bare ind og forventer at komme et sted hen,” siger han og tilføjer, at man nok skal komme et sted hen, men man har ingen indflydelse på, om det er den hurtige eller langsomme rute, og hvor mange stop der er. Eller om man ender der, hvor man forventede.
Vil du sætte dig i førersædet, er forberedelse derfor helt centralt. Men hvor skal man begynde? Ifølge Christian Romer Vingtoft begynder den gode forhandlingsproces med, at man får identificeret behov og krav hos sig selv og på modpartens side. Dernæst skal man helt lavpraktisk tænke over, hvor mange møder forhandlingen skal bestå af.
”En fejltagelse er at tænke, at man gerne vil have forhandlingen overstået med det samme. Det er dog ikke sikkert, at det passer din modpart. Det kan være, at hun har et bagland, der skal involveres i forhandlingen, og at det derfor passer bedre at lade den strække sig over flere møder, så forskellige interessenter kan blive inddraget. Derfor er det godt at få kortlagt, hvor mange møder der skal være, og hvem der skal med til møderne.”
For at bruge busmetaforen igen skal man ifølge Christian Romer Vingtoft danne sig et overblik over busturen, hvem der skal med, hvor mange stop der er, og også hvordan kommunikationen skal være.
Forhandling er en social konstruktion
Netop kommunikationen er vigtig at gøre sig overvejelser omkring. Christian Romer Vingtoft uddyber, at der er forskellige måder at italesætte indholdet af forhandlingen på. Forhandling er, som han forklarer det, en social konstruktion. Det vil sige, at man igennem sprog former modpartens opfattelse.
”Det handler om at få indrettet forhandlingsrummet, så det har den stemning, man gerne vil have. Derudover kan du komme langt med at have en dagsorden. Det er virkelig banalt, men det er godt at have en eksplicit plan for, hvad I skal tale om og i hvilken rækkefølge.”
Fordi forhandlingen er en social konstruktion, kan man påvirke modpartens opfattelse af, hvor stort forhandlingsrummet er. Det kaldes et ”anker” og går ud på, at man fra start beslutter sig for, hvordan og hvor man vil markere en grænse for, hvad man kan gå med til.
”Tager vi en kendt situation som en lønforhandling, så kan man som chef lave et anker ved at sige, ’jeg har maksimalt x-antal kroner at gøre godt med’. Så vil det være inden for rammen af det beløb, hvis man skal blive enige om en lønstigning.”
Fra armlægning til værdiskabelse
Når du har lavet din forberedelse og sætter dig ved forhandlingsbordet, så er det ifølge Christian Romer Vingtoft afgørende at huske relationen til sin modpart. Med andre ord skal man løfte sig op fra at sidde og slås om den samme femogtyveøre til værdiskabelse. I det ligger, at man har gjort sig overvejelser om, hvad man kan sige ja til, og hvor man vil holde fast i forhandlingen.
”Vi er udfordret af idéen om at give noget til andre, som vi tænker kan have en stor værdi for dem. Men her er det vigtigt at huske, at hvis det har mindre værdi for dig, så kan du måske bytte det til noget, som vil kunne have stor betydning. Derfor er nysgerrighed en god evne at have i forhandlinger,” siger Christian Romer Vingtoft og supplerer:
”Folk, der er gode til at stille mange spørgsmål, er typisk gode til at forhandle. De er gode til at se sagen fra flere forskellige sider. De mennesker, der bare sætter sig og siger ’sådan er det’, de overser ofte værdi. De risikerer også, at modparten føler sig dårligt behandlet, og det kan skade det efterfølgende forløb, når aftalen så skal implementeres.”
Christian Romer Vingtoft uddyber, at man jo ikke forhandler for forhandlingens skyld, men for at lande en aftale, der skal kunne gennemføres.
”Man skal også kunne leve med hinanden bagefter, når aftalen skal implementeres. Føler man sig dårligt behandlet, vil man være meget lidt tilbøjelig til at imødekomme hinandens ønsker i den efterfølgende proces. Husk derfor, at forhandlingen er til for noget andet end forhandlingen selv; det er starten på en relation og noget, der skal ske, eksempelvis et samarbejde eller en leverance. Hvis man får sat sporene dårligt i forhandlingen, kommer man til at skulle leve med det hele vejen efterfølgende.”
Christian Romer Vingtofts råd fra forberedelse til forhandling er:
1. Begynd med at identificere behov og krav hos dig selv, og gør dig også forestillinger om, hvilke krav og behov din modpart måtte have.
2. Find ud af, hvem der skal være med til forhandlingen, og hvor mange møder forhandlingen skal bestå af.
3. Hvordan skal kommunikationen om selve forhandlingen være, og hvilken stemning ønsker du i forhandlingsrummet? Gør dig det klart, da du så har mulighed for at påvirke modpartens syn på forhandlingen. Lav en dagsorden, så der er en plan for, hvad I skal tale om og i hvilken rækkefølge.
4. Hvad kan du gå med til, og hvor er din grænse? Få defineret dit “anker”, inden du sætter dig ved forhandlingsbordet.
5. Husk, at I ikke forhandler for forhandlingens skyld; I skal gerne et sted hen. Det er begyndelsen på en relation, og I skal også kunne leve med hinanden bagefter, når aftalen er landet, og den skal implementeres. Derfor er det vigtigt at huske relationen til sin modpart, og at man også er villig til at give sig på nogle punkter, som måske kan være af afgørende betydning for den anden part, men som måske ikke betyder så meget for dig at give afkald på.
Vil du opnå bedre aftaler? Læs mere om Børsen Uddannelses masterclass i forhandlingsteknik her