De kan gøre salgsprocessen kortere, styrke partnerskabet og reducere mængden af rejsetid. Digitale møder er ifølge eksperter kommet for at blive. Men det gælder om at være godt forberedt, hvis man skal have udbytte af møderne.
Her får du SMVdanmark, Dansk Erhverv og Danish Export Associations bedste råd til, hvordan du forbereder og afholder digitale møder, og hvordan du indgår aftaler med samarbejdspartnere, du kun har mødt digitalt.
Mange er vant til, at en sælger kommer på besøg hos en kunde – sælgerne kender produkterne, virksomheden og har det hele på rygraden, fortæller Andreas Julskjær Pedersen, projektleder i Danish Export Association og projektleder på et Industriens Fond-projekt med fokus på virtuelle møder.
“Mange trækker på deres erfaring. Men et onlinemøde er anderledes, især hvis der er nye kunder eller partnere, hvor du skal gennemgå nye produkter, eller det er et vigtigt møde. Det er nyt territorie. Derfor skal du som sælger også være ekstra forberedt,” siger han.
Forberedelsen handler om bl.a. om at have en klar dagsorden for mødet. Det er vigtigt, den bliver sendt til mødedeltagerne, så de har overblik over forløbet og formålet med mødet.
“Man skal ikke bare sælge et produkt og en løsning, man skal også kunne fremstå som den ekspert, der ved mere rundt om ens produkt
Andreas Julskjær Pedersen, head of water i Danish Export Association
“Desto mere du forbereder dig, desto mere kan du slappe af og fokusere i mødet. Derfor er det vigtigt, at modtageren også har en klar forståelse af, hvorfor I holder mødet,” siger Andreas Julskjær Pedersen og understreger, at det ikke kun er indholdet af mødet, der skal være styr på, men også lyd, lys og kameravinkel skal være på plads.
For at undgå en typisk faldgrube i digitale møder, envejskommunikation, foreslår han, at man sender nogle spørgsmål til mødedeltageren inden mødet, så man kan snakke om, hvad de har svaret på spørgsmålene. Det kan være alt fra virksomhedens forventninger omkring samarbejdet til mere lavpraktiske spørgsmål.
En sidste ting, som er en vigtig del af forberedelsen, er, at man har sat sig godt ind i den virksomhed, man skal mødes med. Man skal have styr på, hvilke værdier virksomheden har, hvad de står for, kendskab til deres marked osv.
“Man kan ikke skabe den fortrolighed, der opstår, når man fysisk ser hinanden i øjnene. Derfor er det ekstra vigtigt at have sat sig ind i, hvad en potentiel kunde står for, da det skaber tryghed,” siger Rasmus Keinicke, projektleder på “Digitale Veje til Vækst” og konsulent hos SMVdanmark.
Det er vigtigt, at man har en klar dagsorden under et digitalt møde, fortæller Rasmus Keinicke:
“Mødet skal samtidig være kortere og mere præcist end et fysisk møde, så man undgår spildtid,” siger han.
Andreas Julskjær Pedersen bakker op om, at strukturen er vigtig, og man tager teten som mødeleder.
“Inden for de første 120 sekunder skal du også fortælle, hvordan du kan gøre en forskel for den potentielle kunde. Vi oplever ofte – også i fysiske møder – at sælgere kommer til at fortælle for meget om, hvilke produkter virksomheden kan levere eller om virksomhedens historie,” siger han og fortsætter:
“Her kommer pointerne i forkert rækkefølge. Det er afgørende være meget mere skarp på, hvordan du kan gøre en forskel i starten af mødet.”
Man kan ifølge eksperterne ikke holde et digitalt møde, som man afholder et fysisk, og man kan godt pakke den Powerpoint-præsentation væk, man plejer at bruge i de fysiske møder, mener Andreas Julskjær Pedersen.
“Mødet skal samtidig være kortere og mere præcist end et fysisk møde, så man undgår spildtid
Rasmus Keinicke, projektleder på “Digitale Veje til Vækst” og konsulent
“Hvis du bruger slides fra en Powerpoint-præsentation i et virtuelt møde, skal de være visuelt stærke, og de skal fortælle en historie, og der skal ikke være for mange information på et slide,” siger han og fortætter:
“Det, der sker, er, at dem, der lytter, mister budskabet, hvis der er for meget information.”
Derfor skal de vante slides skiftes ud eller versioneres til det digitale møde.
En af fordelene ved de digitale møder er, at det er muligt at dele viden på nye måder, mener Andreas Julskjær Pedersen.
“Kunden kan komme i kontakt med flere kollegaer i din virksomhed – forstået på den måde, at det ikke bare er sælgeren, de møder nu. Du kan også invitere andre ind i mødet – sætte et webcam op i produktionen, så du pludselig kan få en kollega i produktion til at forklare det tekniske i et produkt,” siger han og fortsætter:
“Det er relevant, fordi virksomheden faktisk mere og mere skal tænke salg som relationssalg, og du skal fremstå som en vidensperson. Du skal ikke bare sælge et produkt og en løsning, du skal også kunne fremstå som den ekspert, der ved, hvilke udfordringer produktet kan løse for kunden.”
Man kan også holde digitale møder, hvor man snakker om et tema, der er bredere end det produkt, man sælger.
“Du kan invitere eksperter ind i mødet, og din virksomhed vil derved fremstå stærkere. Det vil både kunne bruges til at få nye kunder ind i biksen – kunder, der ikke kender dig i forvejen – eller du får en stærkere relation til den nuværende kunde ved at bygge nogle temaer op omkring dit produkt, når du inviterer interne eller eksterne eksperter ind, der kan undervise kunden,” siger Andreas Julskjær Pedersen.
Når aftalen er i hus, skal der oftest sættes en underskrift på et stykke papir. Men det er ikke altafgørende med en skriftlig, forklarer Sven Petersen, erhvervsjuridisk fagchef hos Dansk Erhverv:
“De fleste retssystemer er omfattet af den internationale købelov omkring aftaleindgåelse, hvor en mundtlig aftale er lige så bindende som det skriftlige,” siger han.
Men for at undgå at der opstår bevisproblemer om, hvorvidt der overhovedet er indgået en aftale, og hvad der præcis er aftalt, siger han:
“Jo vigtigere en kontrakt er, jo vigtigere er det, at der er styr på aftalen.”
Hvis man ikke kan mødes og underskrive en kontrakt, findes der digitale tjenester som Penneo, hvor man online kan underskrive kontrakter, fortæller han.
Derudover findes også den gammeldags metode, som Iben Büchert, adm. direktør i krydderivirksomheden Mill & Mortar, bruger:
“Vi får en kontrakt på mail, så læser vi den, diskuterer frem og tilbage, når vi enige, udskriver kontrakten, underskriver, scanner den ind og sender kontrakten retur,” siger hun.
