Træk nu de stik hjem – med brunt papir!

Kilder til konkurrencekraft findes flere steder i virksomheden. Det sker ved at tilbyde kunder de produkter og serviceydelser, der efterspørges. Konkurrencekraft sker også gennem effektive marketing- og salgsprocesser. Og endelig sørger virksomhedens forsyningskæde for at skabe og levere produkter og serviceydelser til kunderne. Ligetil, ikke? Nej, ofte er virksomhederne dygtige i de enkelte discipliner, men ikke i sammenhængene tværgående processer gennem virksomheden fra produktudvikling, marketing/salg til supply chain. Der er store summer at hente gennem fornyelser i såvel produktions- som administrative processer.

Manglende samspil mellem produktudvikling, salg/marketing og supply chain skaber ineffektivitet. Produktudvikling kan udvikle produkter, der er besværlige at producere. Salg/marketing kan love kunder produkter, der enten ikke kan produceres eller til urealistiske leveringstider. Produktion får ikke meldt tilbage til indkøb, at der er problemer med materialer. Og sådan kan vi blive ved. Det er desværre et sjældent syn, at der afsættes ressourcer til at gennemføre tværgående procesanalyser, hvor man involverer medarbejderne fra forskellige funktioner til kollektivt at analysere problemstillinger. Der forefindes ofte mange ikke-værdiskabende aktiviteter – eller former for spild – som får lov til at leve på grund af manglende viden og indsigt i deres eksistens, eller fordi man af interne politiske årsager ikke lige har tid til at gøre noget ved det.

Procesoptimering kan ske med simple midler, f.eks. med en stor rulle brunt papir, som hænges på væggen. Her på tegnes virksomhedens hovedprocesser, og man sætter så medarbejdere sammen for at repræsentere hele flowet. Med røde post-it-sedler angiver man problemstillinger. Med de grønne lister man det, der går godt. På én dag er det ikke usandsynligt, at man genererer over 100 konkrete forbedringsområder. Man får udvekslet uvidenheder. Man får skabt ejerskab og ambassadører til at gennemføre fornyelser i processerne. Problemstillingerne rammer bredt som f.eks. uklar ansvarsplacering af lagre, vareoprettelse på forskellige måder og manglende afstemning mellem salg og produktion om, hvad forecast er, og hvordan de skabes. Mange forbedringsområder er lavt hængende frugter, som man kan gøre noget ved her og nu.

Et eksempel på en virksomhed, der netop har været gennem sådanne procesanalyser, er Mac Baren Tobacco Company A/S i Svendborg. Over 40 medarbejdere fra administration og produktion har her bidraget til at identificere og prioritere nøgleområder, der med stor sandsynlighed vil forbedre virksomhedens konkurrenceevne. Et væsentligt succeskriterium har her været handling bag ordene med stor opbakning og interesse fra virksomhedens øverste ledelse og øvrige ledelseslag. Der er så meget at hente i danske virksomheder gennem procesoptimering. Træk nu de stik hjem, og involver virksomhedens vigtigste ressourcer – nemlig medarbejderne!

Denne artikel blev første gang bragt som kronik i Børsen d. 8. oktober 2014.