Der er førstehjælp på vej til indbakker, der ikke kan få vejret for mængden af ulæste arbejdsmails, samt de firma-intranet, der sulter efter medarbejdernes opmærksom for andet end linket til vagt- og ferieplanen.
I dag lancerer Facebook et nyt initiativ kaldet Facebook at Work (FaW), der har kørt i to år i beta-udgaven for en række virksomheder i hele verden, herunder giganter som Danone, Booking.com og Starbucks.
Ved at gøre brug af kendte Facebook-funktioner som nyhedsfeed, grupper, beskeder, opkald, livevideo osv. skal redskabet i princippet kunne overflødiggøre intranet og emails på arbejdspladsen.
"Vi har set, at når man implementerer det, så stopper folk med at bruge interne emails, mailinglister og intranet, som enten ikke bliver brugt eller ikke virker på mobilen. Det ændrer måden, man kommunikerer på, og det forbinder folk, som ikke har været forbundet før," siger Julien Codorniou, der er chef for FaW hos Facebook.
Koster penge pr. bruger
På overfladen ligner FaW således det kendte Facebook langt hen ad vejen med mange af de samme funktioner.
Men der er også visse forskelle.
Eksempelvis kommer det til at koste penge. Det bliver gratis at bruge de første tre måneder, og det bliver det ved med for non-profit-organisationer og uddannelsesinstitutioner.
For alle andre vil prisen efter de tre måneder være 3 dollar, ca. 20 kr., pr. aktive bruger pr. måned, hvis man har op til 1000 brugere.
Prisen falder til 2 dollar pr. bruger, hvis man har over 1000 og op til 10.000 brugere, og til 1 dollar, hvis man har over 10.000.
Derudover kommer det til at være helt adskilt fra det almindelige Facebook.
"Så det er ikke nødvendigt, at du har en almindelig Facebook-profil. Det er it-administratoren, der opretter og administrerer profiler, ligesom når du får en emailadresse, når du kommer til din nye arbejdsplads," forklarer Julien Codorniou.
Men mange virksomheder bruger allerede Facebook og Facebook-grupper til at kommunikere og samarbejde. Hvad er det nye så?
"Hvis du spørger din it-administrator, tror jeg ikke, at han eller hun kan lide, at nogle folk, som måske ikke arbejder i virksomheden, kan få fat i og dele hemmelig information uden for deres it-system. Med FaW bliver det holdt totalt inden for din virksomheds it-systemer. Det var nok ikke rullet ud i mange virksomheder allerede, hvis it-teamsene de enkelte steder ikke var tilhængere af det."
Egmont skrotter intranettet
Da der er tale om et rent internt redskab, kan man som udgangspunkt heller ikke kommunikere med folk uden for virksomheden.
Det er dog muligt at oprette såkaldte "multi-company groups", oplyser Facebook. På den måde kan man i selvstændige grupper kommunikere og samarbejde med eksempelvis partnere, rådgivere, freelancere etc. uden at få adgang til hinandens virksomhedssider.
I Danmark har Egmont blandt andet testet systemet for 400 medarbejdere siden starten af juli, og i dag mandag ruller man det så ud i Egmont i alle lande som afløser for intranettet.
"Det største problem med virksomhedsintranet er ofte, at det ikke opleves relevant. Vi har eksempelvis Nordisk Film, 700 magasiner, TV2 i Norge, som alle er en del af Egmont. Med FaW sørger grupperne og algoritmerne for, at du får det, der er relevant for dig, fordi du er medlem af grupper som dit team, dit arbejdssted, land osv.," fortæller Line Aarsland, der er direktør for kommunikation og public affairs hos Egmont.
Hun oplyser, at virksomheden fremover vil bruge det til eksempelvis at livestreame konferencer og lave projektsamarbejde, men også bare til de helt små informationer - f.eks. hvis en kollega giver kage på grund af fødselsdag.
"Du kan dele og uploade dokumenter, så du slipper for utallige forwardmails og usikkerhed om den seneste version af en fil," siger Line Aarsland.
Forpligter sig på datasikkerhed
Facebook har løbende været kritiseret for, hvordan virksomheden gemmer og bruger de tusindvis af data, som ligger om brugerne på Facebook.
Hos Egmont forklarer kommunikationsdirektøren da også, hvordan man har været opmærksom på it- og datasikkerheden i projektet.
"Sikkerhed og databehandling er omfattet af en Enterprise Agreement, som vi har forhandlet med Facebook, og som er væsentligt forskelligt fra Facebooks eksterne aftaler," siger Line Aarsland og fortsætter:
"Der er bl.a. en række vilkår, der regulerer deres behandling af vores data, f.eks. at vi bevarer ethvert ejerskab til vores data, at FaW handler efter instruks fra Egmont, og at Facebook skal træffe visse tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger."
Fabriksmedarbejderen i tale
Hos Facebook håber direktør Julien Codorniou også, at FaW især kan hjælpe med at forbedre kontakten mellem alle medarbejdere i virksomheden - også dem, der i dag ikke har en arbejdscomputer og måske ikke engang en mail, og dem, som arbejder i fjerne dele af verden for virksomheden.
"Det kan bruges alle brancher og virksomheder, men er mere effektivt, desto mere spredt virksomheden er. Når du har folk, der arbejder på flere kontorer, i flere tidszoner, på flere sprog, så fungerer det bedst," siger han.
"Det gælder også medarbejdere, som før har været ekskluderet fra kommunikationen. Jeg hørte, at den eneste måde, som Danone-topchefen kunne tale med fabriksmedarbejderne på, var at sende en email og så være sikker på, at nogen printede emailen og hængte den op på toiletterne. Her kan man få fat i medarbejderen, der er ude i marken og arbejde, og som kun er tilgængelig på mobilen."
Indtil videre er mere end 1000 organisationer koblet op på FaW med Indien, Norge, USA, Storbritannien og Frankrig som de lande, der i højest grad har testet det.
Udover Danone, Starbucks og Booking.com er Renault, Telenor og non-profit-organisationerne Save The Children og Oxfam blandt de største af de virksomheder, der har anvendt det.
I dag lancerer Facebook et nyt initiativ kaldet Facebook at Work (FaW), der har kørt i to år i beta-udgaven for en række virksomheder i hele verden, herunder giganter som Danone, Booking.com og Starbucks.
Ved at gøre brug af kendte Facebook-funktioner som nyhedsfeed, grupper, beskeder, opkald, livevideo osv. skal redskabet i princippet kunne overflødiggøre intranet og emails på arbejdspladsen.
"Vi har set, at når man implementerer det, så stopper folk med at bruge interne emails, mailinglister og intranet, som enten ikke bliver brugt eller ikke virker på mobilen. Det ændrer måden, man kommunikerer på, og det forbinder folk, som ikke har været forbundet før," siger Julien Codorniou, der er chef for FaW hos Facebook.
Koster penge pr. bruger
På overfladen ligner FaW således det kendte Facebook langt hen ad vejen med mange af de samme funktioner.
Men der er også visse forskelle.
Eksempelvis kommer det til at koste penge. Det bliver gratis at bruge de første tre måneder, og det bliver det ved med for non-profit-organisationer og uddannelsesinstitutioner.
For alle andre vil prisen efter de tre måneder være 3 dollar, ca. 20 kr., pr. aktive bruger pr. måned, hvis man har op til 1000 brugere.
Prisen falder til 2 dollar pr. bruger, hvis man har over 1000 og op til 10.000 brugere, og til 1 dollar, hvis man har over 10.000.
Derudover kommer det til at være helt adskilt fra det almindelige Facebook.
"Så det er ikke nødvendigt, at du har en almindelig Facebook-profil. Det er it-administratoren, der opretter og administrerer profiler, ligesom når du får en emailadresse, når du kommer til din nye arbejdsplads," forklarer Julien Codorniou.
Men mange virksomheder bruger allerede Facebook og Facebook-grupper til at kommunikere og samarbejde. Hvad er det nye så?
"Hvis du spørger din it-administrator, tror jeg ikke, at han eller hun kan lide, at nogle folk, som måske ikke arbejder i virksomheden, kan få fat i og dele hemmelig information uden for deres it-system. Med FaW bliver det holdt totalt inden for din virksomheds it-systemer. Det var nok ikke rullet ud i mange virksomheder allerede, hvis it-teamsene de enkelte steder ikke var tilhængere af det."
Egmont skrotter intranettet
Da der er tale om et rent internt redskab, kan man som udgangspunkt heller ikke kommunikere med folk uden for virksomheden.
Det er dog muligt at oprette såkaldte "multi-company groups", oplyser Facebook. På den måde kan man i selvstændige grupper kommunikere og samarbejde med eksempelvis partnere, rådgivere, freelancere etc. uden at få adgang til hinandens virksomhedssider.
I Danmark har Egmont blandt andet testet systemet for 400 medarbejdere siden starten af juli, og i dag mandag ruller man det så ud i Egmont i alle lande som afløser for intranettet.
"Det største problem med virksomhedsintranet er ofte, at det ikke opleves relevant. Vi har eksempelvis Nordisk Film, 700 magasiner, TV2 i Norge, som alle er en del af Egmont. Med FaW sørger grupperne og algoritmerne for, at du får det, der er relevant for dig, fordi du er medlem af grupper som dit team, dit arbejdssted, land osv.," fortæller Line Aarsland, der er direktør for kommunikation og public affairs hos Egmont.
Hun oplyser, at virksomheden fremover vil bruge det til eksempelvis at livestreame konferencer og lave projektsamarbejde, men også bare til de helt små informationer - f.eks. hvis en kollega giver kage på grund af fødselsdag.
"Du kan dele og uploade dokumenter, så du slipper for utallige forwardmails og usikkerhed om den seneste version af en fil," siger Line Aarsland.
Forpligter sig på datasikkerhed
Facebook har løbende været kritiseret for, hvordan virksomheden gemmer og bruger de tusindvis af data, som ligger om brugerne på Facebook.
Hos Egmont forklarer kommunikationsdirektøren da også, hvordan man har været opmærksom på it- og datasikkerheden i projektet.
"Sikkerhed og databehandling er omfattet af en Enterprise Agreement, som vi har forhandlet med Facebook, og som er væsentligt forskelligt fra Facebooks eksterne aftaler," siger Line Aarsland og fortsætter:
"Der er bl.a. en række vilkår, der regulerer deres behandling af vores data, f.eks. at vi bevarer ethvert ejerskab til vores data, at FaW handler efter instruks fra Egmont, og at Facebook skal træffe visse tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger."
Fabriksmedarbejderen i tale
Hos Facebook håber direktør Julien Codorniou også, at FaW især kan hjælpe med at forbedre kontakten mellem alle medarbejdere i virksomheden - også dem, der i dag ikke har en arbejdscomputer og måske ikke engang en mail, og dem, som arbejder i fjerne dele af verden for virksomheden.
"Det kan bruges alle brancher og virksomheder, men er mere effektivt, desto mere spredt virksomheden er. Når du har folk, der arbejder på flere kontorer, i flere tidszoner, på flere sprog, så fungerer det bedst," siger han.
"Det gælder også medarbejdere, som før har været ekskluderet fra kommunikationen. Jeg hørte, at den eneste måde, som Danone-topchefen kunne tale med fabriksmedarbejderne på, var at sende en email og så være sikker på, at nogen printede emailen og hængte den op på toiletterne. Her kan man få fat i medarbejderen, der er ude i marken og arbejde, og som kun er tilgængelig på mobilen."
Indtil videre er mere end 1000 organisationer koblet op på FaW med Indien, Norge, USA, Storbritannien og Frankrig som de lande, der i højest grad har testet det.
Udover Danone, Starbucks og Booking.com er Renault, Telenor og non-profit-organisationerne Save The Children og Oxfam blandt de største af de virksomheder, der har anvendt det.
