Momslånet fik en længere betalingsfrist, men mange virksomheder er stadig pressede. Jeg vil anbefale alle, der har en stram økonomi, at kigge på likviditetsbudgettet – eller cashflowet – som for mange mindre virksomheder reelt er virksomhedens vigtigste regnskab.
“Likviditetsbudgettet viser de penge, der ryger ind og ud af virksomheden i fremtiden
Omkring halvdelen af alle nystartede virksomheder lukker, inden der er gået fem år, og det skyldes typisk, at de ikke tjener nok penge. Eller at pengene bare ikke kommer i kassen hurtigt nok.
Likviditetsbudgettet viser de penge, der ryger ind og ud af virksomheden i fremtiden.
Der er selvfølgelig tæt sammenhæng med det almindelige budget og regnskab, hvor man ser, om man laver overskud eller underskud, og som er grundlaget for skat og selvangivelse. Men en væsentlig forskel er datoen for hver post.
En faktura sendt i marts kan f.eks. blive betalt i april. Når man sender en faktura til en kunde, øger man overskuddet og egenkapitalen i regnskabet. Men indtægten placeres på faktureringstidspunktet under debitorerne på balancen, og man kan ikke betale regninger og lønninger med den post. Det kan man først, når kunden betaler, og posten flyttes fra debitorer til banken. Det ændrer dog ikke på overskuddet og egenkapitalen. Og man skylder typisk stadig momsen af salget.
Forvirret?
Virksomheder dør, hvis de ikke har styr på ovenstående. De bliver overraskede over størrelsen på moms og skat og kan pludselig ikke betale løn – selvom der måske er plus på bundlinjen. Pengene er bare ikke i banken.
“Likviditetsbudgettet er et budget, som du skal føre ved siden af det almindelige regnskab og budget
Banken vil ikke udlåne penge, fordi virksomheden igen og igen bliver overrasket over, at kontoen er i minus. Banker elsker stabilitet og hader overraskelser.
Likviditetsbudgettet er et budget, som du skal føre ved siden af det almindelige regnskab og budget. Det handler groft sagt om, hvornår pengene ryger ind og ud af banken. Ikke bare, hvornår du har tjent dem.
Så hvad skal man gøre for at få styr på likviditeten?
Vi har hørt fra vores kunder, hvoraf mange er selvstændige, der starter med deres første regnskabssystem, at de tidligere har blandet det private og virksomhedsregnskabet sammen på én bankkonto. Derfor er der ikke styr på, hvad man skylder i moms og skat, og det kan give alvorlige problemer.
Hvis man har et selskab (ApS, A/S, IVS), er det helt “no go” hos Skat ikke at adskille erhvervs- og privatkonto, men selv med en personlig virksomhed er det bare meget dumt at blande de to ting sammen.
Du skal bruge en særskilt konto i banken. Du kan sagtens bruge en konto, som banken vil kalde en “privatkonto”, ligesom familiens budgetkonto. Du behøver ikke betale ekstra for, at kontoen hedder “erhvervskonto”. Du skal selvfølgelig fortælle banken, hvad du vil bruge kontoen til, men Skat kan sagtens bruge den til Nemkonto, og en privat budgetkonto kan sagtens integreres med dit regnskabssystem. I Billy har vi i hvert fald ingen problemer med at overføre poster fra “privatkonti”.
Når du har din erhvervskonto, er likviditetsbudgettet “bare” et spørgsmål om at forudsige, hvad der står på kontoen hvornår.
Du starter med saldoen i dag, og så laver du en liste med ind- og udbetalinger sorteret på dato, og så kan du i et regneark få en saldo pr. dag i fremtiden. I praksis er det fint pr. måned, hvor man ser, hvor langt ned saldoen kan komme hver måned.
Brug kontoplanen i dit regnskabsprogram. Kig på hver konto og se, hvad der plejer at ske hver måned. Brug tallene fra sidste år og forvent, at der sker det samme i år. I modsætning til det almindelige budget skal du her kun bruge posterne, der betyder ind- og udbetaling på bankkontoen. Husk at tage momsen med på betaling af alle indkøbs- og salgsfakturaer, og husk, at der skal være poster til betaling til Skat på de datoer, du afregner moms.
Det kan betale sig at gøre et helt år frem.
Når måneden er omme, skal du bruge lidt tid på at fjerne de poster, der er betalt, indsætte nye fremtidige poster, og opdatere saldoen på bankkontoen. Så har du et opdateret likviditetsbudget.
pct. hurtigere er betalingerne, når Billys kunder tilbyder Mobilepay-betaling til sine kunder
Der er masser af skabeloner til det på nettet, og vi har også lavet en skabelon målrettet til selvstændige og små virksomheder, som du kan downloade her.
Det sværeste er indtægterne: Hvornår kan du sende fakturaer? Hvor meget kan du fakturere? Og hvornår betaler kunderne? På alle tre punkter er mange for optimistiske, og her vil jeg anbefale at være lidt konservativ. De fleste fakturerer lidt mindre og lidt senere end forventet, og kunderne betaler lidt senere end ønsket. Sådan er (erhvervs)livet.
Her er et tip til at få pengene hurtigere i kassen: Tilbyd Mobilepay-betaling, som for Billys brugere har vist sig at gøre betalingerne 80 pct. hurtigere. Det gør det nemt for dine kunder at betale, når de ser regningen i en e-mail på mobilen.
Udgifterne er til gengæld nemmere at holde styr på: Hvornår betaler du husleje, telefon, internet, markedsføring, rengøring. Det er typisk på faste tidspunkter, men husk også at lægge beløb ind til enkeltudgifter til en ny computer eller mobil, eller f.eks. til events, du skal deltage i. Og husk lønnen til dig selv!
Og selvfølgelig inventar og andet udstyr, som du skal bruge til forretningen. Hvis du har lånt penge til materiel, skal afbetaling på lånet samt renterne selvfølgelig også med i likviditetsbudgettet.
Her bliver det meget tydeligt, at der er to forskellige regnskaber: Afbetaling på et lån er med i likviditetsbudgettet, men påvirker ikke overskuddet, mens afskrivninger på f.eks. maskiner går på bundlinjen, men påvirker ikke likviditetsbudgettet, hvis maskinen er betalt. Moms giver også en meget tydelig forskel.
Hvis du er håndværker eller har en (web)butik, er der poster til indkøb af varer, som du sælger videre til kunden. Det kan være svært at forudsige, men det følger omsætningen, så de to poster hænger sammen. Ofte er du nødt til at betale leverandøren, før du får pengene fra kunden, så derfor er det ekstra vigtigt at være klar til at kunne betale.
“Mange nystartede virksomheder kan komme igennem deres første leveår ved at fokusere mere på likviditetsbudgettet end på regnskabet
Bankerne er typisk til at tale med, hvis du har en stor ordre og skal købe ind for at levere. De er især til at tale med, hvis du har en god historik med at lave regnskaber og lever op til dine forudsigelser, både i likviditetsbudgettet og i det almindelige regnskab.
Du skal stadig styre likviditeten, få gode betalingsbetingelser hos leverandører, opkræve penge fra kunder, holde styr på momsen og altid have opdateret din bogføring.
Mange nystartede virksomheder kan komme igennem deres første leveår ved at fokusere mere på likviditetsbudgettet end på regnskabet. Hvis man altid kan betale sine regninger, uanset hvad der står på regnskabets bundlinje, så har man en levedygtig virksomhed.
