I den sidste klumme for 2021nævnte jeg vigtigheden af, at man som virksomhedsleder balancer mellem drift og udvikling. I mellemtiden er jeg blevet kærligt udfordret på, hvordan man som virksomhedsleder bedre kan ramme denne balance; “Der er kun 24 timer i døgnet og min dag er fyldt med driftsopgaver, som jeg ikke kan slippe”, lød det.
Baseret på min 10 års erfaring med dygtige ejerledere, dykker jeg her dybere ned i, hvorfor udvikling er så pokkers vigtigt og sætter spot på fire konkrete bespænd, som gør, at du drukner i drift i stedet.
Mange tænker at man som rådgiver primært arbejder med virksomheder, der har forretningsmæssige problemer. Men helt omvendt, så møder jeg og mine kolleger i branchen mest ejerledere, der rækker ud, fordi de ønsker at indfri ambitioner. Stifter, medejer og partner i konsulenthuset Indkom, der har specialiseret sig i at arbejde med forretningsudvikling i øjenhøjde. Indkom henvender sig til smv-segmentet, hvor der arbejdes med alt fra økonomi til strategi i mere end 500 danske virksomheder.
Men udvikling er også en nødvendighed. For når omverdenen er i konstant forandring, og når markedet hele tiden udvikler sig, så er det umuligt for virksomhedsledere, selv i relativt stabile brancher som byggeriet og mange af servicefagene, blot at læne sig tilbage og drifte år efter år.
I min erfaring går der i så fald ikke længe, før udfordringerne hober sig op. Eksempelvis kommer en ny stærk konkurrent på banen, der stjæler både kunder og medarbejder, eller en teknologisk nyskabelse ændrer fuldstændig kundernes ønsker og krav.
Problemet med udvikling er, at det, som alt andet i livet, tager tid. Tid, der skal prioriteres i en allerede travl hverdag. Jeg ser fire kerneårsager til at drift stjæler al fokus i mange ejerlederes hverdag:
“Jeg oplever, at en uklar jobforståelse hos ejerlederen ofte resulterer i, at man stille og roligt påtager sig flere og flere små driftsopgaver
1. Du mangler klart overblik over din egen rolle i organisationen
At skabe tid starter ved at have et overblik over, hvilke opgaver du i virkeligheden skal have i hverdagen. En del af denne opgave er at få klart defineret, hvad organisationen er afhængig af, at netop du håndterer på daglig basis.
Jeg oplever, at en uklar jobforståelse hos ejerlederen ofte resulterer i, at man stille og roligt påtager sig flere og flere små driftsopgaver, som enten burde ligge hos en anden, eller som slet ikke skaber værdi.
Løsningen er ret enkel; sæt dig ned og noter, hvad din rolle præcist er i dagligdagen. skriv din egen jobbeskrivelse. Dette er i høj grad en øvelse i spotte de opgaver, som du ikke skal bruge din tid på.
2. Du sidder med opgaver, som du burde uddelegere
I forlængelse af punkt 1 er det vigtigt at få afklaret, hvilke af dagligdagsopgaverne, du kunne og/eller burde uddelegere.
Vi ser ofte ejerledere, der sidder med en bunke af administrative opgaver, som kun bliver større og større. I de situationer har vi med stor succes hjulpet med eksempelvis at få ansat kvalificeret deltidshjælp til at håndtere disse opgaver. Mange gange ser vi, at omkostningen ved en ekstra medarbejder tjener sig selv ind, netop fordi den frigiver tid til opgaver, som har en mere direkte påvirkning på virksomhedens top- og bundlinje.
Vil du i gang med at frigive tid i din hverdag, så kan du finde inspiration og støtte i voresværktøj til prioritering af ressourcer.
3. Dine medarbejdere er ikke tilstrækkeligt selvkørende
Der i min optik ikke nok at kunne uddelegere. Målet er at oparbejde en organisation, hvor den enkelte har forståelse for ansvarsområde og ikke kun opgaver.
Der ligger en stor gevinst i at sikre at dine medarbejdere i højere grad forstår deres rolle i huset, så de ikke bliver låst af firkantede opgavebeskrivelser, men bedre er i stand til at byde ind og løse nye udfordringer på eget initiativ.
Det kunne være når medarbejderen fra logistik, samler op og afdækker, hvorfor der bliver ved med at være fejl i ordrebeskrivelserne, i stedet for blot at tilrette den enkelte fejlmeldte ordre. Eller når din pladsformand gør noget aktivt ved det generelle overforbrug af grej på byggepladsen, i stedet for blot at sende tingene tilbage.
Eksempel på ansvarsområde vs. Opgavebeskrivelse?
Det kræver omvendt en vis portion is i maven for mange ejerledere at lægge ansvar fra sig, men det er en stærk øvelse, der i det lange løb vil spare dig tid i driften.
4. Drift bliver en overspringshandling
Det er min oplevelse, at mange ejerledere føler, at de sidder alene med udfordrende udviklingsprojekter, hvilket kan være yderst demotiverende. Udviklingsarbejde er krævende, og selvom du ved, at den nye salgsstrategi er kritisk for at skabe vækst, kan det være svært at holde fokus. Opgaven bliver i stedet udskudt til “på mandag.”
Dermed bliver driftsopgaver en undskyldning for ikke at få taget fat på det arbejde, der skal give succesoplevelser på den lange bane.
En løsning på dette er at finde en stærk sparringspartner, som du kan dele både begejstring og kampe med. Det behøver ikke nødvendigvis være en egentlig forretningspartner eller rådgiver. Det kan lige så vel være en betroet medarbejder eller en anden person med kendskab til branchen og markedet, hvis input og støtte, du føler, kan være værdifuldt.
Som ejerleder kan man godt få det indtryk, at det er normalt – ja næsten påkrævet – at man altid har rygende travlt. Det bør dog ikke være tilfældet, i hvert fald ikke hvis travlheden alene skyldes driftsarbejde på bekostning af udvikling.
Virksomheder har det med at udvikle sig af sig selv. Men hvis det ikke er med dig ved roret, så ender det hurtigt med, at du mister kontakten til markedet, eller at der opstår unødige problemer i organisationen.
Derfor er min appel: lad os bryde med de dårlige vaner. Få styr på din egen rolle, uddeleger både opgaver og ansvar, og sørg så for at drift ikke bliver en overspringshandling.
10 års samarbejde med ejerledere i mindre danske virksomheder har vist mig, at når der først er skabt et frirum til udvikling, så følger gejsten også.
