Klumme: Bruger du elektronisk fakturering? – Her er en begynderguide

Slut med fysiske kuverter og vedhæftede pdf-filer. Spar tid, penge og styrk sikkerhedsniveauet med elektronisk fakturering, råder klummeskribent Lars Engbork. Han giver her en ABC til dig, for hvem e-fakturaer er nyt land

_DSC4676-lars.jpg
Lars Engbork, Administrerende Direktør, Visma e-conomic, der har udviklet en løsning til elektronisk fakturering. PR-foto
Pro selvstændig
Eksklusivt for kunder
19. apr 2021 KL.19:00

Selvom man anslår, at manglende digitalisering koster danske virksomheder milliarder, er elektronisk fakturering aldrig rigtigt slået an i det private erhvervsliv.

Når vi i Visma Economic tager temperaturen hos vores 150.000 kunder, der hver dag bruger vores regnskabsplatform, oplever vi bl.a., at den manglende lyst til at indføre elektronisk fakturering primært skyldes, at det er svært at ændre på vaner og adfærdsmønstre. Når man ikke skal fakturere elektronisk, så gør de fleste af os, det vi plejer. Samtidig har der ikke været stort fokus på at gøre teknologien lettilgængelig for de danske virksomheder, der hvor de skal bruge den.

Hvis du heller ikke har taget fat på elektronisk fakturering endnu, og måske føler dig lidt ny i klassen, har vi her lavet en Q&A om emnet:

Hvad er e-fakturering?

Pro selvstændig

E-faktura står for “elektronisk faktura”. En elektronisk faktura er en faktura, der bliver sendt eller modtaget i et standardiseret elektronisk format. Elektroniske fakturaer sendes og modtages via et ean-nummer, gln-nummer, p-nummer eller cvr-nummer. Der er altså ikke tale om en faktura sendt på mail med en vedhæftet pdf-fil. Elektroniske fakturaer sendes derimod i et standardiseret, struktureret og elektronisk format.

Det kræver mindre manuelt arbejde at modtage e-fakturaer end at modtage en faktura i en e-mail eller som brevpost. E-fakturaer lander direkte i dit regnskabsprogram, hvor de nemt kan behandles. E-fakturaer kan nemlig sendes i et format, som regnskabsprogrammet allerede kender og nemt kan håndtere.

Hvorfor skal du benytte dig af elektronisk fakturering?
  • Du sparer tid. Alle parter i samhandelen sparer tid, da afsendelsen og modtagelsen af fakturaen er nærmest simultan og foregår direkte inde i regnskabsprogrammet. Og du slipper for manuelt tastearbejde og scanning af fakturaer.
  • E-fakturering er en mere sikker løsning. Vores E-faktureringsløsning krypterer alle oplysninger, som aflæses af dit regnskabsprogram, og du sikrer dermed, at de ikke ender det forkerte sted eller opfanges af uvedkommende.
  • Du sparer penge. Ingen forsendelsesomkostninger eller brug af fordyrende skanningsløsninger.
Hvordan sender du en e-faktura?

Når man som bruger i Economic laver en faktura til afsendelse, slår regnskabssystemet automatisk modtageren op i det offentlige register, Nemhandel. Nemhandel kan på mange måder sammenlignes med en traditionel telefonbog; et register, hvor man kan slå et unikt nummer op. Hvis modtageren er registreret i Nemhandel, sendes fakturaen automatisk som en e-faktura. Afsender behøver således ikke have styr på, hvem af sine kunder der kan modtage elektroniske fakturaer, og hvem der ikke kan.

Når du skal sende en faktura til det offentlige, skal du altid sende fakturaen elektronisk

Hvordan modtager du en e-faktura?

Når man som bruger i Economic ønsker at modtage e-fakturaer, skal man tilmelde sig elektronisk modtagelse direkte i regnskabsprogrammet. Det gør du én gang, og så er virksomhedens cvr-nummer registreret i Nemhandel. Når du har tilmeldt din virksomhed, så er du klar til at modtage elektroniske fakturaer. Modtager du en faktura fra en anden Economic-kunde, eller en hvilken som helst kunde som har slået dig op i Nemhandel, vil du automatisk modtage en elektronisk faktura.

Hvordan sender du en e-faktura til en offentlig virksomhed?

Når du skal sende en faktura til det offentlige, skal du altid sende fakturaen elektronisk. Ellers bliver din faktura afvist. Fakturaer til det offentlige sendes ved hjælp af et ean-nummer. Ean-nummeret er din offentlige kundes elektroniske identitet. Nummeret kan oplyses af den enkelte myndighed, eller kan slås op i Nemhandelsregisteret.

Hvordan sender du en e-faktura til en privat virksomhed?

Er din kunde en privat virksomhed, der allerede er registreret i Nemhandelsregisteret, kan du også sende en elektronisk faktura til dem. Det er virksomheder, der handler med offentlige virksomheder ofte. For at en privat virksomhed kan modtage en elektronisk faktura, skal virksomheden registrere et id i Nemhandelsregisteret. Id’et kan være dit cvr-nummer eller et SE-nummer. Du har også mulighed for at tilkøbe et ean-nummer.

Hvad koster det at sende og modtage en e-faktura i Economic?

Det er gratis at sende og modtage e-fakturaer i Economic. Derudover har alle Economic-brugere en indbakke i regnskabsprogrammet, hvor de nemt kan modtage alle typer elektroniske fakturaer.

Vores mål er at være med til at indfri ambitionerne om at digitalisere samhandelen mellem danske virksomheder. Og vi håber selvfølgelig på, når vi giver vores 150.000 kunder mulighed for at sende og modtage elektroniske fakturaer gratis, at vi så er med til at flytte hele Danmark et stort skridt i den rigtige retning.

Tilknyttet artikel


Brug din tid på det vigtige: Sådan kommer du i gang med at digitalisere og automatisere dit økonomisystem

digitalisering-topbillede.png
Hvordan kommer jeg i gang med at digitalisere mit økonomisystem? Og hvordan kommer jeg i mål uden at gå død i et kæmpe projekt? Få svar på fem centrale spørgsmål i guiden herunder. Grafik: Katrine Vigilius
Pro selvstændig
Eksklusivt for kunder
02. feb 2021 KL.16:00

Hvad koster det? Skal jeg ansætte en tech-profil til at styre mit bogholderi? Og hvor lang tid tager det for min smv at sætte strøm til sin økonomistyring?

Børsen Pro Selvstændig giver her fem svar på fem centrale spørgsmål om digitalisering af økonomisystem, og hvordan du kan komme i gang: