Jens Klarskov sagde ja, da SMV digitaliserede bestyrelsesarbejdet

395170_16_9_large_184.jpg
Pro selvstændig
Eksklusivt for kunder
31. jan 2020 KL.13:05

Et gratis digitalt overblik, der samler alt papirarbejde i bestyrelsen, har vendt bestyrelsesmøderne i Meet Over Coffee fra bagudskuende til møder om fremtid og visioner.

Bestyrelse - Hvordan får man en tung erhvervsprofil til at sige ja til en bestyrelsespost i en mindre dansk virksomhed?


For stifter og og adm. direktør i Meet Over Coffee, Henrik Hahn-Nissen, var svaret, at gøre den praktiske del af bestyrelsesarbejdet digitalt. For det skulle være så let at være med i hans bestyrelse, at medlemmerne kunne samles om at diskutere fremtid uden at bruge en evighed på at finde relevante papirer og orientere sig i hengemte regnskaber og planer godt skjult i brune ringbind.

Sømløse processer
Henrik Hahn-Nissens mål var at lande den tidligere adm. direktør i Dansk Erhverv, Jens Klarskov, som formand for bestyrelsen i den 10 mand store virksomhed. Virksomheden har for nyligt åbnet kontor i flere lande, og havde derfor brug for at opruste på kompetencerne i bestyrelsen.

“Jeg har jo nok at se til. Så hvis jeg skal engagere mig i bestyrelsesarbejde, så skal jeg være sikker på, det ikke er alt for besværligt. Skrækscenariet er tykke brune ringbind med alle mulige papirer opdelt med faneblade efter årsrapporter, regnskaber og lignende. Bare tanken giver mig røde knopper. Så jeg spurgte Henrik, om det var sømløst at være i hans bestyrelse. Det kunne han ikke umiddelbart sige ja til,” siger Jens Klarskov, der i dag er bestyrelsesformand i Meet Over Coffee.

Holder direktør i ørerne

Meet Over Coffees bestyrelseformand Jens Klarskov beskriver sig selv som en digital stenaldermand. Så da den med egne ord lige så lidt digitale Henrik Hahn-Nissen fortalte om online-værktøjer, der kunne lette det tunge papirarbejde i bestyrelsen, var han umiddelbart skeptisk.

“Men det er faktisk et skarpt værktøj til at holde en direktør i ørerne i forhold til, om han nu har fulgt op på det aftalte. Det skaber en forenkling og giver ro i maven, at vi let kan tilgå budget, nøgletal og referater,” siger Jens Klarskov.

Henrik Hahn-Nissen kunne som lille virksomhed i udvikling ikke tiltrække en profil som Jens Klarskov med et højt honorar. Så han gik i gang med at researche på digitale værktøjer, der kunne sikre orden i penalhuset for den lille virksomheds bestyrelsesarbejde.

“Det skulle være nemt at bruge. Alt kan nu samles et sted, hvor vi har en fælles agenda og et arbejdsrum, der overholder alle regler om fortrolighed og GDPR. Vi kan jo ikke give hele og halve millioner til vores bestyrelsesmedlemmer, så vi skal tiltrække på andre parametre. Med det digitale værktøj gør vi arbejdet nemmere og mere overskueligt,” siger Henrik Hahn-Nissen.

Møder med udsyn


Udvalget af hjælpeværktøjer er stort. Mange koster lidt. Men selv om 5-10.000 kr. ikke er meget for et onlineværktøj, hvis det skaber mere værdi, så følte Henrik Hahn-Nissen sig ikke i stand til at vurdere, om de var pengene værd for ham.

Derfor faldt valget på en løsning med dansk support og en minimumsmodel, der ikke koster penge. Den erstatter både emails og Dropbox, der altid har den risiko, at det kan hackes eller, at man kommer til at overtræde persondataforordningen. Er der behov for det, kan man købe sig til ekstra som digital signatur, KPI-modul, aktiebog og mødestyring.

“For os har gevinsten været, at bestyrelsen kan møde mere velforberedt. Nu ser vi 80 pct. frem på møderne og kun 20 pct. tilbage. Jeg har valgt min bestyrelse for at udvikle sammen med dem og få råd om alt det, min popcorn-hjerne udvikler. Nu får jeg mere værdi ud af min bestyrelse,” siger Henrik Hahn-Nissen.