Her er spillereglerne, du skal kende for at sælge til det offentlige

395415_16_9_large_836.jpg
Pro selvstændig
Eksklusivt for kunder
09. feb 2020 KL. 9:03

Hvis du vil have succes på det offentlige marked, skal du kende spillereglerne grundigt og have styr din præsentation til forskellige målgrupper. To eksperter giver gode råd.

Udbud - Mange mindre virksomheder handler med det offentlige i dag i et eller andet omfang, men skal det fylde mere i ordrebogen er grundigt forarbejde nødvendigt. Modsat salg til private virksomheder, er et opkald til direktøren måske ikke den rette vej at gå i en kommune, der er en stor og kompleks organisation.


Der er andre spilleregler at lære. Omvendt er adgangen til information større via referater fra udvalgsmøder og stor gennemsigtighed i forhold til ansvarsområder og budgetter.

Og så kan den direkte dialog åbne døre. Det har vi talt om med Morten Jung, markedschef i Dansk Erhverv og projektleder Brian Jakobsen fra Copenhagen Business Hub, der underviser virksomheder i offentlig handel under programmet ”Sund vækst”.

1. Skab dialog


Første skridt til at sælge til det offentlige er at gøre opmærksom på sig selv.

De mindre virksomheder kan blive bedre til at byde ind. Simpelthen gribe knoglen og fortæl hvad I kan, så kommunerne hører om de nye løsninger.



To tredjedele af det offentlige indkøb foregår udenfor udbud
, så lav grundig research om kommunens behov og find den rette kontakt at indlede dialogen med.

”De mindre virksomheder kan blive bedre til at byde ind. Simpelthen gribe knoglen og fortæl hvad I kan, så kommunerne hører om de nye løsninger. Offentlige indkøb er en svær størrelse, og mange virksomheder synes også, det er svært at finde rundt i junglen. Men start dialogen tidligt i forhold til udbud og vær vågen, når der kommer et udbud på netop dit område,” siger Morten Jung, markedschef i Dansk Erhverv.

2. Træn dit pitch

For at holde sig på forkant med hvad der sker i kommunen og ramme den rigtige timing, er det vigtigt med overvågning og tæt kontakt.

”Søg dialog og indflydelse tidligt. For især i udbud er de store virksomheder gode til at påvirke udbudsmaterialet. Men uanset ordrestørrelsen er dialog vigtigt. Så hold øje med de rette mennesker, hvilke konferencer de deltager i. Og hold øje med hvornår udbuddene kommer,” siger Brian Jakobsen, projektleder i Sund Vækst under Copenhagen Business Hub.

Det er vigtigt at lære spillet at kende i en kommune, der ofte er en kæmpe maskine. Du skal nemlig tale til mange forskellige mennesker i organisationen, og dit pitch skal skæres nøjagtig til modtageren, uanset om det er frontpersonen ude ved borgeren, den økonomiske ansvarlige, fagchefen eller direktøren.

”Du kan ikke bare stille dit produkt ved dørkanten. Derfor er det afgørende at træne sig i kommunikation til forskellige mennesker. Der skal følge en implementeringsplan med, så der er hjælp at hente til dit produkt. Ellers risikerer du at blive opsagt efter tre måneder,” siger Brian Jakobsen.

3. Kig på megatrends

Pris, vilkår og driftssikkerhed er afgørende for et salg. Men hold øje med de store dagsordener som grøn omstilling, for pludselig kommer andre faktorer i spil, som måske bringer din virksomheds løsninger helt til tops eller i den modsatte retning.

”Grøn omstilling er et oplagt eksempel på en dagsorden, der ændrer på tingene, også i forhold til offentligt indkøb. Her skal det offentlige købe ind, så vi sammen reducerer CO2-udledningen, hvilket ingen kan være imod. Det giver virkelig mulighed for at flytte nogle ting som samfund. Det skal virksomhederne være skarpe på i deres tilgang,” siger Morten Jung.

4. På date med kommunen

Trends kan også være øget offentlig fokus på ældreområdet, hvor en reform pludselig sender penge ud i kommunerne til helt særlige formål, der måske fører til meget målrettede indkøb.

”FN’s verdensmål kommer helt sikkert til at flytte på noget indkøb, og der kan komme andre trends, som man skal holde øje med indenfor eksempelvis sundhed og motion,” siger Brian Jakobsen.

Hvis en kommune spiller op til dans, så husk at pudse danseskoene. Sådan kunne opfordringen lyde, for mange kommuner vil gerne høste erfaringer og lære om nye bud på en problemstilling.

Og selv om det mest er en opfordring til de offentlige aktører om at blive endnu bedre til at invitere, kan de mindre virksomheder selv skubbe på og byde sig til.

”Dansk Erhverv har tidligere sammen med en række IT-virksomheder lavet speeddating med Frederiksberg Kommune i forhold til optimering af deres drift. Dermed får man skabt kontakt og kommunen bliver afmystificeret. Det burde være meget mere udbredt, hvor man præsenterer et kommunalt problem. Så skal virksomhederne byde op til dans,” siger Morten Jung.

5. Husk forskelligheden


Kommuner er langt fra ens, og selv om de samarbejder på et utal af områder – også i forhold til indkøb – kan succes med en løsning i en kommune ikke nødvendigvis skaleres til en række kommuner. Det kan frustrere en virksomhed, at vejen ikke er banet til andre kommuner, der måske selv vil have dokumentation for effekten.

Succes smitter ikke nødvendigvis af, men det gør fiasko ofte ude i kommunerne.


”Uanset hvad, er det afgørende at holde en god dialog hele vejen. Succes smitter ikke nødvendigvis af, men det gør fiasko ofte ude i kommunerne,” forklarer Brian Jakobsen og nævner pilotprojekter som en oplagt mulighed for at høste erfaringer og fastholde dialogen.

”Indkøb er en vigtig del af værdikæden i vores samfund. Der sidder virkelig mange dygtige indkøbere derude. Men vi skal sætte endnu mere fokus på kompetencerne for, at det bliver federe at være offentlig indkøber. Du kan jo være med til at ændre den grønne dagsorden,” siger Morten Jung.

6. Find succesformlen


Forskellen på salg af løsninger til det private erhvervsliv og til det offentlige kan ofte koges ned til det menneskelige aspekt. Kommunerne løser store komplekse opgaver, hvor det kan handle om liv eller død ude ved brugeren.

Derfor køber man også ind på, at et produkt altid skal virke og være en realistisk løsning for både borgere og ansatte. Der er ikke plads til afprøvning. Det skal virke fra starten.

”Vinderne er dem, der er stabile og tillidsfulde samarbejdspartnere for den offentlige aktør. Det handler om at bygge langvarige relationer og være der, når det brænder på. Så man skal tænke hele processen igennem, for det hjælper ikke noget at tabe det hele på gulvet, når du har brugt måske et helt år på et salg,” siger Brian Jakobsen.

7. Vej med innovation


Kommuner er i høj grad driftsorganisationer med skoledrift, ældrepleje og børneinstitutioner. Derfor er fokus rettet mod at leve op til en masse servicekrav og – forventninger, hvilket betyder, at virksomhederne kan finde det svært at komme ind med innovative løsninger, som de tænker kan optimere kommunens drift på et bestemt område.

”Det glemmer mange mindre virksomheder, når de kommer med noget nyt, som bare ikke lige passer ind i kommunens tankegang. Derfor skal du bruge tid på at forstå de processer, som du gerne vil optimere med din løsning. Man finder masser af information i det offentlige. Start med din egen kommune, hvor adgangen er lettest, fordi de ofte gerne vil kontakten med lokale virksomheder,” siger Brian Jakobsen.

Han understreger at salg til det offentlige kræver grundig research og dialog med mange forskellige aktører i organisationen. For det hjælper ikke noget at overbevise økonomichefen, hvis sosu-hjælperen kan påpege åbenlyse mangler ved løsningen. Alle skal overbevises.

Læs mere: Få Life-Partners ærlige fortælling om at sælge til det offentlige "Ind på det offentlige marked: "Du skal gøre en forskel i kommunens drift", "Sælg til det offentlige: Jagt de 280 mia. kr. under radaren" om de mange indkøb, der aldrig kommer i udbud og "Eftersyn af offentligt indkøb for 300 mia. kr. skal bringe flere små virksomheder i spil" om revideringen af den nuværende udbudslov.