Normalt søger vi overblik og kontrol over virksomhedens processer. Jeg vil her slå et slag for, at det med fordel kan suppleres af lidt “ukontrol” – særligt når vi taler om styring og prioritering af virksomhedens mange projekter: udviklingsprojekter, optimeringsprojekter, innovationsprojekter osv.
Alt for mange virksomheder har gang i for mange ting, der ikke i længden skaber værdi. Men hvordan får man det overblik, der gør, at man kan prioritere rigtigt? En “porteføljedag” ca. en gang om måneden virker. Opskrift følger.
Vi er som regel gode til i de enkelte projekter at slippe kontrollen lidt og være kreative i udviklingsfasen – for derefter hurtigst muligt at få det hele puttet ind i Excel-ark og projektplaner. Alt for ofte oplever jeg, at det derimod halter med overblikket og prioritering af den samlede projektportefølje – og hermed muligheden for at fokusere på de “gode” projekter – og få bremset de “dårlige”.
Porteføljestyring bliver tit gjort for kompliceret og tung. Begrebet pseudosikkerhed spøger i form krav om dataregistrering, koordinering, status rapportering og kontrol.
Læg dertil, at visioner og strategier ofte i sig selv er tvetydige og vagt formulerede. Tom Gilb, en af den agile teknologiledelses gudfædre, siger direkte, at de fleste virksomheder roligt kan offentliggøre strategien, fordi der alligevel ikke er nogen, der forstår den. Lidt spøgefuldt, men ikke uden bid.
Porteføljestyring er i bund og grund enkelt. Det drejer det sig om at kunne sove om natten med en forvisning om, at de rigtige mennesker arbejder på de rigtige ting. Og det drejer sig om at kunne fange og agere, når noget uforudset sker.
Et tiltag, som jeg har oplevet fungere godt, er en “porteføljedag”. Fra teknologiorganisationer med alt fra omkring 100 til langt over 1000 personer fordelt på omkring ti overordnede teams. Alle væsentlige interessenter er inviteret til at deltage, lytte med og stille spørgsmål. Måske 30-50 personer samlet i ca. en halv dag. Det kan lyde næsten banalt, hvis du ikke før er stødt på det.
“Porteføljedagen rummer det indbyggede paradoks, at den kan være svær at forklare. Den skal ganske enkelt opleves
Du inviterer hvert team til at forberede en 10-15 minutters præsentation. Hvordan ser de deres overordnede mål? Hvordan bidrager de til at nå dem? Hvordan ser det ud med leverancer, roadmap, afhængigheder, budget, kapacitet, risici, udfordringer, etc. De omkring ti teams er din ’portefølje’. Alle får en mikrofon og præsenterer efterfulgt af korte spørgsmål fra andre deltagere.
Før præsentationerne opridses forretningssituationen, og hvilke mål I sigter efter. De, som præsenterer, har inden ’klappet af’ med alle andre. Præsentationerne er delt så tidligt som muligt på forhånd. Jeg kalder det ’bring no surprises’ (#nosurprises). Efter præsentationerne er der tid til at netværke. Tid til at få afstemt og behandlet de ting, der er dukket op.
Porteføljedagen bliver til krumtappen i jeres samarbejds- og mødestruktur. Hvor I måske nu har mange og spredte samtaler om mål, midler og retning, så bliver alt nu samlet på et sted. Byg andre nødvendige samarbejder op omkring den. Præsentationerne er et samlet her og nu-billede. Utryghed kan sjældent fjernes med rapporter og kontroller. Men overblik og ro reducerer behovet.
Alle får et overblik og en fornemmelse for, hvad der rør sig; En god klangbund for at finde de ’svage signaler’ – princippet om #nosurprises sikrer en skarp kontrast og et godt grundlag for at træffe beslutninger.
Det er de tidlige interventioner og effektivt udførte beslutninger, der på sigt skaber værdi.
Udført rigtigt opnår du: Flere og flere forstår eget bidrag til den fælles retning bedre. Flere og flere forstår bedre, hvordan de kan støtte andre i at lykkes. Det samarbejdende netværk bliver styrket. I bliver bedre og bedre til at fange de svage signaler, så ting kan håndteres i tide. Den bedre indsigt sikrer bedre beslutninger.
Hvor kommer idéen fra? Den bygger på personlige erfaringer gennem mere end 20 år. Hvis du kender til Safe og PI-planning, så mener jeg, at dette er den oversete hemmelighed for, hvorfor PI-planning fungerer.
Dagen bygger på idéer og principper fra kompleks facilitering og kommer med dynamik til at navigere i usikkerhed. Styrk netværket i og omkring virksomheden. Fang, lyt og agér når nødvendigt på de mange vigtige, men ofte svage, signaler som kommer fra mennesker i netværket.
Porteføljedagen rummer det indbyggede paradoks, at den kan være svær at forklare. Den skal ganske enkelt opleves. Den giver handlefrihed gennem en løsere kobling, men en stærkere fælles retningssans, essensen i moderne agil teknologi ledelse: fælles retning, stærkt samarbejde, plads til at handle, frihed til at præstere.
