I møder til halsen – benspænd til bedre mødekultur

Skrevet i samarbejde med Jacob Ørting, Novo Nordisk

Lad os starte med en historie fra en leders hverdag. En kollega fortæller, at hans søn dagen før havde stillet ham et spørgsmål:"Far, hvad laver du på dit arbejde"? Kollegaen svarede sin søn:"Jeg går til møder hele dagen". I det svar kan der muligvis spores en frustration over mængden og kvaliteten af de mange møder, han deltager i.

Findes der, i arbejdslivet, noget mere energidræbende end et dårligt møde? Og findes der omvendt noget så engagerende som et godt møde? I denne artikel får du helt konkrete idéer til, hvordan du kan skabe flere gode møder og styrke mødekulturen i din virksomhed. Idéer, som kommer fra den virkelige verden. Artiklen er skrevet i samarbejde med Jacob Ørting fra People & Organisation enheden i Novo Nordisk. Han har erfaring som afdelingsleder fra Novo Nordisk og en baggrund som officer i Hæren.Jacob har som leder stået i både mudder og møder til halsen.

Nødvendigheden af møder

Gennem de senere år har Jacob og jeg sammen trænet erfarne ledere i Novo Nordisk. Ofte har vi med deltagerne diskuteret møder og mødeledelse. Et emne som hurtigt kan lede samtalen hen på historier om dårlige møder, fravær af mødeledelse og usunde mødekulturer. Når snakken falder på antallet af møder i dagligdagen, forsvinder blodet fra folks ansigter og blikket bliver fjernt. Mange føler sig ikke som ledere, men mere som "professionelle mødedeltagere", som ikke har tid til at udføre deres kerneopgave. Dette fænomen kender vi fra andre store virksomheder på tværs af brancher og sektorer.

Møder er nødvendige for at skabe fremdrift og koordinerede handlinger i enhver organisation. Møder kan og bør være værdiskabende, inspirerende, sjove og ikke mindst effektive. Vi kender alle følelsen af at gå ud fra et virkelig godt møde. Det kan være helt berusende. Det kan på alle måder styrke forretningen og sikre den afgørende fremdrift, når et møde går godt. Hvis møderne er gode, får man løst mange af sine opgaver på møderne, og styrker derved også sin personlige effektivitet og trivsel.

Intentionen med denne artikel er at give nogle konkrete idéer til at styrke mødekulturen i din organisation, hvis du oplever, at der er rum for forbedring. (Hvis du ikke oplever det, så vil vi meget gerne høre om, hvad det er I gør hos jer).

Eksperimenter viste vejen

Idéerne i artiklen bygger især på nogle markante og modige eksperimenter og benspænd, som Jacob har udført som leder i Novo Nordisk. Eksperimenterne førte til interessante reaktioner, men påvirkede møderne positivt. Vi har på træningsforløb anvendt Jacobs eksempler til at opfordre lederne til at finde deres egne eksperimenter, og udfordre dem selv, kollegerne og hele mødekulturen. Mange melder tilbage om gode resultater. Hvis du kan nikke genkendende til nogle af nedenstående eksempler, så kan det være at du også skal i gang med at eksperimentere og udfordre jeres mødekultur.

Det er dumt at hænge med hovedet, når du står i møder til halsen

Nogle af de mindre gode dage for Jacob som leder i Novo Nordisk, kunne bestå af for mange af denne type af møder, som du måske selv har oplevet for mange af:

• Møder, som lå klods op af hinanden uden mulighed for et toiletbesøg, et stykke frugt eller blot en kort refleksion. (back-to-back møder)
• Møder der sjældent startede og sluttede på det aftalte tidspunkt, så han allerede var for sent på den til det næste. (det er en særlig udfordring for en tidligere officer fra Hæren, hvor korrekt stilletid er noget man går op i)
• Møder uden formål, dagsorden eller forventet udbytte.
• Møder, hvor en specialist eller projektleder skulle have været til mødet i stedet for Jacob som leder. (Nogle gange oplevede Jacob endda at hans tilstedeværelse blev et forsinkende led)
• Møder der var indkaldt fast hver tirsdag fra 12.00 – 16.00 i kalenderen to år frem i tid
• Heldagsmøder med for mange uvæsentlige punkter.
• Møder uden tydelig mødeledelse og/eller mandat til at træffe de endelige beslutninger.

Jacob beskriver det malende:"Efter en dag fyldt med den slags møder, kommer man hjem til en fyldt mailboks, og en notesbog med mange gøremål. Det er ikke holdbart i længden, da det resulterede i at jeg arbejdede hver aften for at komme i kontrol.En af de sene aftner, i færd med at acceptere endnu et møde, tog jeg en beslutning om at gøre noget ved det, og begyndte at spænde ben for mig selv og andre".

Hvis du vil nørde mere, inden du læser om hvilke eksperimenter og benspænd Jacob prøvede af, så har du her nogle spørgsmål, som kan sætte dine egne oplevelser af møder i perspektiv.

1. Hvor meget af din tid anvender du på møder?
2. Hvor stor en procentdel af dine møder fungerer godt og skaber værdi?
3. Hvor stor en procentdel af dine møder oplever du helt eller delvist som det rene tidsspilde?
4. Hvilke møder kunne du især tænke dig at forbedre?
5. Hvad er dine styrker som mødeleder, og hvor kan du forbedre dig?
6. Modtager eller giver du nogensinde feedback på din eller andres mødeledelse?
7. Evaluerer I jeres møder?
8. Hvad er godt og skidt ved jeres mødekultur?
9. Har du det mod, der skal til, for at udfordre en mødeleder eller en mødekultur?

Prøv eventuelt at stille dine kolleger spørgsmålene også.

Jacobs konkrete møde-eksperimenter

Her beskriver Jacob med egne ord nogle af de helt konkrete ting, han gjorde for at udfordre mødekulturen og som du kan gå ud og gøre i morgen:

• "Som leder kortede jeg konsekvent faste gentagende møder ned i tid og frekvens.
• Jeg accepterede ikke møder, der ikke havde et formål, en agenda og et klart udbytte (det gjorde mig ikke speciel populær i starten).
• Jeg kunne finde på at gå ind til et møde og sige "Kære X. Jeg ved, at du har booket mig til en time, men jeg har desværre kun 30 min. Er der mulighed for at vi kan skubbe de beslutninger jeg er en del af frem? Så kan du og min medarbejder/resten af de inviterede fortsætte mødet uden min deltagelse" (Her skal man passe på, da man naturligvis skal udvise den fornødne respekt overfor den person der har indkaldt til en times møde).
• Jeg indkaldte KUN til møder, som var skemasat til enten 25 eller 45 min for at give mig selv og andre tid til at reflektere mellem møderne. (Jeg har endnu ikke fundet indstillingen i Outlook der gør det automatisk, så det skal desværre gøres manuelt hver gang)".

Efter at Jacob havde mødt en del undren, irritation og rullen med øjnene, begyndte resultaterne at indfinde sig.Andre tog idéerne til sig. Stille og roligt begyndte mødekulturen at ændre sig til det bedre.

En anden leder i Novo Nordisk fortæller, at han med samme type eksperimenter fik frigjort en hel dag om ugen, som han kan anvende til andre ting i sit ledelsesarbejde. Han tog et meget kritisk kig på hvilke møder der var "nice" i forhold til "need" og skar konsekvent ned på hans stakeholder management møder for at frigøre tid.

Hvad kan DU gøre, for at I ikke står i møder til halsen?

Mange har en holdning til mødekulturen i deres virksomhed. Ikke alle har modet til at skubbe til vanerne. Vi hører historier om møder, hvor der er faste pladser. Tør du sætte dig på en andens plads?

Udfordring af mødekulturen og skabelse af bedre møder kræver nogle gange så banale forandringer, at det kan virke pinligt at foreslå eller nævne."Hvad er formålet med dette møde"? "Hvem er mødeleder?"; "Hvad skal vi stå med, når dette møde er slut?"; "Kunne vi skære ugemødet ned til den halve tid?".

Jacob gjorde de ting, som han mente var effektfulde i hans område. Hvad kunne være interessante, udfordrende eller energigivende eksperimenter på nogle af de møder, som du deltager I eller er mødeleder på?

Vel mødt!