Offentlighedens nysgerrighed og interesse har de seneste årtier været stigende, og der er et krav om øget gennemsigtighed, som bestyrelsen i mange virksomheder har været nødt til at forholde sig til.
Det er derfor de færreste virksomheder forundt i dag at kunne leve stille, men godt. I hvert fald de virksomheder, der har en størrelse, ejerskab eller anden form for betydning for samfundet. Hvad enten de er privat eller offentligt ejede.
Som øverste ledelse i et selskab, en organisation eller en forening vil der være tidspunkter, hvor bestyrelsen er nødt til at tage en kommunikerende rolle, ligesom der vil være tidspunkter, hvor det er vigtigt, at bestyrelsen omvendt ikke blander sig i den eksterne kommunikation, fordi det kan skabe tvivl om arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen – og dermed bestyrelsens opbakning til ledelsen.
Men hvor synlig skal bestyrelsen være i offentligheden, hvornår skal bestyrelsesformanden træde frem, og hvor går grænsen mellem bestyrelsens og ledelsens kommunikationsansvar og rutiner?
Det er spørgsmål, som bestyrelsen og ledelsen skal være afklarede om for at sikre, at virksomhedens interesser bliver tjent bedst muligt, og der ikke opstår tvivl eller forvirring om ledelsens og bestyrelsens kompetencer og roller.
Svarene på de spørgsmål er ikke mejslet i sten, og fortolkningen af, hvordan det skal praktiseres, kan variere fra virksomhed til virksomhed og fra bestyrelsesformand til bestyrelsesformand.
Med de seneste års øgede interesse for og fokus på bestyrelser og bestyrelsesarbejde kan man få det indtryk, at bestyrelser skal være meget mere synlige, men i virkeligheden behøver dette ikke at være det bedste for virksomheden.
Der vil som oftest være en særlig baggrund, når en bestyrelse påtager sig en kommunikerende rolle over for offentligheden. Det kan være, hvis virksomheden eksempelvis befinder sig i en alvorlig økonomisk krise, og der spekuleres i om virksomhedens retning er den rigtige, og om den daglige ledelse er sin opgave voksen.
Her kan det være bestyrelsesformandens opgave at forklare situationen og fortælle, hvad man gør ved den. I forlængelse heraf kan bestyrelsen beslutte, om situationens alvor kræver, at der kommunikeres en tillidserklæring til eksempelvis den valgte retning og/eller direktionens evne til at håndtere udfordringerne. Tillidserklæringen kan bidrage til at skabe ro, men kan også være gift for virksomheden, hvis timingen er dårlig eller det gøres forkert.
Der findes ikke en fasttømret regel for dette, da det helt afhænger af den konkrete situation, og selv blandt erfarne bestyrelsesformænd og eksperter kan meningerne være delte om, hvad der er det rigtige at gøre. Nogle vil argumentere for, at en bestyrelse, der har en tilbagetrukket rolle, vil have desto større gennemslagskraft, hvis offentligheden ved, at den kun træder frem, når det gælder. Mens den meget synlige og meget kommunikerende bestyrelse risikerer at udvande sin gennemslagskraft, hvis der skabes en opfattelse af, at bestyrelsen kan kommentere på alt.
Det vigtigste er, at den er bevidst om, at det har en konsekvens for omverdens syn på virksomheden, når den står frem, da det signalerer, at der sker noget for virksomheden, der ligger ud over den daglige drift og den allerede besluttede retning for virksomheden.
De to pejlemærker, man kan sigte efter, er, at virksomhedens daglige drift og strategi kommunikeres af ledelsen, mens ejerskabsforhold, sammensætning af direktionen og ansættelse (og afskedigelse) af den administrerende direktør – samt den helt overordnede strategi er et bestyrelsesanliggende at varetage og dermed også at kommunikere.
Figur 1. Hvornår kan/skal en bestyrelse løfte en kommunikationsopgave?
Det er derfor de færreste virksomheder forundt i dag at kunne leve stille, men godt. I hvert fald de virksomheder, der har en størrelse, ejerskab eller anden form for betydning for samfundet. Hvad enten de er privat eller offentligt ejede.
Som øverste ledelse i et selskab, en organisation eller en forening vil der være tidspunkter, hvor bestyrelsen er nødt til at tage en kommunikerende rolle, ligesom der vil være tidspunkter, hvor det er vigtigt, at bestyrelsen omvendt ikke blander sig i den eksterne kommunikation, fordi det kan skabe tvivl om arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen – og dermed bestyrelsens opbakning til ledelsen.
Men hvor synlig skal bestyrelsen være i offentligheden, hvornår skal bestyrelsesformanden træde frem, og hvor går grænsen mellem bestyrelsens og ledelsens kommunikationsansvar og rutiner?
Det er spørgsmål, som bestyrelsen og ledelsen skal være afklarede om for at sikre, at virksomhedens interesser bliver tjent bedst muligt, og der ikke opstår tvivl eller forvirring om ledelsens og bestyrelsens kompetencer og roller.
Bestyrelsen skal definere sin kommunikationsrolle
En bestyrelses opgave er naturligvis først og fremmest er at forestå den overordnede ledelse og sikre ansættelsen af en kvalificeret daglig ledelse. Men hvad er bestyrelsens ansvar og rolle, når det kommer til kommunikation? Skal virksomhedens bestyrelse overhovedet være synlig, og hvis den skal, hvor går så snitfladerne i forhold til den administrerende direktør og direktionen i øvrigt?Svarene på de spørgsmål er ikke mejslet i sten, og fortolkningen af, hvordan det skal praktiseres, kan variere fra virksomhed til virksomhed og fra bestyrelsesformand til bestyrelsesformand.
"Det er de færreste virksomheder forundt i dag at leve stille, men godt. I hvert fald de virksomheder, der har en størrelse, ejerskab eller anden form for betydning for samfundet"
Med de seneste års øgede interesse for og fokus på bestyrelser og bestyrelsesarbejde kan man få det indtryk, at bestyrelser skal være meget mere synlige, men i virkeligheden behøver dette ikke at være det bedste for virksomheden.
Der vil som oftest være en særlig baggrund, når en bestyrelse påtager sig en kommunikerende rolle over for offentligheden. Det kan være, hvis virksomheden eksempelvis befinder sig i en alvorlig økonomisk krise, og der spekuleres i om virksomhedens retning er den rigtige, og om den daglige ledelse er sin opgave voksen.
Her kan det være bestyrelsesformandens opgave at forklare situationen og fortælle, hvad man gør ved den. I forlængelse heraf kan bestyrelsen beslutte, om situationens alvor kræver, at der kommunikeres en tillidserklæring til eksempelvis den valgte retning og/eller direktionens evne til at håndtere udfordringerne. Tillidserklæringen kan bidrage til at skabe ro, men kan også være gift for virksomheden, hvis timingen er dårlig eller det gøres forkert.
Der findes ikke en fasttømret regel for dette, da det helt afhænger af den konkrete situation, og selv blandt erfarne bestyrelsesformænd og eksperter kan meningerne være delte om, hvad der er det rigtige at gøre. Nogle vil argumentere for, at en bestyrelse, der har en tilbagetrukket rolle, vil have desto større gennemslagskraft, hvis offentligheden ved, at den kun træder frem, når det gælder. Mens den meget synlige og meget kommunikerende bestyrelse risikerer at udvande sin gennemslagskraft, hvis der skabes en opfattelse af, at bestyrelsen kan kommentere på alt.
Det vigtigste er, at den er bevidst om, at det har en konsekvens for omverdens syn på virksomheden, når den står frem, da det signalerer, at der sker noget for virksomheden, der ligger ud over den daglige drift og den allerede besluttede retning for virksomheden.
De to pejlemærker, man kan sigte efter, er, at virksomhedens daglige drift og strategi kommunikeres af ledelsen, mens ejerskabsforhold, sammensætning af direktionen og ansættelse (og afskedigelse) af den administrerende direktør – samt den helt overordnede strategi er et bestyrelsesanliggende at varetage og dermed også at kommunikere.
Figur 1. Hvornår kan/skal en bestyrelse løfte en kommunikationsopgave?
Rollefordelingen
Der findes i dansk erhvervsliv eksempler for fordeling af kommunikationsansvar mellem direktion og bestyrelse, der dækker hele spektret. Der er bestyrelser, der påtager sig en stor del af en virksomheds kommunikationsopgaver, og bestyrelser, der næsten er usynlige i virksomhedens kommunikation. Begge ender af spektret har deres berettigelse. Det vigtigste er, at der en klar fordeling og klare retningslinjer mellem bestyrelse og direktion, der eksekveres kontinuerligt over tid. Det handler med andre ord om at træffe et valg om en politik og holde sig til den.
