Oplysninger om halvdelen af det samlede kommunale indkøb ligger i dag i et centralt system, der analyserer dem hver nat. Cloud-modellen sikrer, at alle kunder får glæde af det, når systemet bliver klogere.
Systemet, SAS Indkøbsanalyse, indhenter og analyserer alle elektroniske fakturaer fra de 38 kunder. 35 af dem er kommuner, men for nylig er også Region Sjælland kommet med.
Udfordringen ligger i at læse fakturalinjerne. Der er nemlig ingen standard for, hvad der skal stå på en varelinje. Så på én faktura kan der stå "Latexhandsker, Hospicare (M) m. pudder", mens der på en anden står "Nitril Maxiflex Str. 10."
I begge tilfælde dækker det over indkøb af beskyttelseshandsker.
Softwarehuset SAS Institute har udviklet løsningen, der analyserer varelinjerne og kategoriserer dem i forhold til den internationale standard UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).
Systemet kan tage fejl. Men det er udviklet til at lære af sine fejl.
"Hvis man finder en forkert kategorisering i en faktura fra én kommune, bliver det rettet i systemet. Herefter får alle kommunerne glæde af, at det nu kan kategorisere den korrekt," forklarer divisionsdirektør for forretningsudvikling Thomas Schultz fra SAS Institute.
Det er en af fordelene ved cloud-modellen.
Han fortæller, at softwarehuset havde gået lidt som katten om den varme grød med hensyn til cloud. Man havde været på udkig efter en løsning, der ville være egnet til SaaS (Software as a Service). Den dukkede op, da indkøbschef Per Tolstrup fra Viborg Kommune henvendte sig med ideen om at analysere alle kommunens digitale fakturaer.
"Vi kunne se, at det var oplagt at tilbyde som SaaS. Det giver fordelen ved, at alle får gevinst, når systemet bliver klogere. Samtidig kan vi tilbyde løsningen langt billigere, end hvis vi skulle udvikle og skræddersy den til hver enkelt kommune," siger Thomas Schultz.
Kunderelationer udfordres
Han fortæller, at SAS Institute i Danmark aldrig tidligere har solgt så mange standardløsninger til en enkelt branche på så kort tid. Det giver udfordringer for organisationen.
"Vi er vant til at have et tæt forhold til vores kunder. Normalt sidder vi fysisk ude hos dem i længere tid og udvikler løsninger. Vi har lært, at med cloud skal vi være ekstra opmærksomme på, hvordan vi kan opbygge en tæt relation til kunderne, når vi ikke sidder ude hos dem. Vi kan ikke længere se på deres ansigter, når de bruger systemet, så vi ved ikke, hvad de er glade for eller utilfredse med," bemærker han.
For at kompensere for det har SAS Institute opbygget et udviklingsforum, hvor fem af kunderne er repræsenteret. Der bliver også afholdt brugergruppekonferencer og årsmøder.
"Vi har gjort det til en del af produktet, som man ikke kan vælge fra, at kunden får en af vores indkøbskonsulenter ud i fem dage. Det er for at sikre, at de får mest muligt ud af systemet," siger han.
Prisen for systemet består dels af et grundbeløb på 250.000 kr., dels en variabel udgift beregnet ud fra kommunens indkøbsbudget og dermed det antal fakturaer, systemet skal behandle. For en mellemstor kommune vil udgiften for en treårig driftsaftale typisk være ca. 300.000 kr. om året.
Ifølge SAS Institute er tilbagebetalingstiden i gennemsnit under et halvt år.
Tjekker priser med aftaler
Udgangspunktet for løsningen var at give kommunerne overblik over, hvad de bruger deres indkøbsbudget på. Men der er flere funktioner på vej.
"Kommunerne har en række prisaftaler med leverandørerne. Men det er ikke altid, at prisen på fakturaen svarer til den aftalte pris. Det bruger nogle kommuner megen tid på at tjekke. Her tilbyder vi, at hvis de leverer os deres varekatalog, kan vi sammenholde priserne. Så kan systemet komme med en undringsliste over, hvad der ligner afvigelser fra det aftalte," fortæller Thomas Schultz.
Den funktion ventes klar i løbet af et par måneder. På længere sigt kigger SAS Institute også på muligheden for at kontere fakturaer automatisk.
"For øjeblikket har den enkelte kunde kun adgang til sine egne data. Men hvis der bliver interesse for det, vil det være muligt at sammenligne data på tværs. Så kan man for eksempel benchmarke sin kommune i forhold til andre. Man kan måske også sammenligne priser. Men det kræver, at det er lovligt, og at kunderne ønsker det," siger han.
Den form for samarbejde på tværs er også en konsekvens af, at systemet udbydes som SaaS (Software as a Service) og ikke som et lokalt system hos hver enkelt kommune.
Hardwaren bag systemet består af syv servere med 44 processorer og 108 GB RAM, der behandler fem terabyte data. Systemet opbevarer to års rullende data for hver kunde.
Systemet, SAS Indkøbsanalyse, indhenter og analyserer alle elektroniske fakturaer fra de 38 kunder. 35 af dem er kommuner, men for nylig er også Region Sjælland kommet med.
Udfordringen ligger i at læse fakturalinjerne. Der er nemlig ingen standard for, hvad der skal stå på en varelinje. Så på én faktura kan der stå "Latexhandsker, Hospicare (M) m. pudder", mens der på en anden står "Nitril Maxiflex Str. 10."
I begge tilfælde dækker det over indkøb af beskyttelseshandsker.
Softwarehuset SAS Institute har udviklet løsningen, der analyserer varelinjerne og kategoriserer dem i forhold til den internationale standard UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).
Systemet kan tage fejl. Men det er udviklet til at lære af sine fejl.
"Hvis man finder en forkert kategorisering i en faktura fra én kommune, bliver det rettet i systemet. Herefter får alle kommunerne glæde af, at det nu kan kategorisere den korrekt," forklarer divisionsdirektør for forretningsudvikling Thomas Schultz fra SAS Institute.
Det er en af fordelene ved cloud-modellen.
Han fortæller, at softwarehuset havde gået lidt som katten om den varme grød med hensyn til cloud. Man havde været på udkig efter en løsning, der ville være egnet til SaaS (Software as a Service). Den dukkede op, da indkøbschef Per Tolstrup fra Viborg Kommune henvendte sig med ideen om at analysere alle kommunens digitale fakturaer.
"Vi kunne se, at det var oplagt at tilbyde som SaaS. Det giver fordelen ved, at alle får gevinst, når systemet bliver klogere. Samtidig kan vi tilbyde løsningen langt billigere, end hvis vi skulle udvikle og skræddersy den til hver enkelt kommune," siger Thomas Schultz.
Kunderelationer udfordres
Han fortæller, at SAS Institute i Danmark aldrig tidligere har solgt så mange standardløsninger til en enkelt branche på så kort tid. Det giver udfordringer for organisationen.
"Vi er vant til at have et tæt forhold til vores kunder. Normalt sidder vi fysisk ude hos dem i længere tid og udvikler løsninger. Vi har lært, at med cloud skal vi være ekstra opmærksomme på, hvordan vi kan opbygge en tæt relation til kunderne, når vi ikke sidder ude hos dem. Vi kan ikke længere se på deres ansigter, når de bruger systemet, så vi ved ikke, hvad de er glade for eller utilfredse med," bemærker han.
For at kompensere for det har SAS Institute opbygget et udviklingsforum, hvor fem af kunderne er repræsenteret. Der bliver også afholdt brugergruppekonferencer og årsmøder.
"Vi har gjort det til en del af produktet, som man ikke kan vælge fra, at kunden får en af vores indkøbskonsulenter ud i fem dage. Det er for at sikre, at de får mest muligt ud af systemet," siger han.
Prisen for systemet består dels af et grundbeløb på 250.000 kr., dels en variabel udgift beregnet ud fra kommunens indkøbsbudget og dermed det antal fakturaer, systemet skal behandle. For en mellemstor kommune vil udgiften for en treårig driftsaftale typisk være ca. 300.000 kr. om året.
Ifølge SAS Institute er tilbagebetalingstiden i gennemsnit under et halvt år.
Tjekker priser med aftaler
Udgangspunktet for løsningen var at give kommunerne overblik over, hvad de bruger deres indkøbsbudget på. Men der er flere funktioner på vej.
"Kommunerne har en række prisaftaler med leverandørerne. Men det er ikke altid, at prisen på fakturaen svarer til den aftalte pris. Det bruger nogle kommuner megen tid på at tjekke. Her tilbyder vi, at hvis de leverer os deres varekatalog, kan vi sammenholde priserne. Så kan systemet komme med en undringsliste over, hvad der ligner afvigelser fra det aftalte," fortæller Thomas Schultz.
Den funktion ventes klar i løbet af et par måneder. På længere sigt kigger SAS Institute også på muligheden for at kontere fakturaer automatisk.
"For øjeblikket har den enkelte kunde kun adgang til sine egne data. Men hvis der bliver interesse for det, vil det være muligt at sammenligne data på tværs. Så kan man for eksempel benchmarke sin kommune i forhold til andre. Man kan måske også sammenligne priser. Men det kræver, at det er lovligt, og at kunderne ønsker det," siger han.
Den form for samarbejde på tværs er også en konsekvens af, at systemet udbydes som SaaS (Software as a Service) og ikke som et lokalt system hos hver enkelt kommune.
Hardwaren bag systemet består af syv servere med 44 processorer og 108 GB RAM, der behandler fem terabyte data. Systemet opbevarer to års rullende data for hver kunde.
