STRATEGI | Af Jackieline Panduro Gyrup
Der er en bevægelse i gang, hvor virksomheder eksperimenterer med nye måder at arbejde på for at øge mental trivsel og arbejdsglæde. Mød advokatvirksomheden Molt Wengel, der giver sine medarbejdere fri hver fredag kl. 12, og et team i Ørsted, som har sat sig for at effektivisere den måde, teamet arbejder på.
I 2020 indførte advokathuset Molt Wengel, at medarbejderne holder weekend fredag kl. 12. Det skete som led i, at virksomheden siden 2018 havde arbejdet på at reducere spild. Spildtid, som bl.a. opstår, når man springer ind og ud af opgaver, holder unødvendigt lange møder eller møder, der slet og ret er unødvendige. Stille og roligt blev en masse spild skåret væk, og medarbejderne blev mere produktive, fortæller adm. direktør i Molt Wengel Anne Katrine Schjønning.
”Vi kunne skabe mere værdi i den tid, vi havde til rådighed. Derfor stod vi over for et valg: Vi kunne hæve vores budgetter og presse citronen, eller vi kunne sørge for, at det spild, vi havde skåret væk, ikke løb ud i sandet. Derfor valgte vi at indkapsle den sparede tid og bruge den på at holde weekend fredag kl. 12. Til samme løn.”
I Molt Wengel er mental trivsel i højsædet og ambitionen klar: De vil være en arbejdsplads, hvor medarbejderne får energi af at være på arbejde. Og så vil de levere ydelser til deres kunder i en kvalitet, der er så høj, at medarbejderne er nødt til at være skarpe, proaktive og kreative i den tid, de arbejder med kundernes sager.
”Vores kunder skal kunne mærke, at vi er der for dem, og at vi brænder for det, vi laver. Det kræver ud over et højt fagligt niveau og skarpe metoder, at medarbejderne har det godt. Vi er derfor meget bevidste om at få skabt balance mellem præstation i arbejde og pause. Pausen og luften skal være der, for at præstationen kan være i top. Vi passer på, at det ikke flyder sammen. Det er det, der gør, at vi arbejder effektfuldt i den tid, vi har til rådighed.”
For at kunne arbejde koncentreret og fokuseret er møder som udgangspunkt bandlyst i formiddagstimerne. Møder kan som udgangspunkt vare enten 20 eller 45 minutter, og der skal altid være en mødeleder og en agenda for mødet. Hver fredag formiddag er der indført ”Fælles Pomodoro”, hvor hele virksomheden arbejder synkront efter pomodoro-teknikken på kontoret og over Teams. Men effektivisering og at kunne udføre opgaver så hurtigt som muligt har aldrig været målet i sig selv.
”Målet er at levere rådgivning i højeste kvalitet for at gøre en mærkbar forskel i byggebranchen. Derfor arbejder vi konstant på at udvikle os. Her er mental trivsel en forudsætning, for hvis vi skal være innovative og levere på højeste niveau, skal vi have medarbejdere i balance. Derfor vil vi skabe en arbejdsplads, hvor man får energi af at være på arbejde.”
En global bevægelse
Molt Wengel er langtfra den eneste virksomhed, der arbejder målrettet på at indrette arbejdslivet anderledes, så der er en bedre balance mellem arbejde og fritid. Dette kommer også til udtryk ved, at flere virksomheder vælger at indføre firedages arbejdsuge. Ifølge ekspert i personlig og kollektiv effektivitet Dorthe Rindbo er der en global bevægelse i gang, som især har taget fart efter corona.
”Corona har vist os, at vi er i stand til at arbejde på helt nye måder på ret kort tid. Kigger vi på statistikker inden for stress, så er det tydeligt, at måden, vi arbejder på, ikke fungerer. Det er ud af det, at bevægelsen med bl.a. firedages arbejdsuge er opstået.”
Eksempelvis arbejder 86 pct. af den arbejdende befolkning i Island på nedsat tid eller har fået indarbejdet en form for fleksibilitet i deres kontrakter. I Storbritannien har flere virksomheder valgt at deltage i et forsøg, hvor de over en periode på seks måneder skærer medarbejdernes arbejdsuge ned fra fem til fire dage. Og Spanien søsatte sidste år et treårigt pilotprojekt, hvor landets virksomheder fik mulighed for at tilbyde deres medarbejdere en kortere arbejdsuge på 32 timer til samme løn.
Får du stress ved tanken om at skulle arbejde fire dage i stedet for fem? For skal du pludselig til at nå det samme arbejde på fire dage, som du før havde fem dage til? Ifølge Dorthe Rindbo er det den største misforståelse. For firedages arbejdsuge handler om at gentænke hele den måde, vi arbejder på.
”Det er vigtigt at forstå, at man ikke bare fjerner en arbejdsdag og så arbejder som hidtil. Det handler derimod om at arbejde meget mere koncentreret og fokuseret i den tid, der er til rådighed. Derfor er den ekstra fridag, man får, en nødvendighed,” siger Dorthe Rindbo og tilføjer, at når man skal arbejde så koncentreret, som man skal på en firedages arbejdsuge, så er der brug for tre dages hvile. Derved kommer der også en bedre balance mellem arbejde og fritid.
”Pludselig er der en ekstra dag til huslige gøremål osv. Vi bliver mindre pressede og stressede, og det gør, at arbejdsglæde og trivsel stiger. Med en firedages arbejdsuge bliver der i højere grad taget højde for det hele menneske, og det er en af grundene til, at det er så effektivt.”
Jo mere den enkelte medarbejder har overblik og overskud, jo mere effektiv vil medarbejderen også være. Hvis du først lider af mental søvnmangel, vil du også være længere tid om at træffe beslutninger og udføre opgaver.”
Jesper Mølbæk Stentoft, manager i Ørsted
Effektive principper
Er man ikke klar til at skulle gå ned i arbejdstid, er der også meget at hente ved at lade sig inspirere af principperne bag firedages arbejdsuge. Det har et team i Ørsted gjort.
”Jeg kunne se, at mine medarbejdere var ved at blive væltet af tætpakkede kalendere med møder, mange mails og bolde i luften. Derfor var der nødt til at ske noget, hvis ikke medarbejderne skulle blive alt for pressede. Og i min rolle som leder havde jeg samme behov,” siger manager i Ørsted Jesper Mølbæk Stentoft, hvis team faciliterer workshops i forbindelse med vedligehold af kraftværker.
I september 2021 begyndte afdelingen i et forløb med fokus på at øge overblik og overskud og reducere spildtid. Forløbet består af såkaldte eksperimenter, som kører over nogle uger for efterfølgende at blive evalueret. Det første eksperiment, afdelingen afprøvede, var at lave to do-lister i stedet for at arbejde ud fra deres mailboks. Derudover skulle medarbejderne kun tjekke mails to gange om dagen.
”Det er normalen for mange, at de arbejder ud fra, hvad der lander i indbakken. Med eksperimentet skulle vi prioritere de opgaver, der kom ind, og sætte dem på en to do-liste. Både for at komme så tæt på tom indbakke som muligt og for at undgå, at det er mails, der dikterer, hvad vi bruger arbejdsdagen på.”
I en periode har teamet også kørt med nul telefoner i møder. Derfor blev telefoner sat på lydløs og lagt i en kuffert, inden møder gik i gang. Det blev også legitimt at afvise møder, hvis agendaen for mødet var mangelfuldt beskrevet eller af dårlig kvalitet. Jesper Mølbæk Stentoft fortæller, at det efterfølgende er op til medarbejderne at vurdere, hvordan de vil bruge det.
”Min forhåbning er, at medarbejderne kan se effekten af det, og at de benytter sig af principperne fremadrettet. Det handler også om at give det en chance. Det tager jo tid at bryde gamle vaner. Mit ønske er, at det kommer til at sidde som adfærd i folk,” siger han og fortsætter:
”Jo mere den enkelte medarbejder har overblik og overskud, jo mere effektiv vil medarbejderen også være. Hvis du først lider af mental søvnmangel, vil du også være længere tid om at træffe beslutninger og udføre opgaver.”
Dorthe Rindbos tre råd til, hvordan du bliver mere effektiv
1. Lav en to do-liste for den enkelte arbejdsdag. Det skal ikke være en lang liste over opgaver, som du plukker tilfældigt fra. Der er mange, der laver en ugeliste, men hvis du virkelig skal være effektiv, så skal du lave en liste for hver dag.
”Det er en helt lavpraktisk ting, som hjælper med at skærpe dit fokus. Det vil sige, at du skal lave en mandagsliste og en tirsdagsliste og så fremdeles, hvor du deler opgaverne op.”
2. Luk din mailindbakke, og begynd ikke dagen med at tjekke din mail.
”Udfordringen ved at begynde dagen på den måde er, at det bliver indbakken, der dikterer, hvad du bruger din arbejdsdag på. Derfor vil mit råd være, at du kun tjekker din mail to til tre gange dagligt – og helst ikke fra morgenstunden.
3. Få skabt tid til fordybelse. Det vil sige nul mails og nul afbrydelser i én til to timer om dagen. Det kan eksempelvis være ud fra pomodoro-teknikken, hvor du sætter dit ur til 25 minutter. I de 25 minutter skal du arbejde koncentreret. Når de 25 minutter er gået, kan du holde en pause på fem minutter.
”De 25 minutter passer godt med, hvor lang tid hjernen kan arbejde fuldt koncentreret, før den har brug for en pause. Teknikken gør det nemmere at fastholde fokus og undgå overspringshandlinger, da man ved, at man efter 25 minutters fokuseret arbejde bliver belønnet med en pause.”
Vil du opkvalificere dine kompetencer? Se vores uddannelser her