Væk med papirkvitteringer: Sådan bliver du digital

Bliv klar til digital udlægshåndtering i tre trin.

Endnu en tidsrøver. Sådan oplever mange virksomheder de manuelle arbejdsgange, der følger med en medarbejders udlæg. En løsning er at automatisere administrationen af hele processen, når medarbejderne køber ind på firmaet vegne, fx ved at anvende et rejseafregningssystem eller en løsning til digitalisering af kvitteringerne.

Men hvis du vil være sikker på en succesfuld digital omstilling af virksomhedens bilagshåndtering, er det en god idé at forberede organisationen først. For selvom medarbejderne godt kan se fordelene i at frigøre tid til at fokusere på deres kerneopgaver, er det trods alt en forandring i arbejdsgangene, hvor en klar plan altid betaler sig.

Vi har bedt Key Account Manager i Eurocard, Kirsten Mikkelsen, om at give sine bedste tips til en succesfuld omstilling til digital håndtering af medarbejdernes udlæg:

Få en klar indkøbspolitik
”Først og fremmest er det vigtigt at lave en virksomhedspolitik for, hvordan medarbejderne handler, og hvad de må købe på virksomhedens vegne. Det kan være en aftale om, at man bruger et bestemt erhvervsrejsebureau, eller at alle indkøb under fx 2.000 kroner skal betales med firmakortet,” siger Kirsten Mikkelsen.

Ved at orientere grundigt og gøre det enkelt for alle medarbejdere, sikrer man sig nemlig både, at købene foretages hos samarbejdspartnere, og man undgår tvivl om, hvorvidt et køb ligger inden for de interne regler. En tydelig indkøbspolitik er således gavnlig for både virksomheden og medarbejderen.

Saml alle køb på ét kort
For at opnå maksimale fordele ved en digital udlægshåndtering bør medarbejderen samle alle sine arbejdsrelaterede køb på ét kreditkort. Altså rutinemæssigt hive sit firmakreditkort frem og undgå udlæg med kontanter eller andre kort.

”Ved at anvende firmakort til alle køb, kan virksomheden nemt digitalisere købene ved at få fakturaen leveret elektronisk til firmaets systemer. Dermed spares der tid til registrering af købene i systemerne og risikoen for fejl minimeres. Hvis kreditkort udbyderen også understøtter levering af digitale kvitteringer, så vil også denne del kunne automatiseres gennem anvendelsen af kreditkort.”

Overvej hvor meget tid du vil spare
Hvor meget tid vil du frigøre, og hvor meget vil du investere? De spørgsmål skal virksomheden finde svar på for at finde ud af om den bør investere i et afregningssystem, og i givet fald hvor avanceret det skal være.

Hvis virksomheden blot har få medarbejdere med udlæg, kan manuelle rutiner eller en simpel løsning være tilstrækkeligt. Hvis virksomheden derimod har mange medarbejdere med stor rejseaktivitet hver måned, vil en investering i et afregningssystem ofte være en god måde at spare tid og penge på.

En af fordelene ved et mere avanceret afregningssystem kan være muligheden for at få de digitale kvitteringer leveret direkte fra kreditkort leverandøren ind i virksomhedens kontoplan.

”Det er Rolls Royce-modellen, som virkelig kan gøre en forskel hos mange virksomheder. Men for andre, der anvender et excel-ark, kan det være nok at få matchet transaktion og bilag digitalt, for så er de alligevel kommet langt i forhold til udgangspunktet,” siger Kirsten Mikkelsen.

Du kan læse mere om, hvordan du kan få Smarte kvitteringer lige her.

Annoncen er produceret den 09.05.2019 af Børsen Creative i samarbejde med Eurocard