Frigør dine medarbejdere fra unødvendigt bøvl med udlæg

Ekstra administrative opgaver er billigt til salg hos de fleste medarbejdere. En undersøgelse viser, at 80 pct. af medarbejderne i nordiske virksomheder så vidt muligt ønsker at slippe for at håndtere den manuelle administration af kvitteringerne i forbindelse med udlæg. Men kun få virksomheder udnytter de teknologiske muligheder for en fuldautomatisk proces.

Stakken af papirkvitteringer på skrivebordet, der skal registreres, kan vokse sig stor og lægge et unødvendigt pres på medarbejderen. Samtidig er administrationen af udlæg ofte i vejen for medarbejdere på farten, der har deres fokus et helt andet sted, nemlig på kunden eller forretningspartneren.

En undersøgelse foretaget af Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm for Eurocard viser, at 80 pct. af medarbejderne i nordiske virksomheder foretrækker så automatiseret en proces som muligt, når de skal håndteres deres udlæg.

Med kreditkort, smartphones, apps og avancerede rejseafregningssystemer er alle mulighederne da også til stede for at automatisere de manuelle arbejdsgange i forbindelse med medarbejderes kvitteringer og befri dem for en tung administrativ byrde.

Ifølge samme undersøgelse er der dog stadig et stykke vej, før virksomhederne udnytter de nye muligheder til fulde. For selv om virksomhederne er godt på vej med firmakort til medarbejderne og digitale rejseafregningssystemer, mangler flertallet af virksomheder stadig at udstyre deres medarbejdere med den app på deres firmasmartphone, der vil kunne fjerne den sidste store sten på vejen til en fuldt automatiseret proces i udlægshåndteringen af rejsebilagene.

Blot 27 pct. af virksomhederne angav, at deres medarbejdere har den mulighed.

Kvit kvitteringer på papir
Appen giver medarbejderen mulighed for at modtage digitale kvitteringer, som vil lette den administrative byrde markant. Med Smart Receipts digitaliseres kvitteringen nemlig allerede i købsøjeblikket og leveres elektronisk direkte ind i virksomhedens rejseafregningssystem – enkelt for både medarbejderen og administrationen i virksomheden.

Kirsten Mikkelsen, der er Key Account Manager hos Eurocard, mener, det er ærgerligt, når virksomhederne ikke tager skridtet fuldt ud og implementerer den digitale løsning, når nu en automatiseret proces er et udtrykt ønske hos mange medarbejdere.

”Håndtering af kvitteringer kan nemt komme til at virke som en uoverkommelig opgave for medarbejderne, hvis den skal gøres manuelt. Uden den digitale løsning kan opgaven ikke løses straks, og så hober kvitteringerne sig op. Når de så endelig får det gjort en søndag aften, kan der ligge en bunke af papirbilag mandag morgen til virksomhedens bogholder, som egentlig havde planlagt andre opgaver. Det skaber et pres på begge medarbejdere og er ikke optimalt for nogen af dem – eller for virksomheden,” siger Kirsten Mikkelsen.

Bruger digitale løsninger privat
Hun peger på, at når man automatisk har fået den digitale kvittering og transaktionen ind i sin app, skal den bare konteres, og det bliver pludselig en meget overkommelig opgave. Efterspørgslen fra medarbejdere på en digital proces, der klarer kvitteringerne, er efter Kirsten Mikkelsens mening et udtryk for, at mange allerede kender til digitale kvitteringer og opbevaring af dem i en app fra deres private køb. Det er derfor helt naturligt, at det også introduceres i deres erhverv:

”Du kan sige, det er en slags digital wellness, for medarbejderne oplever det som en lettelse i arbejdsdagen, hvor de kan bruge tiden på noget mere produktivt i relation til det, de er ansat til.”

Gør spildtid til arbejdstid
Undersøgelsen fra Kungliga Tekniska Högskolan viser således, at der i stor skala går værdifuld tid tabt med manuel udlægshåndtering i virksomhederne. Tid, der kunne være gået til udvikling af forretningen i stedet for at registrere, kontere og godkende papirkvitteringer. Faktisk kan effektiv digital administration af udlæg spare virksomheden for adskillige minutter per kvitteringer, hvilket hurtigt løber op i mange mandetimer.

En gennemsnitlig virksomhed i undersøgelsen med knap 4000 medarbejdere kan spare 600 arbejdsdage årligt, hvis den bringer administrationstiden ned til 8 minutter, som svarer til den tid, de hurtigste virksomheder i undersøgelsen bruger per bilag.

Det handler kort og godt om effektivitet, og dertil kommer, at en automatiseret håndtering af kvitteringerne minimerer de menneskelige fejl som en forkert registrering eller kontering, der også tager tid at finde og rette.
”Gennem en digitalisering af processen får man et pålideligt system, jævnt flow og høj hastighed, og man undgår den ekstra belastning af kortholder, godkender og den administrative medarbejder,” siger Kirsten Mikkelsen.

Undersøg, hvordan jeres virksomhed kan få automatiseret håndtering af kvitteringerne

Annoncen er produceret den 28.05.2019 af Børsen Creative i samarbejde med Eurocard