Det manuelle kan være “røvhamrende kedeligt”. Alligevel tøver smv'er med automatiseringen

I årtier har vi hørt om den digitale udviklings mange muligheder, og blandt virksomhederne er billedet da også soleklart: Blandt andet konkluderes det i en McKinsey-rapport, at virksomhederne, som er i top 25 pct., hvad angår digital modenhed, opnår op til 35 procent hurtigere omsætningsvækst og op til 10 pct. større fortjenstmargen end gennemsnittet.  

Alligevel hænger nogle virksomheder fortsat i bremsen. Blandt de danske virksomheder med 20-49 medarbejdere var forventningen til årets it-investeringer – ifølge en analyse fra Dansk Industri – en gennemsnitlig tilbagegang på 2,2 pct.  

Samtidig viser europæiske tal, at kun 41 pct. af SMV’erne benytter sig af et ERP-system, der samler virksomhedens processer og data digitalt.  

Det kan blive dyrt, siger Mie Krog, der er strategisk rådgiver ved konsulenthuset UKON, og som har mange års professionel bestyrelseserfaring med digitale transformationer af virksomheder. 

“Det er simpelthen afgørende hele vejen igennem. Kravene til data er blevet enorme – dels fra et regulatorisk perspektiv, men også fra et forretningsmæssigt perspektiv,” siger Mie Krog. 

“Det er noget, vi har haft fokus på i bestyrelseslokalet de sidste 10-15 år: Få nu styr på data. Det har dannet grundlag for stående diskussioner. Man kan jo løbe ind i alle mulige udfordringer, som at man skal have bygget en helt ny digital platform for at kunne løse opgaven, men at opgaven bliver løst, er under alle omstændigheder helt centralt.” 

Spørger man Jan Hallerup, der er direktør i HallerupNet, som tilbyder digitale alt-i-én-løsninger til virksomheder, der sælger timer, afgiver tilbud og arbejder med større aftaler, er betydningen af samkørte data og automatiserede, digitale processer da også vanskelig at overvurdere. 

“Det er jo det overblik, der giver dig mulighed som leder for at være helt tæt på virksomhedens økonomi i det daglige, reagere på forandringer i tide og sikre, at I bliver ved med at være konkurrencedygtige,” siger Jan Hallerup. 

Mie Krog stemmer i. 

"Det handler om at kunne se de større sammenhænge, se mønstrene, tendenserne og potentialerne. Det er der, hvor mulighederne opstår, og hvor problemerne defineres. Og det kræver et stærkt digitalt overblik, hvis man skal tilegne sig evnen til at forstå og analysere data på den bedst mulige måde. Der er stadig noget at lære for mange," siger hun. 

“Røvhamrende kedeligt” 

Jan Hallerup, der tidligere har arbejdet som statsautoriseret revisor, mener, at der hersker en særlig teknologisk træghed i netop revisionsbranchen.  

Han syntes selv, at det manuelle bogholderi var “røvhamrende kedeligt” og grundlagde derfor HallerupNet med ønsket om at udbrede en automatiseret løsning til virksomheder med behov for at samle økonomi og øvrige arbejdsgange. 

Siden udviklede virksomheden den automatiserede alt-i-én-løsning e-Regnskab, der samler bogholderi, bankintegration, fakturaflow, aftalemoduler, tidsregistrering, tilbudsgivning og løn i ét system, så virksomhedens data kan anvendes på tværs af forskellige funktioner og understøtte mere effektive arbejdsprocesser. Ifølge Jan Hallerup kommer omkring 90 pct. af salget gennem anbefalinger fra andre kunder.

Det giver virksomhederne et overblik over deres økonomi, som førhen i høj grad lå hos revisorerne.  

"Teknologi giver virksomhederne magten tilbage over deres økonomi, og rådgivere som revisorer skal lave det, de er bedst til – rådgivning. Vi ved godt, at bogføring og administration generelt ikke er virksomhedernes bedste ven, men det er netop derfor, man skal automatisere processerne,” siger Jan Hallerup, der peger på en analyse fra KPMG, offentliggjort på et Nemhandel-møde i Erhvervsstyrelsen. Ifølge analysen brugte virksomhederne 49 mia. på administration i 2024.

Hvor meget, der vil kunne spares på automatiserede løsninger, afhænger helt af den enkelte virksomhed, understreger Jan Hallerup, men i mange tilfælde vil det være over 50 pct., anslår han.

HallerupNet har bl.a. samarbejdet med en virksomhed, som over en årrække har femdoblet deres omsætning, men som  i samme periode – vha. automatiseringer – er gået fra tre til to ansatte i administrationen.

“Det er et paradoks, at teknologien eksisterer, men at mange virksomheder ikke kræver deres andel af besparelsen. Mindre administrationsomkostninger gør dig nu engang bare mere konkurrencedygtig," siger Jan Hallerup.

Hos entreprenørvirksomheden Skou Gruppen har investeringen i netop e-Regnskab bragt mængden af administrationstimer betragteligt ned. Det fortæller virksomhedens økonomidirektør, Marc Kim Laursen. 

"Grundlæggende betyder automatiseringen, at vi kan bruge mere tid på det, der egentlig giver vores virksomhed værdi – controlling og analysering af tallene, så vi kan fokusere på, hvor vi bevæger os hen som virksomhed, og hvordan vi skal handle derefter. Det har givet os et væsentligt bedre overblik,” siger Marc Kim Laursen. 

For Skou Gruppen var det samtidig afgørende, at den automatiserede løsning var intuitiv for alle virksomhedens medarbejdere – noget, der ikke altid var tilfældet med virksomhedens tidligere løsning, hvor de manuelle arbejdsgange og “de utroligt mange klik med musen” desuden var en tilbagevendende kilde til frustration, fortæller Marc Kim Laursen.  

Ikke mindst byggelederne har taget godt imod den nye, automatiserede løsning, fortsætter han. 

“Det giver en enorm værdi i forhold til det samlede overblik over projektøkonomien, at byggelederen finder de digitale værktøjer intuitive og let overskuelige. De har fået en meget bedre føling med tingene og en mere præcis detaljegrad, end de havde tidligere,” siger Marc Kim Laursen, som også selv har mærket en positiv forskel i sit daglige arbejde: 

"Det har gjort, at jeg har kunnet dykke længere ned i de forskellige dashboards, vi bygger op i systemet og dermed få en langt bedre indsigt i de enkelte forretningsområder og sager. Det gør det nemmere at se, hvor vi tjener pengene, og hvor vi skal have vores fokus fremadrettet."

Spørger man Mie Krog, er de rette digitale løsninger – som giver det nødvendige sammenhængende datagrundlag – til syvende og sidst altafgørende for en ledelses mulighed for at følge virksomhedens økonomi tæt. Og det har kæmpestor betydning, understreger hun.

“Det betyder utroligt meget. Nu har jeg eksempelvis selv arbejdet inden for retail, og der var det et spørgsmål om, at vi på timebasis skulle kunne tracke performance for hele tiden at kunne agere dynamisk og agilt i forhold til markedet. Det er helt, helt afgørende," siger Mie Krog. 

Mellem risici og muligheder 

Når man som virksomhed skal gennemgå en digital transformation, er det en central ledelsesopgave at sikre balancen mellem potentialer på den ene side og risici på den anden, påpeger Mie Krog. 

“Det har jo været en praksis, man har skullet træne i mange år efterhånden, men som man ikke desto mindre skal fortsætte med at træne, og som man også kommer til at skulle træne endnu mere i fremtiden,” siger Mie Krog og fortsætter: 

“Når du sidder i ledelsen med risikomatricer, så er datasikkerhed, og alt hvad der har med det at gøre, jo er et risikomoment, man bliver nødt til at være opmærksom på. Det næste, vi skal være opmærksomme på, er, hvordan virksomheden håndterer AI-bølgen, og om organisationen og ledelsen følger med udviklingen i det rette tempo. Man må hele tiden spørge sig selv, om man er i gang med at opbygge en løsning til fremtiden, og om man griber de teknologiske muligheder, der er, i tilstrækkelig grad.” 

Marc Kim Laursen fra Skou Gruppen kender til gevinsten ved at tage et spring frem på det digitale område.  

Men han kender også til risiciene.  

“At implementere et nyt ERP-system vil altid være noget, du er lidt usikker på, når du sidder i en økonomiafdeling. Du rokker jo virkelig ved noget grundlæggende, og man kommer ikke udenom, at man må bygge dele af flyet af, mens man flyver det,” siger Marc Kim Laursen, der tilføjer, at virksomheden havde stor gavn af konsulenthjælp fra HallerupNet i den indledende implementeringsfase, og at de desuden nød godt af arbejdet fra en intern fokusgruppe med en række medarbejdere på tværs af organisationen, som blev sammensat et halvt år inden, e-Regnskab skulle tages i brug: 

“Det arbejde, de medarbejdere fik lavet der, var virkelig godt givet ud. Det handler om at skabe tryghed og involvere medarbejderne, når man gennemgår en større teknologisk forandring som den her. Det er bare supervigtigt.” 

For Jan Hallerup er den konstante teknologiske forandring ikke et valg. Den er et must. 

“Jeg tror, at tilbageholdenheden hos virksomhederne bl.a. skyldes en kombination af mangelfuld rådgivning fra virksomhedens rådgivere og erhvervsorganisationer og et begrænset politisk fokus på emnet,” siger Jan Hallerup og fortsætter: 

“Men uanset hvad forklaringen er, så vil virksomhederne, der ikke kommer med på udviklingen, miste konkurrenceevnen i et udbredt digitalt samfund over de kommende år. Sådan er det bare. Virksomhedsejerne har allerede hørt det budskab så mange gange før, men jeg oplever stadig, at mange ikke tager det helt alvorligt nok,” siger han.

Få styr på økonomien og brug mindre tid på administration – se, hvordan HallerupNet kan hjælpe din virksomhed her.

Annoncen er produceret af Børsen Brands i samarbejde med HallerupNet