App lader dig afstemme firmaudgifterne i realtid

Med en digital løsning på udlægshåndtering får virksomheder fuld kontrol over firmaets kreditkort. Ved straks at matche et køb og en transaktion i appen er det nemt for medarbejderen at opdage eventuelle fejl. Og økonomichefen får et godt overblik over udgifterne, når appen kombineres med et afregningssystem.

Forretningsrejsen i Kina eller Rusland er gået som planlagt. Men der venter en kedelig opgave, nemlig håndteringen af de rejsebilag, du har samlet undervejs. De kinesiske tegn eller kyrilliske bogstaver dækker over udlæg til hotel, taxa og repræsentation, men du er på herrens mark i forhold til at tyde dem på dine papirkvitteringer.

Minimerer risiko for fejl
En ny digital løsning – Smarte Kvitteringer - for håndtering af rejsebilagene kan hjælpe medarbejderen og virksomheden med at få hurtigt overblik og fuld kontrol over udgifterne. Ved at anvende Eurocards app kan medarbejderen se transaktionen på kreditkortet i samme øjeblik, købet foretages, og det gør det nemt at matche med kvitteringen, fortæller Jacob Storgaard, Key Account Manager hos Eurocard.

”Det er en stor fordel, at man får håndteret sine rejsebilag med det samme, både i forhold til, at man bruger mindre tid på det, når det sker digitalt, og i de tilfælde man ikke kender bogstaverne og sproget så godt, at man kan rette en eventuel fejl. Hvis et kreditkort fejlagtigt er blevet opkrævet to gange, er det ærgerligt, at man først opdager det, når man kommer hjem,” siger Jacob Storgaard.

Han fremhæver, at 60 pct. af transaktionerne på kreditkort kommer fra udlandet, så det er en betydelig mængde kvitteringer, der kan håndteres på en smartere måde ved at gøre processen digital gennem appen. Derudover giver den digitale løsning også bedre mulighed for at få overblik over virksomhedens udgifter i forskellige kategorier, når man kombinerer appen med et afregningssystem.

Stor besparelse og godt overblik
Toyota Material Handling i Sverige er en af de virksomheder, der har digitaliseret sin udlægshåndtering og integreret løsningen med det eksisterende økonomisystem. Med hundredvis af sælgere og teknikere, der hver dag er ude og repræsentere Toyota, har virksomheden bunker af kvitteringer at holde rede på.

Kvitteringer, der hidtil skulle matches, registreres og konteres manuelt. På selskabets hovedkontor i Solnavurderer regnskabschef Maria Gråd, at de administrative omkostninger ved bilagshåndtering er faldet med 40-50 pct., efter Eurocards løsning er blevet implementeret, fordi administration er blevet automatiseret.

Men nok så vigtigt er et hurtigere og langt bedre overblik over udgifterne, som virksomheden blandt andet kan bruge til at hjælpe medarbejderne med at købe ind på en måde, der følger virksomhedens indkøbspolitik.

”Det bedste er, at vi har fået fuld kontrol over alle kort. Vi har et webværktøj via Eurocard, der giver os mulighed for at blokere samt hæve og sænke beløbsgrænserne,” siger Maria Gråd.

Bedre kontrol med udgifter
Og netop muligheden for hurtigt at blokere et kort er ifølge Jacob Storgaard en vigtig pointe for virksomheder, der vælger en digital løsning. For alle kreditkort kan misbruges i de forkerte hænder, men opdatering i realtid af køb på firmakortet betyder, at både medarbejderen og virksomheden kan rykke hurtigt, hvis der er tegn på misbrug.

”Normalt kan man nemt vente et par uger, indtil transaktionen ses på fakturaen, men her kan både medarbejderen og de økonomiansvarlige se den med det samme i appen og reagere, hvis der er trukket for meget, eller det er et køb, man ikke selv har foretaget. Et muligt misbrugt kort kan altså spærres med det samme,” siger Jacob Storgaard.

Han peger på, at det samlede overblik og hurtige opdateringer af brugen af firmakortene desuden giver de økonomiansvarlige mulighed for at bruge data strategisk:

”Virksomheden kan bruge data fra den samlede medarbejderstabs udgifter til kontorhold, konferencer eller taxakørsel. De data kan så bruges til at forhandle aftaler med leverandører og derigennem spare penge. Efterfølgende kan man se, om medarbejderne nu også bruger den leverandør, man har en gunstig aftale med.”

Se dine muligheder for at få Smarte Kvitteringer her

Annoncen er produceret den 21.05.2019 af Børsen Creative i samarbejde med Eurocard