Software til otte medarbejdere sparede Visma 138,5 mio. kr. på to år

På to år er softwarevirksomheden Visma lykkedes med at spare 138,5 millioner kr. i virksomhedens indkøbsafdeling. De otte ansatte, der foretager indkøb centralt for hele virksomheden, sparede pengene ved at få bedre definerede processer og smartere værktøjer. Det gav mere kontrol og overblik over leverandører, som igen styrkede evnen til at opnå bedre priser. Med en samlet årlig omsætning på over 12 mia. kr. kastede det føromtalte millionbeløb af sig.

Læs mere om hvad House of Control kan tilbyde dig her

Visma er den ledende europæiske leverandør af software til virksomhedsdrift samt regnskabs- og finanssystemer. Hver måned bliver der sendt 22 millioner e-fakturaer og 11 millioner lønsedler gennem Vismas løsninger til 1,5 millioner erhvervskunder.

Visma-gruppen har i dag 14.500 ansatte. I 2022 genererede gruppens cirka 200+ uafhængige virksomheder omkring 12,5 milliarder kroner i omsætning og en EBITDA på omkring 3,8 milliarder kroner. Væksten var 19 procent.

Roy Torheim har arbejdet for Visma-gruppen siden 2015, hvor Huldt & Lillevik, som han var direktør for, blev opkøbt af Visma. I 2021 blev Roy Torheim ansvarlig for at samle og skabe en strategisk omfattende indkøbsafdeling, hvor hans fokus også var at jagte steder, han kunne spare og ikke mindst sørge for at professionalisere og effektivisere processerne relateret til indkøb.

Med en stor og international koncernstruktur af selvstændige virksomheder er Vismas indkøb præget af mindst to forhold, der trækker i hver sin retning. En stor del af indkøbene foretages decentralt, mens der omvendt vil være betydelige muligheder for at spare ved at centralisere indkøbene. Med undtagelse af indkøb af store IT-løsninger havde der i Visma, indtil 2021, manglet centralt ejerskab til indkøb som disciplin og funktion.

“Med vores størrelse, var der et kæmpe potentiale i at sørge for, at vores indkøb fungerede bedre, ikke mindst økonomisk. Vi begyndte med at kigge på infrastrukturen for indkøbsafdelingen, få styr på vores kontrakter og skabe et overblik over vores leverandører. Sammen med Vismas Legal & Compliance afdeling etablerede vi en universel proces til at styre vores leverandører,” siger Roy Torheim, Procurement and Operations Director.

Roy Torheim har arbejdet for IT-virksomheder i mere end 30 år. Med et øget fokus på kundeservice, optimering af processer og et øje for hvor man kan spare, sørgede han for, at den nye indkøbsafdeling kunne opnå fantastiske resultater. I 2021 og 2022 opnåede indkøbsafdelingen derfor besparelser på 138,5 millioner kroner på leverandørkontrakter.

"Vi begyndte at benytte Complete Control fra House of Control som et supportsystem til afdelingen, så medarbejderne kunne få et bedre overblik og mere kontrol over leverandører og igangværende kontrakter. Værktøjet har spillet en helt central rolle, når det kommer til de store besparelser, vi har opnået. Som eksempel forhandlede og genforhandlede vi omtrent 130 kontrakter sidste år. En særligt brugbar feature ved Complete Control er de automatiske notifikationer, man får, inden de forskellige kontrakter udløber. Notifikationerne sørger for, at vi har tid og plads til at genforhandle kontrakterne.” - Roy Torheim.

Disse besparelser har skabt signifikant værdi for Vismas shareholders, og det har givet Visma-virksomheder plads til at styrke produktudviklingen.

Mens den centrale indkøbsafdeling fortsat arbejder på at implementere bedre arbejdsmetoder, siger Roy Torheim, at fordelene, Visma opnår gennem Complete Control, handler om mere end bundlinjen på kort sigt. Der er flere, væsentlige fordele ved centraliseret indkøb, der opdeles i seks områder:

1. Det skaber besparelser

Visma undgår unødvendige omkostninger ved at udnytte deres samlede størrelse og styrke til at opnå bedre priser. Dette forbedrer likviditeten, og Visma opnår også flere stordriftsfordele.

2. Det øger bæredygtigheden

Større købekraft bruges også til at stille højere krav til leverandørerne og til at etablere ordninger, der gør det nemmere for Visma-virksomhederne at bidrage til et mindre miljø- og klimaaftryk.

3. Det minimerer risici

Gennem risikovurdering af leverandører undgår Visma et betydeligt antal juridiske problemstillinger. På samme måde undgår Visma også svindel samt aftaler, der strider imod Vismas etiske retningslinjer.

4. Det forbedrer compliance

Med en fokuseret indkøbsafdeling bliver det nemmere at overholde Vismas egne indkøbsvejledninger. Lige så bliver det nemmere at overholde eksterne licensaftaler og offentlige lovkrav.

5. Det hjælper med at vælge bedre leverandører

En mere professionel evaluering af leverandører samt bedre indkøbsprocesser, -praksis og forhandlingsteknikker giver det bedste udgangspunkt til at udvælge de rette leverandører til Visma.

6. Det skaber grobund for længerevarende leverandørsamarbejder

Når de samme personer arbejder med leverandører over længere tid, styrker det de personlige forhold og skaber bedre samarbejder. På den måde opnår Visma effektiv kommunikation.

Læs mere her

“Vi indså hurtigt at vi havde brug for et digitalt værktøj, der kunne hjælpe os med at styre og danne overblik over vores kontakter og leverandører. På den måde kom vi i kontakt med House of Control. Det er nu etableret, at vi stiller krav om, at alle aftaler i hele Visma-familien med en årlig værdi på mindst cirka 220.000 kroner skal registreres i Complete Control, foruden alle IFRS 16 aftaler. I alt er der registreret kontrakter for over 1,2 milliarder kroner.

House of Controls Complete Control løsning giver os et fantastisk overblik over Vismas samlede forpligtelser, som fra og med budgetteringsprocessen for 2024 også vil være et rigtig godt input til økonomidirektøren og det centrale økonomiteam."

"Vi har to nøglepersoner tilmeldt per aftale: Den, der ejer aftalen i indkøb, og den, der ejer den service, løsning eller produkt, som aftalen omfatter. Complete Control har mange funktioner, der gør processer nemmere og bedre for vores afdeling," fortæller Roy Torheim

En ting er, at indkøbsafdelingen har overblik over alle aftaler og leverandører. En ganske anden sag er, hvordan medarbejdere i hver enkelt Visma-virksomhed finder ud af hvilke rammeaftaler, der eksisterer. Til dette har de deres egen løsning, MyTools, som henter information om alle aftaler og leverandører direkte fra Complete Control gennem en API.

“

Her kan medarbejdere i alle Visma-virksomheder søge efter leverandører ud fra en lang række kriterier, for eksempel type af software. De leverandører, der findes i systemet, er godkendt af os. På den måde sikrer vi, at alle Vismas virksomheder overholder deres egne etiske retningslinjer gennem de leverandører, de samarbejder med. Medarbejderne kan også være sikre på, at de får den bedste pris, og at der bliver fulgt op på aftalerne fra år til år.

Roy Torheim

"Det er klart, at vi har opnået betydelige engangseffekter og løbende besparelser for Visma, som vil have stor værdi fremadrettet. Vi har optimeret det økonomiske, og vi sikrer opfølgning og risikoreduktion, hvilket er lige så vigtigt. Vi sørger for, at vi har de leverandører, vi gerne vil have – og at de leverer som aftalt."

Complete Control sørger også for bedre grundlag for risikovurdering af leverandører: "Som grundlag har vi vores leverandør-code of conduct. Hvis vi ikke allerede har et kundeforhold, starter vi med en indledende vurdering af leverandøren. Derefter gennemfører vi årlige evalueringer af alle de leverandører, som vores afdeling varetager, der også indeholder vurderinger af den faktiske leverance og kontraktopfyldelse. I praksis foregår denne vurdering på kundekortet i Complete Control," forklarer Roy Torheim.

House of Control Group er en teknologivirksomhed med cirka 2.700 kunder. House of Control udvikler og leverer cloud-based løsninger (SaaS) til kontraktstyring og IFRS 16-rapportering. House of Control Group har været et helejet selskab i Visma-familien siden efteråret 2022. Inden da havde Visma allerede implementeret House of Controls løsninger til kontraktstyring og IFRS 16.

Læs mere om hvad House of Control kan tilbyde dig her