Der stilles stadig højere krav til både fart og nøjagtighed. Alligevel sidder mange af landets mest kompetente finansfolk fastlåst i komplekse regneark for at håndtere lejeaftaler som relatere til IFRS 16. Selvom Excel er et fantastisk værktøj til mange ting viser erfaringen, at det har klare begrænsninger, når det gælder efterlevelse af komplekse regnskabsstandarder over tid.
Hvad er udfordringen med IFRS 16-regneark?
Finansfolk er ofte eksperter i regneark. Excel er fleksibelt, velkendt og tilgængeligt for alle, og derfor er det helt naturligt, at arbejdet med IFRS 16 starter netop her. Ved første øjekast virker det som den mest omkostningseffektive løsning; man har allerede licenserne, og man har kompetencerne internt.
Problemerne opstår gradvist. Efterhånden som antallet af lejeaftaler vokser, og hver aftale gennemgår justeringer, optionsudnyttelser eller indeksreguleringer, bliver regnearket umuligt at vedligeholde manuelt. Det, der startede som et overskueligt værktøj, ender som en tidssluger.
Spørgsmålet, mange finansdirektører nu stiller sig selv, er ikke længere, om de skal skifte til software, men hvordan og hvornår.
Eksperternes råd: Sådan får du kontrollen over IFRS 16 tilbage
For at forstå hvordan man bedst bevæger sig væk fra regnearkene, er det nyttigt at følge rådene fra dem, der har ledet hundredvis af sådanne processer.
Karl Oscar Rosli er produktekspert i IFRS 16 hos House of Control og har set de samme udfordringer gå igen i virksomhed efter virksomhed. Hans vigtigste budskab er enkelt: overgangen er ikke så vanskelig, som du tror.
Mange tøver, fordi de tror, at flytning af data kræver ugevis af kodning og manuelt arbejde, men ifølge Rosli er dette en myte. Ved at bruge strukturerede, Excel-baserede importskabeloner kan virksomheder hurtigt flytte deres eksisterende data over i et professionelt system.
"Forståelse af selve processen er ofte nøglen til at tage skridtet," forklarer han.
Det, som tidligere tog uger eller måneder at flytte manuelt, kan nu klares på nogle timer eller dage med de rette værktøjer og en struktureret tilgang.
Sådan gør du overgangen til IFRS 16-software enkel
For at illustrere hvor effektivt overgangen til software kan gøres, kan vi se på et typisk eksempel. Forestil dig en virksomhed, der forvalter 90 lejeaftaler. Hver af disse aftaler har forskellige startdatoer, forskellige betalingsplaner og unikke betingelser for prisjusteringer. I et Excel-setup vil dette ofte indebære, at man skal vedligeholde 90 forskellige ark eller en ekstremt kompleks masterfil, som er sårbar over for selv den mindste tastefejl.
Når du skifter til en dedikeret løsning, bliver flytteprocessen effektiviseret gennem en importskabelon, der fungerer som en bro mellem det gamle og det nye:
● Nøgledata: Skabelonen indeholder faste kolonner til alt vigtig information, såsom startdatoer, slutdatoer, lejebeløb og organisatorisk tilhørsforhold.
● Sikring af nøjagtighed: Obligatoriske felter i skabelonen sørger for, at man ikke glemmer kritiske data, før importen gennemføres.
● Fleksibilitet: Man kan tilføje egne kolonner til specifikke behov, så systemet tilpasses virksomhedens unikke portefølje.
Hvis dataene i de eksisterende regneark er nogenlunde ryddelige i forvejen, er selve migreringen til den nye software en overraskende hurtig og overskuelig proces.
To strategier for en hurtigere start
Et af de vigtigste spørgsmål, virksomheder skal tage stilling til ved overgangen, er, hvordan de skal håndtere historiske data. Kontrakter ændres over tid, og de skal genforhandles, udvides eller indeksreguleres. Der findes hovedsageligt to veje at gå, og valget vil have stor betydning for, hvor hurtigt man kommer i mål.
Strategi 1: Genskab alt fra start
Her vælger man at indtaste alle historiske ændringer fra den dag, kontrakten oprindeligt blev underskrevet. Man indtaster hver eneste justering, der er sket frem til i dag.
● Hvorfor vælge dette? Det giver en komplet og sammenhængende historik i det nye system. Man får fuldt overblik over alt, hvad der er sket bagud i tid.
● Hvad er begrænsningen? Det er den mest tidskrævende metode. For virksomheder med en lang historik og mange kontrakter kræver dette mere manuelt arbejde i opstarten.
Strategi 2: Vælg en overgangsdato (switching date)
Dette er den hurtigste vej til målet og den metode, mange virksomheder vælger for at spare ressourcer. Man vælger et tidspunkt, for eksempel starten på det nuværende regnskabsår, og uploader den indgående balance for denne dato.
● Hvorfor vælge dette? Det sparer enormt meget tid. Man slipper for at gå gennem arkiverne for at genskabe hver mindste ændring fra fortiden. Implementeringen kan i praksis gøres på nogle timer.
● Hvad er begrænsningen? Man skal beholde de gamle regneark som dokumentation for tallene før overgangsdatoen, da systemet kun overtager beregningerne fra det valgte tidspunkt.
Begge metoder sikrer efterlevelse af IFRS 16, men valgmuligheden gør, at overgangen kan tilpasses den enkelte virksomheds tidsplan og ambitionsniveau.
Derfor bliver IFRS 16-arbejdet tungere, jo længere du venter
En klassisk fælde er at tænke, at man skal vente på en mindre hektisk periode, før man tager skridtet væk fra Excel. Alligevel viser erfaringen, at lejeaftaler sjældent bliver enklere med tiden. Tværtimod gør justeringer, nye kontrakter og ændrede forudsætninger, at regnearkene konstant vokser i kompleksitet.
Jo længere en virksomhed venter, desto tungere bliver migreringsopgaven. Det, man i dag kan flytte på nogle timer, kan om et år kræve dobbelt så meget arbejde, fordi datamængden er vokset. Ved at handle nu stopper man væksten af manuelle processer og sikrer, at finansafdelingen har et værktøj, der er skalérbart for fremtiden.
Hertil kommer risikoen for fejl. I en travl hverdag er det nemt at skrive forkert i en formel eller glemme at opdatere en indeksregulering i Excel. Specialiseret software fjerner denne usikkerhed gennem indbyggede kontroller og automatiske beregningsmotorer, som sikrer, at tallene altid er til at stole på.
Opsummering: Sådan vinder finansafdelingen tiden tilbage
Overgangen fra Excel til IFRS 16-software handler om mere end blot at skifte værktøj. Det handler om at frigøre finansafdelingens vigtigste ressource, nemlig tid.
Når man fjerner de manuelle flaskehalse og automatiserer de tunge beregninger, kan finansdirektøren og teamet flytte fokus til analyse og strategisk beslutningsstøtte.
Med de hjælpemidler, der findes i dag, er der ingen grund til, at tunge regneark skal sænke tempoet i en moderne finansafdeling.
Vigtige punkter at huske:
● Overgangen er enklere, end de fleste tror, takket være importskabeloner.
● Du kan vælge en "switching date" for at gennemføre implementeringen på rekordtid.
● Tidlig “action” forebygger kompleksitet og reducerer risikoen for fejl i rapporteringen.
● Automatisering sikrer compliance og frigør tid til værdiskabende arbejde.
