Lovgivningen er på vej gennem Folketinget, mens du læser disse linjer. Fra 1. juli 2024, skal 426.000 virksomheder i Danmark tidsregistrere som følge af et kommende EU-krav.
Kravet er, atallevirksomheder skal indføre et elektronisk tidsregistreringssystem, hvor daglig registrering af arbejdstid er muligt, for at sikre
- At gældende hviletidsbestemmelser overholdes
- At reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid overholdes
Tidsregistreringssystemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt, og det skal ligeledes registrere, hvornår på dagen arbejdet er udført og informationerne skal opbevares i fem år.
Reglerne om tidsregistrering gælder ikke for alle. Selvtilrettelæggere, som er defineret som medarbejdere, der selv bestemmer hvornår og hvordan arbejdet udføres, medarbejdere, der ofte vil være ledelsesmedlemmer med betydelige beføjelser til at træffe selvstændige beslutninger og medarbejdere, der har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet er undtaget.
Medarbejdere som er er selvtilrettelæggere skal have en ny ansættelseskontrakt, hvoraf det fremgår, at medarbejderen er selvtilrettelægger.
Virksomheden skal have en klar og tydelig og udførlig politik om arbejdstidsregistrering, som informerer medarbejderne om, hvad der er arbejdstid og, hvad der ikke er arbejdstid, og hvad der skal registreres hvornår og hvordan.
Arbejdsgiveren har pligt til at overvåge og kontrollere tidsregistreringen, for at sikre at regler overholdes, at data er korrekte samt medarbejderen ikke er farezonen for at overskride ugentlige og daglige hviletid. Arbejdsgiver skal kunne dokumentere, at der er iværksat nødvendige tiltag for at medarbejderne overholder reglerne i arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven.
Sanktioner for ikke at overholde reglen om en maksimal arbejdstid på 48 timers er mellem kr. 25-50.000. Her er et tidsregistrering redskabet til at dokumentere arbejdstiden og skal selvfølgelig være en integreret del af virksomhedens økonomistyring.
I e-Regnskab er tidsregistrering en integreret del af pakken, hvor der holdes styr på:
OvertidUndertidFlexsaldoFerie til restSygdomFritvalgsordningSærlig opsparingFeriepengeforpligtelse
Ligeledes er lønbehandling, bogføring og udbetaling en del af pakken i e-Regnskab, og så er næsten alt automatisk. Virksomhedens forpligtelser kan løbende opdateres og bogføres, fordi e-Regnskab holder styr på forpligtelserne.
Tidsregistrering kan i e-Regnskab ske fra webudgaven, men også fra mobilappen. Herudover kan tidsregistrering planlægges frem i tiden.
Der kan opsættes regler for hvornår tidsregistreringen skal være udført og den daglige tidsregistrering kan kontrolleres af virksomhedens ledelse, i en samlet oversigt.
300.000 virksomheder skal have et Digitalt Standard Bogføringssystem. De samme virksomheder skal nu også have et tidsregistreringssystem pr. samme dato, nemlig pr. 1. juli 2024.
Disse virksomheder skal nu vælge mellem en 100 pct digital løsning eller en semi-digital løsning.
Vælges den 100 pct digitale løsning med e-Regnskab fra Hallerup, er der hjælp at hente fra robotter.
Er du helt digitaliseret, kan du høste robotternes fulde potentiale. Robotter er ikke kun noget man møder i produktionen i danske virksomheder. Digitale softwarerobotter er på vej ind i administrationen i flere og flere virksomheder.
Forskellen på de to robotter, er at den ene kan man stå og se på, når den arbejder. Softwarerobotter er usynlige. I e-Regnskab, som er 100 pct digitaliseret, har vi flere robotter, og vi udvikler hele tiden flere, som hjælper kunderne med en digital effektiv virksomhedsstyring
I dag har vi:
- Bogføringsrobot
- Bankrobot
- Momsrobot
Fuldt digitaliserede virksomheder kan have sin egen bank.
Det betyder, at man kan klare alle betalinger fra regnskabsprogrammet og ikke behøver at gå i bankens system. Rent lavpraktisk betyder det, at alle nødvendige informationer for at betale en faktura, er klar, så du ikke skal gøre noget.
Vores førnævnte bankrobot indhenter i realtid eller på daglig basis virksomhedens transaktioner, fra virksomhedens rigtige bank, bogfører dem, udligner dem og opdaterer din bank. Robotten arbejder usynligt for dig.
For at opfylde kravene i den nye bogføringslov, har vi indført nye momskoder i e-Regnskab. Det er ikke fordi, der var noget galt med de gamle momskoder, men bogføringsloven kræver, at der implementeres momskoder, som SKAT har defineret.
Vi har udviklet direkte integration til SKAT, hvor vi fra server til server kan foretage momsindberetning for virksomhederne, direkte fra e-Regnskab. Når indberetningen er godkendt af virksomheden, lægger vi betalingen i din bank i e-Regnskab, så du kan betale den.
Grafer og lagkager giver bedre overblik og indblik end tørre tal. I e-Regnskab har du et personligt realtime dashboard, hvor du kan følge din virksomhed i grafer og lagkagediagrammer.
Mulighederne er næsen uendelige, og her er nogle eksempler på diagrammer, der er klar til brug
- Månedlig omsætning sammenlignet med sidste år
- Omsætning akkumuleret for dette år, sammenlignet med sidste år
- Virksomhedens resultat pr. måned eller akkumuleret for året
- Målopfyldelse for resultat eller målopfyldelse for omsætning
- Likviditetsudvikling for dette år sammenholdt med sidste år
- Antal nye kunder
- Tilgodehavende hos kunder og de ti kunder som har største forfalden saldo
- Medarbejdernes effektivitetsprocent
- Medarbejdernes sygdomsprocent og på hvilke dage
- Nye tilbud som er accepteret
- Liste over dækningsgrader på afsluttede aftaler
Som virksomhed er du 100 pct. afhængig af, at dine data er tilgængelige og ikke forsvinder. Mister din virksomhed sine data, kan virksomheden formentlig lige så godt lukke.
Det tager vi meget seriøst hos e-Regnskab. Vi har udviklet en sikkerhedsmodel, hvor du kommer ind i vores driftsmiljø, hver gang du arbejder i e-Regnskab. Derudover kopieres alle transaktioner og bilag fra driftsmiljøet over i et spejlet miljø, så vi har dine data dobbelt på to forskellige lokationer.
Alle transaktioner og bilag kopieres løbende til vores backup-miljø, som ligeledes placeres på en anden fysisk lokation, end det almindelige driftsmiljø og det spejlede miljø.
Når du arbejder i e-Regnskab, sker det i krypterede forbindelser. Alle dine bilag i e-Regnskab er krypteret, og vi har over 30 millioner krypterede bilag på fire forskellige lokationer eller i alt 120 millioner bilag i alt.
Herudover har vi et hackersikret miljø, som ikke kan tilgås af nogen, bortset fra nogle få udvalgte medarbejdere hos os. Hvis den værst tiltænkelige katastrofe alligevel skulle indtræffe, starter vi op igen med udgangspunkt i vores hackersikrede løsning.
Al den sikkerhed er ikke nogen tilfældighed. Det er ifølge bogføringsloven virksomhedens ansvar, at der er adgang til virksomhedens data og bilag, og bøderne for ikke at have kontrol med sin data er meget store, helt op til 1,5 mio. kr., hvis virksomheden omsætter over 100 mio. kr.
E-Regnskab er ikke kun for dem som dagligt sidder bag ved en skærm. E-Regnskab er også for dem som dagligt er på farten. En digital virksomhed har ikke papir i en reol eller i et arkivskab. De skal selvfølgelige være en del af dit regnskabsprogram, og de skal ikke bare være tilgængelig i systemet, men også på din telefon.
Derfor har du et digitalt arkiv i e-Regnskab.
Læs mere her om e-Regnskab eller kontakt vores Salgschef Anders Sjøgreen
