Whistleblowerordning bliver lovkrav i 2023: Er en værdifuld mulighed for mellemstore virksomheder

Hvordan skal vi håndtere whistleblowere? Det spørgsmål kommer danske virksomhedsledere til at stille sig selv, når det i 2023 bliver lovpligtigt for mellemstore virksomheder at etablere en whistleblowerordning.

Selv om whistleblowerordninger har været på plads i store og internationale virksomheder i mange år, er det nyt for den store gruppe af mellemstore virksomheder, dvs. virksomheder med mere end 49 ansatte. Men hvis en whistleblowerordning skal være til gavn og ikke til gene, skal man i gang med at implementere ordningen nu. Det siger advokat og partner i Nyborg og Rørdam, Johan Leonhard:

“En god whistleblowerordning kræver omhu, hvis den skal tilgodese menneskelige og kommercielle hensyn, og derfor er det ikke lige meget, hvordan politikkerne og processerne struktureres og forankres i organisationen.”

En whistleblower er en person, der oplyser om kritisable eller ulovlige forhold i organisationer eller virksomheder. Et EU-direktiv gør det lovpligtigt for virksomheder med mellem 49 til 249 ansatte at etablere en whistleblowerordning, hvor alle medarbejdere har mulighed for fortroligt og sikkert at anmelde kriminelle og krænkende handlinger.

“

Det er ikke nok at købe et system – det er de bagvedliggende processer, der skal være på plads

Niels-Richard Christensen, CEO, D4 Aps

Johan Leonhard har i sit arbejde med whistleblowerordninger de seneste år oplevet, at virksomhederne har fået øjnene op for værdien i at have en god ordning, hvor der er styr på de bagvedliggende processer. De kan redde virksomhederne, inden at der er opstået en situation, der kan have alvorlige konsekvenser for virksomheden:

“Det kan lyde lidt defensivt, men for mange virksomheder vil det være en fordel, at man kan fange sager med en whistleblowerordning, inden at de for eksempel eksploderer i medierne.”

Det er dog lettere sagt end gjort. Eksempelvis fortrolighedsaftaler, samarbejdsaftaler, databehandlingsaftaler og de underliggende politikker og processer er nogle af de ting, som Johan Leonhard forudser, vil udfordre de mindre virksomheder:

“Hvis ordningen skal blive en succes, så kræver det, at medarbejdere og dem som anmelder er sikre på, at sagerne bliver vurderet sagligt, ordentligt og med respekt for tavshedspligten,” siger Johan og fortsætter: “Og så skal der selvfølgelig være kendskab til, at man faktisk har et system, der fungerer og som medarbejderne kan bruge.”

Han understreger, at de elementer tilsammen udgør en god ordning, som ikke bare lever op til de formelle krav i loven, men som faktisk giver værdi for virksomheden og de ansatte.

Niels-Richard Christensen er CEO i D4 Aps, og han oplever stigende interesse for deres whistleblowersystem D4Whistler som netop gør det sikkert at melde ulovlige eller kritisable forhold:

“Vi oplever sågar virksomheder med 40 ansatte, som har kigget i deres vækst- og strategiplaner, og derfra vurderer, at de muligvis får brug for en whistleblowerordning.”

Selv om deadline nærmer sig, så mener han ikke, at virksomhederne skal skynde sig ud og købe et system. De bliver nødt til at lave det processuelle og administrative forarbejde først:

“Det er ikke nok at købe et system – det er de bagvedliggende processer, der skal være på plads. Det er vigtigt, at der ligger politikker og procesbeskrivelser, inden virksomheden går ud og finder et system. Systemet skal altid understøtte virksomhedens drift, det må aldrig være virksomheden, som bøjer sig for systemets begrænsninger.”

Derfor er det også vigtigt at vurdere, hvordan eventuelle anmeldelser skal laves: Skal det være online via hjemmesiden, via intranettet eller via QR-koder på kontoret? Med et fleksibelt system kan det meste lade sig gøre, siger Niels-Richard Christensen, og det er en del af den fremtidssikring, som systemet også bør give virksomheden.

Se hvordan, I får hul på forhold, der er ulovlige, uetiske eller i strid med interne retningslinjer

Når Johan Leonhard hjælper med etablering af whistleblowerløsninger for virksomheder, så vil de typisk have to niveauer: Et niveau er det praktiske med personer, der modtager og efterforsker sager. Det andet er med et udvalg eller tilsvarende organ med overordnet ansvar, som sidder på et højere niveau i organisationen, som der skal rapporteres til:

“Her skal man også tage højde for, at hvis det nu er nogle af dem, der har ansvar for ordningen, som bliver anmeldt, hvad gør man så?”, siger Johan og uddyber: “Man må ikke være afhængig af en enkelt medarbejder, da alle kan være involveret i en sag.”

Han forventer med den nye lov, at de mindre virksomheder vil være fristede til at vælge standardløsninger på grund af begrænsede ressourcer. Det kan på længere sigt blive dyrere for dem:

“Jeg har set virksomheder, som har fået lavet standardløsninger med eksempelvis ekstern indberetning, uden at vide hvad det er. Det vil sige ordninger, hvor eksterne kan indberette, uden at virksomheden egentlig har haft lyst til det. Hvis man vælger en løsning, der ikke passer til virksomheden og dens behov, kan den løbende administration efterfølgende blive både dyrere og mere besværlig end nødvendigt.”

Derudover påpeger Johan Leonhard, at de virksomheder, som overvejer at anvende en almindelig mailadresse som indberetningsløsning, vil få svært ved at leve op til minimumskravene:

“Man bliver nødt til at have sagsstyring i en whistleblowerordning og en forsikring om, at uvedkommende eller inhabile medarbejdere og ledere ikke kan få adgang til systemet. Desuden er det svært at understøtte anonym kommunikation med whistleblowere, hvis det ønskes. Derfor går det sjældent bare at have en mail, som man kan melde til.”

Derfor anbefaler han, at man til en start sætter sig ind i, hvad minimumskravene i loven er, og hvorvidt man i sin virksomhed har særlige forhold, som der skal tages højde for i udformningen af ordningen. Han slutter med en sidste anbefaling:

“Som ejer af en mindre virksomhed, så kan man godt tænke, at man lige så godt kan vente helt indtil deadline,” siger han og fortsætter: “Men det kommer til at koste det samme at etablere ordningen, og det koster ikke særlig meget at have en ordning i drift. Til gengæld kan man nå både at teste og forankre ordningen i organisationen inden lovens deadline.”

Annoncen er produceret 10.10.2022 af Børsen Creative i samarbejde med D4 Aps