KØB SENESTE NYT KURSER Køb Abonnement
Generelt

Drop de klare budskaber og sats på relationer

null

Ledelse er kommunikation. Eller er det? Det afhænger fuldstændigt af, hvordan man tænker og arbejder med kommunikation. Hvis kommunikation primært drejer sig om at udstyre sine medarbejdere, kolleger, samarbejdspartnere med de rette informationer og klare budskaber, vil man – med rette – kunne påstå, at ledelsesopgaven indeholder væsentligt flere aspekter end blot at kommunikere.

Læs også: En medarbejders bekendelser
Hvis man derimod påstår, som jeg vil gøre det her, at det er en udpræget misforståelse, at kommunikation kun handler om klare budskaber, så giver det måske mere mening. Det digitale sætter nye rammer for det meste og derfor skal du tænke mindre på budskabet og mere på relationen til modtageren, når du kommunikerer. Hvordan? Det vender vi tilbage til. Først lidt om hvorfor.

Budskabet om budskabskommunikation hænger ved
Forestillingen om kommunikation som klare budskaber kommer ikke ud af den blå luft. Lige siden kommunikation blev en selvstændig disciplin inden for virksomhedsdrift, har der været et markant fokus på at nå ud til f.eks. kunderne med præcise budskaber om virksomhedens produkter.

Tag kanylemodellen – også kaldet transmissionsmodellen – som der stadig undervises i på højere læreanstalter som f.eks. CBS, og som mange bevidst/ubevidst tager udgangspunkt i, når de tænker kommunikation. Den siger helt kort, at kommunikation består en afsender, der sender et budskab afsted, der ryger direkte hen til og ind i en modtager, medmindre der er ”støj”, som forhindrer det.
Metaforen er letforståelig, og det er sikkert en del af forklaringen på, hvorfor modellen gennem mange år har været så alt dominerende. Problemet er bare, at modellen og tankegangen, der ligger bag, hurtigt viser sig utilstrækkelig.

Kanylemodellen tager nemlig ikke udgangspunkt i mennesker, men i information, budskaber, meddelelser. Og hvis man reducerer kommunikation til udelukkende at handle om udveksling af disse ting, risikerer man som leder, at envejskommunikere og instrumentalisere tingene i en grad, der i værste fald kan betyde tab af tillid, tab af medarbejdere, tab af viden og – ikke mindst – tab af omsætning.

Meget ledelseskommunikation er stadigvæk afsenderorienteret: Den handler om, hvad lederen har på hjertet uden den store hensyntagen til den eller dem, der lytter eller læser. Det kan være opdateringer på intranettet, der kun fokuserer på at meddele bestemte ting, informere om nye tiltag og sende et klart budskab om en anden retning. Men det gør modtagerne passive, og det er ikke hensigtsmæssigt. Skal der rykkes noget, skal modtagerne med og spille en aktiv rolle. Det kræver en ny måde at tænke kommunikation på, som blandt andet skyldes de nye digitale tider.


"Medarbejderne vil høres – ikke kun høre efter. De vil selv tale – ikke kun tales til" 


Kommunikation er relation
Som kommunikerende leder bør dit fokus række videre end det enkelte budskab. Flere og flere forventer i et eller andet omfang at kunne interagere med ledere og organisationer. Vi lever i internettets tid med sociale medier, der bygger på en netværkstankegang. Det relationelle er altafgørende: Alt bliver målt i "venner", "forbindelser" og "følgere". Ord som "ligeværdighed" og "identifikation" overskygger nu ”autoritet” og ”kontrol”. Asymmetrien mellem leder og medarbejder bliver til dels udlignet. Der lægges op til interaktion, og derfor bliver kommunikationsprocessen også mere dynamisk med fokus på "give and take" og samskabelse. Fordi medarbejderne vil høres – ikke kun høre efter. De vil selv tale – ikke kun tales til.

Men misforstå mig ikke. Relationer er ikke nødvendigvis private – også selv om de indimellem er det på Facebook og Instagram. Tendensen er, at forholdet mellem leder og medarbejder og virksomhed og kunde i øjeblikket ændrer sig i retning af det mere personlige – og ligeværdige. Særligt de digitale indfødte, Generation Y, efterspørger relationer, hvor man giver lidt mere af sig selv. For det er de vant til på de sociale medier.

Kommunikation er altså ikke længere blot et spørgsmål om at få et budskab ud over rampen. Fra en afsender til en modtager. Det handler om at skabe og vedligeholde relationer, der kan danne udgangspunkt for intern co-creation, hvor leder og medarbejder løser problemerne sammen. Hvis man for alvor vil det, så kræver det dialog – altså interaktion, hvor tingene i højere grad bliver skabt sammen med input fra alle parter. Virksomheder og ledere, der kun tænker i at få bestemte budskaber ud, vil højst sandsynligt gå glip af commitment og værdifulde input fra medarbejderne.

Relationer kommer af flere ting
"Hold fokus på bolden". Sådan lyder et gammelt ordsprog, der betyder, at man skal holde sig til sagen. Og, kunne man indvende, er det ikke også det vigtigste? Nej, lyder det korte svar, for gode fodboldspillere har mindst ligeså stort fokus på deres medspillere: Hvor står de på banen? Hvordan løber de? osv. Den gode fodboldspiller indgår i en dynamisk interaktion med sine medspillere og er ligeså dygtig til at skabe relationer med dem, som han/hun er til at bruge bolden. På samme måde er det for ledere i dag.

Det vil altså sige, at budskaber forstået som tanker, idéer, informationer spiller en afgørende rolle i det at have en relation sammen. Men de gør det ikke alene. Budskabet er hverken den eneste eller den vigtigste faktor i kommunikation. Ligeså vigtigt er, hvem man kommunikerer med – ikke blot, at man kommunikerer til nogen, i hvilken kontekst og kanal samt i hvilken stil og med hvilket overordnet formål.

Kommunikation foregår aldrig ude af en kontekst. Det er dynamisk. Ingen form for kommunikation er (længere) ensrettet. Det er et samspil mellem en afsender, en modtager, en bestemt kontekst, en kanal, en stil og et formål.


"Kommunikation er ikke længere blot et spørgsmål om at få et budskab ud over rampen. Fra en afsender til en modtager. Det handler om at skabe og vedligeholde relationer, der kan danne udgangspunkt for intern co-creation, hvor leder og medarbejder løser problemerne sammen"


Relationer: Udfordrende, men givende
Læs også:
At arbejde med kommunikation som relation er ikke fri for udfordringer. Én af dem handler om at finde balancen. For et leder-medarbejder-forhold er jo ikke et venskab. Selv om der er større ligeværd end tidligere, og selv om lederens magt umiddelbart bliver mindre synlig, er der stadigvæk en asymmetri, som både leder og medarbejder bør forholde sig til. Man kan fx forestille sig en situation, hvor enten medarbejderen eller ledere tror, at man snakker venskabeligt og derfor får sagt noget, man ikke burde.
Der kan også være situationer, hvor lederen bliver nødt til at skære igennem uden hensyntagen til relationen med bestemte medarbejdere.

Sådan vil det fortsat være. Lederen har jo fortsat et ansvar, som medarbejderne ikke har. Men hvad skal man gøre ved det? Det er som med alt andet i denne dynamiske, hurtige og – med et buzzword – agile verden: Der er mange spørgsmål og ligeså få gode, konkrete svar. Det skal dog ikke stoppe lederne i at tænke deres kommunikation mere relationelt, for ligeså udfordrende det er, mindst ligeså mange muligheder er der nu og fremadrettet. Relationskommunikation lægger op til interaktion og skaber mulighed for tættere forbindelse og dermed for potentielt større commitment og engagement. Ligeledes giver det lederne større kendskab til deres medarbejdere og sandsynligvis også større troværdighed i medarbejdernes øjne. Alt dette er med til at sikre større og løbende værdiskabelse – for alle parter.

5 anbefalinger: Sådan skaber du relationer med din kommunikation
Her følger fem anbefalinger til, hvordan du kan ændre din tilgang til kommunikation i retning af din(e) modtager(e) og relationen med vedkommende.

1. Start med at overveje og justere din tilgang. Hvis du vil arbejde relationelt med din kommunikation, så lad være med at tænke: Hvad er mit budskab? Hvad skal modtageren have med? Tænk hellere i situationer, og start i stedet med at spørge: Hvem er modtageren? Hvilken relation vil jeg skabe? Hvad vil jeg ideelt set have ud af den relation? Hvad er konteksten? Du øger dermed sandsynligheden for, at kommunikationen bliver mere åben og modtagerorienteret, hvilket er første skridt på vejen til at skabe reel interaktion og en stærk relation.

2. Udnyt enhver situation til at skabe og vedligeholde en relation med dem, du kommunikerer med. Hvis vi tager eksemplet med intranetopdateringen, så udnyt den som endnu en mulighed for at skabe eller udbygge en relation til dem, der læser med: Medarbejderne. Undgå ren information, og kombiner i stedet med konkrete erfaringer, der kalder på identifikation og medleven.

3. Hav en løbende dialog med dine medarbejdere. Lad være med at gemme alt, der har med medarbejderens udvikling og ve og vel at gøre, til den årlige MUS eller de halvårlige status-samtaler. Læg i stedet op til en ligeværdig og åben interaktion i det daglige. Dermed viser du interesse for medarbejderne – og velvilje og tillid.

4. Skab et klart overblik over de kommunikationsmedier, du har til rådighed. Meget kommunikation foregår i dag elektronisk. Udgangspunktet for valg af medie skal først og fremmest være modtageren: Hvor sidder modtageren? Hvad laver vedkommende? Kan jeg ringe, eller skal jeg først skrive en mail, hvori jeg skriver, at jeg vil ringe? Overvej ligeledes, om nogle medier egner sig bedre til noget end andre. Mails er gode til information, men dårlige til interaktion. Der er video- og Skypemøder umiddelbart bedre, men de kan på den anden side være en udfordring at gennemføre, fordi de for mange ikke føles helt naturlige at være i. Der er ikke noget facit, det afgørende er, at du gør dig overvejelserne, når du kommunikerer. En enkel tommelfingerregel er dog, at de forskellige kommunikationsformer kan noget forskelligt, og vil du have optimale muligheder for at udvikle en stærk relation, er det mest optimalt, hvis du og dine modtagere vænner jer til at bruge et større antal medier.

5. Lær af Ciceros pentagram – den såkaldte situationsmodel. Den kommer fra det gamle Rom, men er moderne som aldrig før. Den er god til at skabe et overblik, som kan gøre det lettere at kommunikere godt. Modellen afspejler den dynamik, der er i kommunikation, der har relation som sit formål: Den kan vise, hvordan de fem elementer spiller sammen og påvirker hinanden. Hvis modtageren og omstændighederne f.eks. er givet på forhånd, hvordan skal du som afsender, så stille dig i forhold til modtageren? Hvilken stil skal du vælge? Hvad skal det overordnede formål være? Og hvor skal du kommunikere henne? Ved kaffemaskinen, i møderummet, via video eller på en mail? Udfyld de fem elementer: Afsender, modtager, kontekst, stil og formål, og gør det gerne med mere end et eller to ord. Sæt derefter et par ord på forbindelserne. Hvad er forholdet mellem dig og modtager lige nu eksempelvis? Og husk så på, at selv om du har analyseret situationen på forhånd, så betyder det ikke nødvendigvis, at selve den kommunikative interaktion forløber præcis, som du har tænkt den. Det er i høj grad give and take og ligeværdighed. Forsøg derfor at være oprigtig åben, også selv om det kan være en udfordring at gribe de input, der kommer undervejs. 


Figur: Ciceros pentagram

Andre læser også

DAGENS

E-AVIS

E-avis vignette
Dagens E-avis