Drømmer du om gazelle-vækst? Her er de fire administrative barrierer, du skal fjerne først
Foto: Scanpix

Drømmer du om gazelle-vækst? Her er de fire administrative barrierer, du skal fjerne først

Uorden med dokumenter, forældede nøgletal og for mange manuelle processer suger vækstpotentiale ud af virksomhederne, viser en ny undersøgelse. Men ved hjælp af digitale værktøjer kan du spare tid og undgå papirnusseri - og se resultatet på din bundlinje. Her er de fire områder, du skal slå ned på først.

At skabe vækst i en virksomhed kræver overblik, viljestyrke og mod til at gå nye veje - igen og igen. Passion og gode intentioner kan dog hurtigt drukne, hvis papirbunkerne hober sig op, og de sidste bilag til bogføringen igen er forsvundet. En ny undersøgelse blandt direktører og virksomhedsejere fra revisions- og rådgivningsvirksomheden Beierholm viser, at især fire administrative problematikker spænder ben for vækst: Rod i bilag, for sen fakturering, manglende overblik over nøgletal og for mange manuelle processer i administrationen.

Men hvordan får man nemt overblik over sin virksomheds nøgletal, så man kan nå at agere, inden tingene kører af sporet? Og hvorfor er det gavnligt for væksten at fakturere hurtigt? Claus Bredvig, statsautoriseret revisor i Beierholm, har mange års erfaring fra branchen. Han giver her konkrete råd til, hvordan du kan komme ud af det manuelle morads og få din virksomhed til at vokse.

1. Rod i bilag
"En del ejerledere ligger meget på landevejen. Og er man på farten og bruger penge undervejs, er mange slemme til at smide kvitteringerne væk. Det problem bruger bogholderne oceaner af tid på at få styr på. For det er ikke ligegyldigt, hvad pengene er brugt til. Moms- og skattefradrag er forskelligt, når man er på farten," forklarer Claus Bredvig.

I de 27 år, han har været revisor, har han utallige gange oplevet, at de sidste bilag mangler, når regnskabet skal gøres op. Det er især fysiske indkøb, der skaber rod. Undersøgelsen viser, at 17 pct. af de adspurgte kunne tænke sig et bedre overblik over bilag, og 16 pct. har haft store bunker af bilag liggende, som de ikke har haft overskud til at gå i gang med.

"Det er en af de ting, der hænger, når vi kommer og skal lave regnskab. Det er ikke en ny problemstilling. Men nu er der kommet et digitalt værktøj, og folk er modne til at tage imod teknologien," siger han.

Telefonen er alligevel ved hånden
For netop at komme hurtigere til bunds i bunkerne har Beierholm lanceret en online service, Beierholm Fokus, hvor en af funktionaliteterne er, at man via en app scanner sit bilag og derfor ikke behøver at gemme det fysisk. Og hvis man har haft kunder med ude at spise, kan man med det samme taste ind i appen, hvem man har haft med på restaurant og hvorfor. Appen sørger selv for stille de rigtige spørgsmål i forhold til at opnå fradrag.

"Vores erfaring er, at det virker. Folk får det dælme gjort, for smartphonen sidder næsten fastopereret i hånden på os allesammen. Havde vi lanceret løsningen for 10 år siden, så tror jeg ikke, at det havde virket, for der var de erhvervsdrivende ikke så afhængige af deres telefon, som de er i dag," siger Claus Bredvig.

2. Sløset fakturering
Det kan virke banalt, at en virksomhed skal sørge for at få betaling for sine ydelser. Men faktisk har hele 15 pct. af de adspurgte i undersøgelsen glemt at fakturere en kunde. Og Claus Bredvig kender til problemet, der kan føre til, at dækningsbidraget i virksomheden er utilfredsstillende, og at fakturaen - når den endelig kommer afsted - er mangelfuld.

"En af mine kunder, en anlægsgartner, har en stribe medarbejdere og sin kone til at stå for administrationen. De har rigtig mange kunder, og medarbejderne plejede at notere i en bog, hvilke opgaver de havde løst og hvordan. Hver fredag afleverede de bøgerne til konen, der, ud fra de håndskrevne notater, skulle sende fakturaer til kunderne. Men den metode er alt for tidskrævende og fungerer slet ikke, hvis man vil vækste. Man komme for hurtigt bagud," fortæller den erfarne revisor.

Flere gange oplevede de i virksomheden, at kunderne rykkede for at få lov til at betale. Og på grund af tidspres fik virksomheden sendt mangelfulde fakturaer afsted. Når de endelig gjorde timerne op, stemte tallet ikke med de fakturerede timer.

Dækningsbidraget stiger
"Mange håndværkere løser også ekstraopgaver, når de er ude ved kunderne, og de timer har det med at forsvinde. Vi hjalp anlægsgartneren med en digital løsning, hvor alle medarbejdere har en iPad fastmonteret i deres bil. Om morgenen kan medarbejderne se, hvilke opgaver de skal løse i løbet af dagen. Når de kommer ud til en kunde, registrerer de på iPaden, at opgaven starter. Når opgaven er løst, registrerer de også det med et tryk. Medarbejderne bliver samtidig spurgt, hvilke materialer de har brugt, om de har løst ekstraopgaver eller andet. Konen kan følge med i timeforbruget online hjemmefra, og kunden kan få en faktura i løbet af et par dage. Dét er nemt," siger Claus Bredvig.

Beierholm har efterhånden fået travlt med at indføre Beierholm Fokus i flere virksomheder, og mange kunder oplever efterfølgende, at deres dækningsbidrag stiger, da der bliver faktureret flere timer og materialer.

"Det er også nemmere at få pengene hjem, hvis kunden er glad, og opgaven lige er blevet løst. Når man får regningen efter et par dage, betaler man med det samme. Får man den først to måneder senere, er den en træls udgift. Så virksomhederne oplever, de har mindre reklamation og bøvl og kan bruge mere tid på deres egentlige arbejde," siger Claus Bredvig.

 
I de 27 år, Claus Bredvig har været revisor, har han utallige gange oplevet, at de sidste bilag mangler, når regnskabet skal gøres op. -Foto: Beierholm

3. Manglende overblik over nøgletal
At have et aktuelt overblik over sin virksomhed nøgletal er ifølge Claus Bredvig afgørende for, at man ikke agerer i blinde. Faktisk er han ikke i tvivl om, at manglende overblik over virksomhedens hovedtal er den største administrative barriere i forhold til at vækste.

Næsten hver fjerde adspurgte i Beierholms undersøgelse svarer, at netop her savner de et bedre overblik. "Det skyldes, at de hovedtal, ejerne har adgang til, simpelthen ofte er for gamle," lyder forklaringen fra revisoren.

Han understreger, at ejerne har brug for at vide, hvordan deres virksomhed ser ud i realtid. Ikke hvordan den så ud for to måneder siden. For så er det for sent at reagere. Men sådan er realiteten for de fleste, som får bogført en gang i kvartalet eller hvert halve år og derfor først får tallene to måneder senere.

"De tal er så gamle, at man næsten ikke gider kigge på dem! Forestil dig, at du i stedet hver fredag kan gå hen og kigge på en skærm og se omsætning, omkostninger og udviklingen i budgettet. Dét kan du virkelig bruge til noget. Så kan du gå på weekend med en god fornemmelse i maven," siger Claus Bredvig.

Med gamle hovedtal handler du i blinde
Han uddyber, hvorfor manglende overblik over virksomhedens økonomi netop er den største administrative barriere i forhold til at vækste:

"Tingene kan jo tage en drejning, uden at du opdager det i tide. Og det kan give store problemer. Reaktionstiden bliver for lang," siger Claus Bredvig og kommer med et eksempel:

"Jeg har en kunde, en fiskefabrik, der køber fisk op, forarbejder og sælger til fiskebutikker. De handler for en million kroner om dagen og kører mange tons fisk igennem. Ejeren var helt panisk, da jeg mødte ham en måned efter fabrikkens opstart. Han anede ikke, om de tjente penge. Han var helt febrilsk, for det handlede om mange penge. Han kunne ikke sove om natten, for han havde netop fået at vide af sin bogholder, at han fremadrettet ville få en balance midt på måneden," fortæller han.

Beierholm hjalp ejeren med en skræddersyet digital løsning, hvor alt køb og salg bliver registreret på daglig basis. Ejeren kan hver eftermiddag se, om han har tjent eller tabt penge, og han har fået fuldstændig overblik over timeforbrug og indkøb.

"De dage, hvor det ikke går godt, kan han nå at agere, så han ikke køber de samme fisk dagen efter, hvis salget af en bestemt art har været sløvt. Det er vildt vigtigt for dem, at de har nøgletallene hele tiden. Hvis de handler i blinde, kan de nå at sætte rigtig mange penge til," siger Claus Bredvig.

4. For mange manuelle processer i administrationen
Hvis en virksomhed skal vækste, er det vigtigt, at alle ressourcer bliver udnyttet optimalt. Tidsforbruget ved administrativt arbejde kan sænkes, hvis man dropper papirnusseriet og bruger de nye, digitale værktøjer på markedet.

Beierholms undersøgelse viser, at hele 26 pct. har oplevet at bruge mere tid på administrativt arbejde, end på værdiskabende arbejde, og at 20 pct. af de adspurgte gerne vil digitalisere de administrative opgaver mere.

"I et gammeldags bogholderi kommer en faktura ind pr. mail eller post. Den bliver printet eller åbnet og lagt på chefens skrivebord, der så skal kigge alle fakturaer i gennem. Bogholderen får dem herefter tilbage med en underskrift, sorterer dem efter betalingsdato og betaler dem i banken, hvorefter de bogføres. Det system giver simpelthen alt for meget arbejde," fastslår Claus Bredvig, der selv har 20 medarbejdere under sig.

Igen kan det digitale værktøj, Beierholm Fokus, effektivisere arbejdsgangen. Her skal alle fakturaer scannes eller sendes til én bestemt mailadresse. Herefter kan brugeren gå ind i systemet og godkende fakturaen med et enkelt klik, hvorefter den ryger til betaling.

"Alt det papirflytteri, man havde før i tiden, det er fuldstændig væk. Bogholderne synes, det er en lettelse. Så kan de bruge tid på det, der er sjovt. Det fjerner de manuelle rutiner, og økonomien i det er langt bedre og mere effektiv. Det er billigere, det er hurtigere - så hvorfor skal man ikke gøre det? Det kan kun gå for langsomt med at få det indført," siger Claus Bredvig.

Læs mere og se hvordan Beierholm Fokus kan hjælpe din virksomhed her

Denne annonce er produceret 21.11.18 af Børsen Creative i samarbejde med Beierholm Cxense Display

Anbefalet



Forsiden lige nu


ISS-boss om milliardsalg: "Vi træffer modige valg"

Først faldt de amerikanske aktier dybt - så kom de godt igen: Apple endte 0,7 pct. oppe

Analytiker: Investorerne tager fejl når de sælger massivt ud af teknologiaktier

Analyse: Beroligende ord fra EU redder ikke May

Finansminister Kristian Jensen er frustreret: Vi har brugt tid på de forkerte reformer

MHI Vestas bekræfter: Med i planer om gigantisk offshorepark i Vietnam

Storbank: Læger aner firdobling af Novos vækstmarked

Mange uenige med Jarlov: Massiv kritik af rapport om revisionspligt

Analyse: Hvem skal være topchef, Dybvad?