Manglende kontrol med offentlige midler er årsag til skandalesager

Michael Winther Rasmussen
En række offentlige instanser har igennem de senere år været ramt af skandalesager vedrørende forvaltningen af offentlige midler. De seneste i rækken er som bekendt ”Britta-sagen” i Socialstyrelsen og ”udbyttesagen” i SKAT, hvor offentlige midler i den grad er blevet misforvaltet. Mange spørger sig selv, hvordan det kan lade sig gøre, og hvad der skal til for at rette op på det. For det kan synes utroligt, at så mange penge kan forsvinde, uden at det bliver opdaget - noget før. 
 
Svigt i interne kontroller 

De enkelte sager er selvsagt særegne og komplicerede, hvilket man får et klart indtryk af ved gennemlæsning af Rigsrevisionens bemærkninger til de forskellige sager samt de uafhængige revisions- og advokatundersøgelser, der er udarbejdet i tilknytning hertil. 

Men fælles for sagerne er, at der har været meget mangelfulde interne kontroller og procedurer.  

I både ”Britta-sagen” og ”udbyttesagen” er der blevet konstateret en række helt fundamentale kontrolsvagheder. 

Herunder manglende funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og godkendende funktioner, både i manuelle og IT-baserede rutiner og forretningsgange. Desuden blev der konstateret manglende ledelsesovervågning og -kontroller. Udskiftninger i ledelse, medarbejdere og IT-systemer samt anvendelsen af mange forskellige IT-systemer forstærkede den latente risiko for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl.  

Lovgivning og ”god skik” for forretningsførelse – både i private og offentlige virksomheder – tilsiger, at der bør og skal være interne kontroller, der sikrer, at økonomiske transaktioner sker på et gyldigt grundlag. Det indebærer, at transaktioner skal godkendes af andre end dem, som har initieret eller registreret dem. F.eks. således at samme person ikke både kan initiere udbetalinger og dernæst godkende selve udbetalingen i banken. 

Desuden skal de interne kontroller – både manuelle og IT-baserede - sikre, at økonomiske transaktioner er fuldstændige, nøjagtige og rettidige. Ledelseskontroller og -overvågning er også en hel fundamental del af et effektivt kontrolmiljø. Og på toppen af det skal der være effektive generelle IT-kontroller, som bl.a. skal sikre, at man ikke alene kan ændre i f.eks. stamdata, brugeradgange m.v.. 

Manglende ledelsesopfølgning og -overblik 

Det er også kendt, at Rigsrevisionen i flere tilfælde er kommet med anbefalinger, som der i de respektive offentlige instanser ikke er fulgt tilstrækkeligt op på.
Det gælder både i forhold til kontrolmiljø, IT-systemer og konkret bogføring m.v.. Ledelsesansvaret har været fordelt på for mange (eller man skulle næsten tro ingen), og der synes at have været et utilstrækkeligt ledelsesmæssigt overblik.
I nogen tilfælde måske også fordi håndteringen af offentlige midler sker via mange forskellige IT-systemer, som det var tilfældet i f.eks. ”udbyttesagen”. 

Hvordan undgår vi svindel med offentlige midler? 

Der er således ingen tvivl om, at skandalesagerne i de offentlige instanser i høj grad kalder på at få etableret helt grundlæggende og almindeligt kendte interne kontroller og procedurer. Både i forhold til de manuelle og IT-baserede forretningsgange. 

Begrebet ”funktionsadskillelse” er helt grundlæggende for god forretningsførelse og har som nævnt i stor udstrækning været nærmest ikke-eksisterende i flere af skandalesagerne. 
Uafhængig godkendelse af transaktioner og disponeringer er herunder helt afgørende.  

Sidst men ikke mindst er det væsentligt, at der i højere grad etableres en mere tydelig placering af ledelsesansvaret i forhold til at tilvejebringe et effektivt kontrolmiljø, og at ledelsen rent faktisk følger op på de kontrolsvagheder, som allerede er konstateret inden skandalesagerne opstår.  

Det er ikke muligt med interne kontroller at beskytte sig 100 procent imod besvigelser (misbrug af midler) hverken udefra eller indefra. Men man kan gøre meget i kontrolmiljøet for at minimere risikoen. I de konkrete sager har kontrolmiljøet og ledelsesovervågningen m.v. ifølge de offentliggjorte rapporter ikke engang været på et minimumsniveau af, hvad man kan forvente af en helt almindelig dansk privat virksomhed. Set fra en skatteydervinkel kan jeg derfor godt forstå, at skandalesagerne rammer retsfølelsen i befolkningen. 

Skandalesagerne kalder ikke på ”raketvidenskab”, men snarere på implementering af helt grundlæggende og almindeligt kendte interne kontroller i de offentlige instanser, ligesom man kender det fra helt almindelige virksomheder i øvrigt. Det er på ingen måde ”svært”, men nogen skal tage ansvar for det, og netop placeringen af et tydeligt ledelsesansvar i de offentlige instanser synes at være en udfordring på toppen af et i forvejen mangelfuldt kontrolmiljø. 



Profil

Michael Winther Rasmussen

Michael Winther Rasmussen

Michael Winther Rasmussen blogger om ledelse, finans og økonomi samt erhvervspolitiske emner.

Michael Winther Rasmussen er statsautoriseret revisor, partner & best.fmd. i Grant Thornton Danmark. Grant Thornton er 7. største revisions- og rådgivningsvirksomhed i verden med mere end 55.000 medarbejdere fordelt på mere end 130 lande.

Michael Winther Rasmussen har mere end 25 års erfaring med revision og finansiel/strategisk rådgivning til danske og internationale virksomheder, indenfor mange forskellige brancher og fungerer også som "trusted advisor" for en række bestyrelser og topledere.


Se Michaels LinkedIn profil