Klumme: Få styr på din virksomheds whistleblowerordning i tide

Fra 17. december 2021 bliver det lovpligtigt for alle private virksomheder med flere end 249 ansatte at etablere en intern whistleblowerordning. For virksomheder med 50-249 ansatte er fristen 17. decem­ber 2023. Som arbejdsgiver er der en række forhold, du skal forholde dig til, for at sikre en lovpligtig whistleblowerordning

skabelon-ny-lovgivning-paa-vej (1).jpg.jpg
Alle private virksomheder med 50 eller flere ansatte skal etablere en intern whistleblowerordning. Ordningen skal være etableret senest 17. december 2021, dog er fristen for virksomheder med 50–249 ansatte udsat til 17. december 2023. Grafik: Mie Hvidkjær
Pro selvstændig
Eksklusivt for kunder
05. jul 2021 KL.16:30

Også virksomheder, der ikke er omfattet af lovkravet, anbefales at etablere en whistleblowerordning, fordi det er et godt signal, både internt og eksternt, at virksomheden lægger vægt på ordentlighed. Alle virksom­heder af en vis størrelse kan derfor med fordel allerede nu etablere en whistleblowerordning.

Her er et overblik over alle de nødvendige forhold, der vedrører en professionel og lovpligtig whistleblowerordning.

Formålet med en (intern) whistleblowerordning

En intern whistleblowerordning skal som minimum stilles til rådighed for arbejdstagerne. Konkret kan ordningen også give kunder og samarbejdspartnere mulighed for på en fortrolig måde at anmelde forhold omfattet af whistleblowerloven. Virksomheden kan udvide anvendelsesområdet til også at omfatte virksomhedens egen code of conduct og lignende.

Indberetningen skal ske via en indberetningskanal, der sikrer fortrolighed for indberetteren. Det indebærer eksempelvis, at der skal etableres en selvstændig funktion, som er uafhængig af den daglige ledelse, og som sikrer, at uvedkommende ikke får adgang til indberetningerne.

Alle private virksomheder med 50 eller flere ansatte skal etablere en intern whistleblowerordning

Den “interne whistleblowerordning” kan outsources til en ekstern rådgiver, eksempelvis en advokat. Virksomheden er forpligtet til at bekræfte modtagelsen af en indberetning inden for 7 dage, sørge for omhyggelig opfølgning og sikre, at whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af indberetningens modtagelse. Virksomheden kan beslutte, at der skal være mulighed for at indberette anonymt.

Hvilke virksomheder skal etablere en whistleblowerordning?

Alle private virksomheder med 50 eller flere ansatte skal etablere en intern whistleblowerordning.

Ordningen skal være etableret senest 17. december 2021, dog er fristen for virksomheder med 50–249 ansatte udsat til 17. december 2023.

Der etableres samtidig en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet. Den ordning kan principielt benyttes af alle i virksomheden – også af ansatte – i stedet for den ordning, virksomheden har etableret, eller af ansatte i virksomheder, der ikke har etableret en whistleblowerordning.

Der er efter pres fra en række erhvervsorganisationer og større virksomheder med koncernforbundne virksomheder i flere EU-lande indsat en mulighed for, at der kan etableres koncernfælles whistleblowerordninger, men endelig afklaring af denne mulighed afventer drøftelser med Europa-Kommissionen.

Hvilke krav skal ordningen opfylde?

Virksomheden skal være i stand til at dokumentere, at reglerne er overholdt, og at whistleblowerordningen opfylder følgende krav:

1. Det skal være muligt at foretage skriftlig eller mundtlig indberetning eller begge dele.

2. Der skal oprettes en whistleblowerenhed, der enten kan være en intern upartisk person eller afdeling, eller en tredjepart (f.eks. en advokat), som modtager indberetningen og har kontakt med whistlebloweren.

3. Ordningen skal sikre fuld fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og enhver anden person, der er nævnt i indberetningen.

4. Der skal indføres passende procedurer for whistleblowerordningen, der bl.a. skal sikre, at whistlebloweren modtager bekræftelse og feedback på sin indberetning.

Hvad kan indberettes?

Whistleblowerloven finder anvendelse på overtrædelse af et omfattende sæt EU-retlige regler og indberetninger, som i øvrigt vedrører “alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold”. Det kan f.eks. være indberetning om korruption, økonomisk kriminalitet, overtrædelse af regler om offentlige udbud, finansielle tjenesteydelser, transportsikkerhed, miljøbeskyttelse og forbrugerbeskyttelse. Ordningen kan f.eks. også benyttes til at indberette grov chikane og seksuel chikane.

Der er en række forhold, man som virksomhed bør tænke igennem i forhold til at sikre en professionel og ikke mindst lovpligtig whistleblowerordning.

Én ting er at vælge og oprette en indberetningskanal, dvs. en whistleblowerplatform, noget andet er at få tænkt hele vejen rundt om virksomhedens whistleblowerpolitik, procedurer og retningslinjer samt tjek af de persondataretslige forhold. Derudover kommer den interne orientering om ordningen.