SENESTE NYT KURSER Bliv kunde
Pro selvstændig

Klumme: Er din virksomhed beskyttet mod fakturasvindel i sommerperioden? Her er seks gode råd til at blive det

“Modtager du ordrebekræftelser på ydelser, som du ikke har bestilt, så gør skriftlig indsigelse, hvor du afviser kravet. Betal ikke!” lyder et af rådene til at undgå fakturasvindel. Arkivfoto: Ida Guldbæk Arentsen/Ritzau Scanpix
“Modtager du ordrebekræftelser på ydelser, som du ikke har bestilt, så gør skriftlig indsigelse, hvor du afviser kravet. Betal ikke!” lyder et af rådene til at undgå fakturasvindel. Arkivfoto: Ida Guldbæk Arentsen/Ritzau Scanpix

Om lidt går vi ind i højsæsonen for fakturasvindel. Et stigende problem, som hver sommer koster samfundet og de danske små og mellemstore virksomheder millioner af kroner

Når vi i Visma e-conomic tager temperaturen hos vores 150.000 kunder, der hver dag bruger vores regnskabsplatform, oplever vi, at det særligt er i sommerperioden, at virksomhederne er sårbare over for fakturasvindel. Om sommeren er der nemlig ofte andre beslutningsgange, bogholderiet er underbemandet, og det er ofte ferieafløsere, som varetager firmaets drift.

Det manglende kendskab til virksomhedens leverandører og faste procedurer gør altså de danske virksomheder til lette ofre for svindel. Der er derfor al mulig grund til at være særligt opmærksom på suspekte henvendelser i landets bogholderier, når mange af os om lidt går på sommerferie.

Tag dig i agt for det “sædvanlige”

Når en virksomhed modtager en faktura, bliver indhold og afsender normalvis behandlet af en bogholder, og fakturaen bogføres herefter på rette konti i virksomhedens regnskabssystem og sættes til betaling. Det faste personale kender de faste leverandører og kontrakter ned i detaljen, men da det ikke er tilfældet med afløsere, er det ofte nemt for svindlerne at gemme sig bag falske identiteter og sende fakturaer på ordrer, som aldrig er blevet placeret.

Og svindlerne, som ofte kommer fra udlandet, er blevet dygtige. Så dygtige, at de med stor præcision kan forfalske brevhoveder og indhold af fakturaer fra de sædvanlige leverandører, som virksomheden handler med. Det kan f.eks. være den faste tele- eller internetudbyder, rengøringsselskabet eller cateringselskabet. Det kan derfor være ekstra svært for afløsere at opdage en fupfaktura og få stoppet svindel i tide.

Seks råd til at undgå fakturasvindel

Fakturasvindel er både ubehageligt at blive udsat for og koster virksomhederne mange penge. Hvad end du er virksomhedsleder eller medarbejder, er her en række ting, du kan gøre for at beskytte dig og din virksomhed imod fakturasvindel denne sommer:

  1. Få bekræftet alle anmodninger, der hævdes at være fra dine kreditorer. Beder de dig om at ændre bankoplysninger for fremtidige fakturaer, skal du være særligt opmærksom.
  2. Brug ikke kontaktoplysningerne på e-mailen / brevet / faxen, der anmoder om ændringen. Brug dem fra tidligere korrespondancer i stedet.
  3. Ved betaling over en bestemt tærskelværdi skal du etablere en procedure for at bekræfte den korrekte bankkonto og modtager (f.eks. via et telefon-/videomøde med virksomheden).
  4. Modtager du ordrebekræftelser på ydelser, som du ikke har bestilt, så gør skriftlig indsigelse, hvor du afviser kravet. Betal ikke!
  5. Send en e-mail for at informere modtageren, når fakturaen er betalt. Medtag det modtagende banknavn og de sidste fire cifre i den anvendte konto for at højne sikkerheden. Opret entydige kontaktpunkter med virksomheder, som du foretager regelmæssige betalinger til.
  6. Har du sagt ja, men føler dig fuppet, så søg juridisk hjælp i din organisation, din brancheorganisation eller hos din advokat.

Med forholdsregler som disse kan vi mindske fakturasvindel i dansk erhvervsliv og sikre en smidigere drift hos de danske små og mellemstore virksomheder i sommerperioden.