Kronik: Projektportefølgen er en overset guldgrube

387686_16_9_large_526.jpg
Opinion
Eksklusivt for kunder
15. sep 2019 KL. 8:00

null

Projektporteføljen er et sted, hvor skoen trykker hos mange virksomheder. Og der findes masser af dokumentation for, at overbelastning, mangelfuld eksekvering og dårlige idéer er hæmmende for en virksomheds udvikling og evne til at overleve. Det anerkendte amerikanske universitet Massachusetts Institute of Technology går så vidt som til at dokumentere, at 50 pct. af de projektinitiativer, der tages i virksomhederne, ikke kan dokumentere nogen værdi overhovedet.

Er det at styre porteføljen noget, som er vigtigt? Ja, ville langt de fleste svare. Er det noget, I kunne blive bedre til? Ja, ville svaret igen lyde. Det kunne lyde som begyndelsen på en række af "ja, det kan vi også nikke ja til"-spørgsmål, men det fortsætter ikke.

På spørgsmålet om potentialet for forbedring er erkendt, vil mange nemlig svare nej. De, som arbejder direkte med porteføljen, ved det godt, men ofte er det ikke anerkendt i virksomhedens øvrige ledende kredse. Noget, jeg netop har diskuteret med kollegaer i et dansk netværk om agil porteføljestyring.

En alvorlig situation

Ligeledes vil mange svare nej, når der bliver spurgt, om de ved, hvad der skal til for at blive bedre. Mange kender de forskellige metodeværk, men er ikke sikre på, hvad der præcis gør en forskel.

Som et sidste spørgsmål: Er I opmærksomme på konsekvensen af ikke at være 100 pct. skarpe på porteføljeområdet? Også her vil mange svare nej. Situationen er derfor alvorlig, men samtidig en fantastisk mulighed. Her ligger nøglen til en forbedring med systemisk effekt på virksomhedens tilpasningsevne, leverancetider, kvalitet og medarbejderengagement. For blot at nævne et enkelt eksempel, så er det ikke unormalt for en større virksomhed at køre med mange gange højere belastning end kapaciteten egentlig rækker til – en anerkendt årsag til forsinkelser, budgetoverskridelser, dårlig kvalitet og frustrerede medarbejdere – og kunder.

I en tid, hvor der er fokus på konkurrenceevne, innovationskraft og overlevelsesevne på den lange bane, kan projektporteføljen for mange vise sig at være en overset guldgrube

Erfaringer fra Don Reinertsen, en guru på feltet, viser, at mere end tre gange overbelastning ikke er usædvanligt. Tages der fat om roden, behøver problemet ikke at være vanskeligt at løse – med en umiddelbar og mærkbar forbedring af situationen. I en tid, hvor der er fokus på konkurrenceevne, innovationskraft og overlevelsesevne på den lange bane, kan projektporteføljen for mange vise sig at være en overset guldgrube.

Det essentielle job for porteføljefunktionen er det samme på tværs af forretningsområder og metoder – at sikre at investeringer – krone for krone – leder til det maksimale udbytte over tid. Det den samme udfordring, uanset hvilken metode, I arbejder efter.

Hvad skal der til for at gøre det godt på porteføljeniveau? Et første skridt er at erkende situationen og forstå effekten af ikke at styre porteføljedelen optimalt. Mange virksomheder arbejder for tiden på at blive mere agile. Noget, som startede i IT og nu skaber opmærksomhed i stort set alle brancher - ikke bare i Danmark, men verden over. Det er helt afgørende, at den måde projekter – eller initiativer – defineres og finansieres på, er tilpasset ønsket om at arbejde agilt. Ellers kan det blive en effektiv stopklods for de agile ambitioner på organisatorisk plan.

Tre gode idéer

Næste skridt er at finde ud af, hvad der virkelig gør forskellen. Her er tre idéer til at begynde med.
  • Hvis I ikke startede nogen nye projekter, hvor lang tid ville det så tage at afslutte dem, I allerede arbejder på? Hvordan er det tal i forhold til, hvad jeres ønskede belastning er? Nogen – mig selv inklusive – vil opleve ”år” som svar på det første spørgsmål og have et ønske om højst to til tre måneder som højeste belastning. For mindre virksomheder er tallene lavere, men spørgsmålene stadig relevante.
  • Hvor gode er I til at få stoppet eller rettet op på ”skæve” projekter i tide? Indsigt fra optionsteori viser, at jeres held kan forbedres markant. Ikke ved at forudsige ”vindere,” men ved at stoppe ”tabere” i tide. Tænk på de mange mislykkede projekter (alle veteraner har været med til et): Var det spild nødvendigt?
  • Den sidste ide er – som et fundament for de to første – at skabe synlighed og sammenlignelighed i porteføljen, så I ved, hvad der er i gang og har mulighed for at få en tidlig indikation, når noget begynder at halte. Hvis I kun har et projekt af en slags, hvordan ved I så, om det er godt eller dårligt?
Tag en snak om porteføljen allerede i dag – er I der, hvor I skal være? Hvad er konsekvensen, hvis I ikke er? Hvordan kommer I i gang med at rette op? Jeg håber, I får en god snak!