Kontorarbejdspladsen er under strukturel forandring. Stadig flere medarbejdere arbejder fleksibelt i en fordeling mellem fremmøde på kontoret og på distancen fra hjemmet.
Coronapandemien har naturligvis accelereret udviklingen fra at kontormedarbejdere tidligere i gennemsnit arbejdede ca. halv dag om ugen fra hjemmet til nuværende op mod to dage om ugen. Men udviklingen er alene accelereret, den er langtfra stoppet.
Vores arbejdsvirkelighed har ramt den digitale tidsalder, men vores kontorarbejdsplads er i store træk stadig i tidsalderen, hvor store industrialister som Henry Ford i begyndelsen af sidste århundrede definerede 9-17 tilgangen til kontorarbejdslivet.
“Industrikapitalismens tilgang til kontor og arbejdsliv er fortid, fordi det ikke længere er muligt at detailplanlægge arbejdsstyrke og kontorbehov langsigtet som på et samlebånd
Industrikapitalismens tilgang til kontor og arbejdsliv er fortid, fordi det ikke længere er muligt at detailplanlægge arbejdsstyrke og kontorbehov langsigtet som på et samlebånd. Der er naturligvis gennem tiderne foretaget utallige tilpasninger af kontorarbejdspladsen, spændende fra celle til storrumskontoret og fra individuelle skriveborde til aktivitetsbaseret indretning.
Men de tilpassede kontorfabrikker domineret af relativt stereotype tilgange til arbejdslivet er i en digital virkelighed de facto fortid.
De vil blive afløst af et arbejdsliv, hvor tid, sted og rum er mere frit og fleksibelt. Ganske enkelt, fordi virksomheder og organisationer, som arbejder mere fleksibelt, skaber mere værdi for alle.
Udviklingen defineres i vid udstrækning af den digitale udvikling med en konstant og stigende påvirkning af arbejdslivet både med og uden skærm. AI bliver f.eks. lige nu integreret i Microsoft Office med direkte adgang til værdifuld digital sparring og videnformidling, og selv samme Microsoft står over for at lancere Microsoft Places med ambitionen om at etablere en arbejdspladsplatform, der vil forbinde hybridt – og personligt arbejde.
Instituttet for Fremtidsforskning har gennem utallige studier og projekter med både forskere og praktikere fra erhvervslivet og offentlige organisationer i adskillige år arbejdet med, hvordan vi bedst indretter kontorarbejdspladsen, så den kan fortsætte med at være tidssvarende. Det er vigtigt, fordi kontorarbejdspladsen er helt afgørende for at skabe værdi i vores organisationer – forudsat at vi ved, hvordan vi bruger den rigtigt.
Kontorarbejdspladsen er for længst gået fra at være defineret ved et skrivebord til at være centreret om den digitale skærm.
Der er vist ingen, der længere vælger skrivebordet frem for computeren. Vi har alle travlt og foretager konstant prioriteringer af vores tid, fra vi står op om morgenen for at kigge på mobilen, til vi falder i søvn med den i hånden om aftenen. I den digitale virkelighed er der konstant bud efter os, og vi skal tænke rigtig godt over, hvad vi bruger tiden på.
Den daglige pendling til kontoret er ikke altid den bedste brug af tid, selv om der er mange fordele ved at mødes på kontoret. Alt for ofte styres vi af vaner, forventninger og utidssvarende krav – og ikke af, hvad som tilfører arbejdslivet og organisationen mest værdi.
Den fremtidige hybride og mere fleksible arbejdspladsmodel stiller store krav til alle arbejdsplads aktører. Som altid vil der i udviklingen være muligheder og trusler, og det er nødvendigt, at alle aktører foretager de centrale refleksioner, som før eller siden vil skulle besvares.
Hvornår skal vi møde på kontoret? Hvornår skal vi blive hjemme? Hvordan skal kontoret tænkes, og hvordan sikrer vi det sociale liv med kollegaer, når vi sjældent mødes fysisk? Hvilke rammer giver de bedste forudsætninger for at skabe værdi for organisationen og for individet? Hvad skal ledelsen konkret foretage sig?
Det korte svar er, at det handler om at afklare, hvordan arbejdslivet for “bureaukrater” bruges optimalt uanset, hvor den enkelte medarbejder befinder sig. Her er svaret, “fordi vi har besluttet, at alle skal møde på kontoret 3 dage om ugen” ikke godt nok. Det fysiske fremmøde skal skabe optimal værdi for både individet og for organisationen, og har det ikke det, er det spild af ressourcer.
Organisationer, som er tilbageholdende med at skabe en tidssvarende og fleksibel kontorarbejdsplads, vil være mindre digitaliseret, produktive, effektive, bæredygtige, og sidst men ikke mindst have større udfordringer med at tiltrække og fastholde værdifulde medarbejdere, end de organisationer som omfavner den fleksible arbejdsplads.
Sat på spidsen er der i fremtiden to slags organisationer med tilsvarende kontorarbejdsmodeller: Dem, der omfavner fleksibilitet, og dem, der vil blive udkonkurreret.
