Christopher Arzrouni, debatredaktør

Hvad køber kommunen på et år? Hvor kan den spare penge? På hvilke nye områder kan det betale sig at gå i udbud?

Den type spørgsmål kan kommuner og andre offentlige institutioner få hjælp til med et cloud-baseret analysesystem. Systemet kigger hver eneste af kommunens fakturaer igennem og ordner indkøbene i kategorier.

Ideen til systemet kom fra indkøbschef Per Tolstrup i Viborg Kommune. Han savnede overblik over, hvad kommunens indkøbsbudget på godt halvanden mia. kr. blev brugt til.

Alle offentlige indkøb faktureres i dag elektronisk. Og det er årsagen til, at man overhovedet har kunnet opbygge systemet: Da alle fakturaer findes i digital form, er det muligt at hælde dem ind i et system, som analyserer dem.

Systemet er udviklet af det amerikanske softwarehus SAS Institute, som Per Tolstrup tog kontakt til i efteråret 2008. Løsningen gik i drift godt et år efter i december 2009 under navnet SAS Indkøbsanalyse. Viborg Kommune var den første kunde.

Giver indsigt

"Det har givet os en indsigt i kommunens indkøb, som vi har manglet desperat i tidligere år. Nu får vi på en hurtig måde overblik over 12 mio. fakturalinjer på et år. Vi har fået indsigt i, hvor utrolig mange forskellige varer og ydelser, der købes rundt omkring," fortæller Per Tolstrup.

Kommunen bruger løsningen til at identificere områder, hvor man har en udgift, man måske ikke tidligere har været opmærksom på. Dermed kan den sende varer og ydelser i udbud, der ikke har været det før.

Vejskilte og autoværn

Som et eksempel nævner Per Tolstrup, at analysen har vist, hvor mange penge kommunen bruger på vejskilte, autoværn og kloakriste. Det område er nu med blandt dem, som man overvejer at sende i udbud.

"Vi har nu en prioriteret indsatsliste over 240 områder, som vi skal kigge på med henblik på eventuelt udbud," siger han.

Han kan godt anbefale andre med ansvar for indkøb at kigge på løsningen.

"Systemet giver indsigt, hvis man er villig til at investere. Man skal ikke blot investere i systemet, men også i tid til at bearbejde dets udtræk. Vi har ansat en controller, der har det som sin primære arbejdsopgave. Jeg er ikke i tvivl om, at investeringen i hendes tid og i systemet vil tjene sig ind mange gange," siger Per Tolstrup.

SAS Indkøbsanalyse leveres som en SaaS-løsning (Software as a Service). Det betyder, at systemet kører centralt hos SAS Institute. Kunderne bruger det via en web-grænseflade.
Følg Børsen eller Del artikel
     



 
π